Sprzedaż udziałów bez zachowania formy z art. 180 k.s.h. – konsekwencje i rozwiązania
Zdarza się w praktyce, że umowa sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zostaje podpisana w zwykłej formie pisemnej, bez notarialnego poświadczenia podpisów. Najczęściej wynika to z pośpiechu lub braku świadomości wymogów formalnych. Tymczasem w przypadku zbycia udziałów ustawodawca przewidział szczególną formę czynności prawnej, której niedochowanie rodzi istotne konsekwencje.
Zgodnie z art. 180 § 1 k.s.h., zbycie udziałów powinno zostać dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jest to forma szczególna, a jej niezachowanie skutkuje nieważnością czynności prawnej. Oznacza to, że mimo podpisania dokumentu, nie dochodzi do skutecznego przeniesienia własności udziałów. W konsekwencji udziały nadal należą do zbywcy, a nabywca nie uzyskuje statusu wspólnika. W praktyce pojawia się więc pytanie, czy w takiej sytuacji konieczne jest ponowne zawarcie umowy. Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Prawo przewiduje rozwiązanie, które pozwala „naprawić” brak formy bez konieczności podpisywania całej umowy od początku.
Zgodnie z art. 88 Prawa o notariacie, jeżeli podpis na dokumencie nie został złożony w obecności notariusza, możliwe jest jego późniejsze uznanie za własnoręczny przed notariuszem. W takiej sytuacji strona potwierdza, że podpis złożony wcześniej należy do niej, a notariusz dokonuje jego poświadczenia. Orzecznictwo dopuszcza takie rozwiązanie i uznaje je za spełniające wymóg formy z art. 180 k.s.h. Oznacza to, że umowa może zostać skutecznie „uzupełniona” o brakujący element formalny. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku za moment zawarcia umowy uznaje się nie datę widniejącą na dokumencie, lecz datę notarialnego poświadczenia podpisów. Może to mieć znaczenie z punktu widzenia rozliczeń między stronami, a także obowiązków korporacyjnych lub podatkowych.
Alternatywnie strony mogą zdecydować się na ponowne zawarcie umowy w prawidłowej formie, czyli od początku z podpisami notarialnie poświadczonymi. Rozwiązanie to jest w pełni bezpieczne, ale w praktyce bywa mniej wygodne, zwłaszcza jeśli strony już rozpoczęły wykonywanie ustaleń wynikających z wadliwej umowy. Warto również pamiętać, że w przypadku spółek założonych w systemie S24 dopuszczalne jest dokonanie zbycia udziałów w systemie teleinformatycznym, przy użyciu podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego.
Nie zawsze jednak ta ścieżka będzie dostępna, w szczególności gdy transakcja została przeprowadzona poza systemem. Pozostawienie umowy w wadliwej formie wiąże się z istotnym ryzykiem. Może to prowadzić do sporów między stronami, problemów z wpisem zmian do księgi udziałów oraz trudności przy aktualizacji danych w KRS.
