TP w firmie – przewodnik dla działów finansowych i księgowych

Zbliża się termin na przygotowanie dokumentacji cen transferowych oraz złożenie formularza TPR. Dla wielu firm to nie tylko obowiązek, ale również coroczne wyzwanie organizacyjne. Choć w przestrzeni publicznej pojawiło się już wiele poradników o tym kiedy i jak przygotować dokumentację, w tym artykule skupiamy się na tym, co naprawdę dzieje się "od środka" – czyli w działach finansowych, księgowości i controllingu.

Przedstawiamy krótki przewodnik, jak sprawnie przejść przez proces dokumentacyjny, zebrać odpowiednie dane i uniknąć błędów, które mogą kosztować nie tylko czas, ale i spokój w razie kontroli podatkowej.

1. Checklista danych do zebrania – kto, co i kiedy?

Zbieranie danych to kluczowy etap. Praktyka pokazuje, że najwięcej opóźnień wynika z braku jasnej struktury odpowiedzialności.

Dobre praktyki:

• Wyznacz koordynatora wewnętrznego ds. dokumentacji TP (niekoniecznie musi być to osoba z działu księgowości).
• Zaplanuj spotkanie z udziałem przedstawicieli kluczowych działów: księgowości, controllingu, sprzedaży, zarządu.
• Użyj narzędzi współdzielonych (np. Excel/Sheets lub narzędzi do zarządzania projektami), gdzie jasno określone są terminy, osoby odpowiedzialne i status danych.

Typowe dane do zebrania:

• Zestawienia transakcji z podmiotami powiązanymi za dany rok.
• Opisy funkcji pełnionych przez spółkę (np. czy jest producentem kontraktowym czy dystrybutorem).
• Informacje o zmianach organizacyjnych (np. outsourcing działu IT, zmiana modelu logistyki),
• Umowy zawarte z podmiotami powiązanymi.
• Ceny jednostkowe i marże stosowane w transakcjach.
• Rachunek zysków i strat i dane zarządcze (np. rentowność segmentów).
• Wewnętrzne kalkulacje cenowe.

Przykład praktyczny: Spółka z ABC posiada umowę serwisową z podmiotem powiązanym z Niemiec. W dokumentacji nie odnotowano, że w ciągu roku rozszerzono zakres usług (np. dodano obsługę magazynów). Brak tej informacji może skutkować zakwestionowaniem rynkowości ceny.

2. Benchmarki – jak podejść praktycznie do analiz porównawczych?

Analiza porównawcza to jedno z najczęściej niezrozumianych zagadnień TP. W praktyce wiele firm:

• ignoruje konieczność aktualizacji benchmarku,
• korzysta z nieadekwatnych danych (np. firm spoza branży),
• nie weryfikuje procesu selekcji podmiotów, które zostały uwzględnione jako porównywalne,
• przyjmuje wyniki benchmarku bez analizy, czy np. faktycznie wskaźnik użyty w benchmarku jest zgody ze stosowaną metodologią kalkulacji ceny,
• błędnie określa bazę kosztową na potrzeby wyliczenia wskaźników, co może przekładać się na prawidłowość sporządzenia benchmarku i wyniki na transakcji.

Praktyczne podejście:

• Aktualność benchmarku: zaleca się aktualizację analizy co 3 lata, chyba że nastąpiły istotne zmiany w otoczeniu rynkowym lub strukturze firmy lub analiza oparta jest o metodę porównywalnej ceny niekontrolowanej.
• Konsultacja z doradcą: jeszcze przed przystąpieniem do prac nad dokumentacją warto sprawdzić, czy obecne benchmarki są sporządzone zgodnie z rzeczywistym
• Weryfikacja wskaźników: zaleca się sprawdzenie, czy metoda kalkulacji jest spójna z użytym w benchmarku wskaźnikiem.
• Weryfikacja bazy kosztowej: zaleca się dokładną analizę i weryfikację bazy kosztowej dla prawidłowego ustalenia jakie faktycznie koszty zostały uwzględnione w transakcji i wpływają na jej ostateczny wynik.
• Weryfikacja próby: zaleca się weryfikację selekcji podmiotów porównywalnych w celu uniknięcia błędów i uwzględnienia w analizie podmiotów z nieodpowiedniej branży lub o nieodpowiednim profilu.

Przykład: Spółka świadcząca usługi wsparcia IT korzystała z benchmark, w którym dla określenia rynkowości transakcji użyto marży transakcyjnej netto. W rzeczywistości spółka kalkuluje cenę w transakcji jako koszt + określony narzut. W takim przypadku, odpowiednim wskaźnikiem powinna być np. marża brutto lub podjęcie próby skalkulowania marży netto, która odpowiadać będzie analizie porównawczej.

3. Typowe błędy w dokumentacji – lista kontrolna

Lista najczęstszych błędów:

• Opisy transakcji są skopiowane z poprzednich lat, bez aktualizacji.
• Brakuje odniesienia do wyników analizy porównawczej.
• Transakcje rzeczywiste nie zgadzają się z wykazanymi w TPR.
• Użyte metody wyceny nie są uzasadnione (np. wybór metody marży netto bez wskazania, dlaczego inne zostały odrzucone).
• Nieprawidłowe zaklasyfikowanie podmiotów jako powiązanych.
• Nieprawidłowo opisane metody kalkulacji ceny lub ich brak.

Praktyczna wskazówka: Przed sporządzeniem ostatecznej wersji dokumentacji zorganizuj spotkanie weryfikacyjne z zespołem. Przygotuj checklistę zgodności TPR z lokal file. Sprawdź:

• Czy opisy są spójne z umowami?
• Czy dane liczbowo zgadzają się z RZiS?
• Czy benchmark odnosi się do rzeczywistych funkcji i ryzyk?

4. Współpraca między działami – jak rozmawiać o cenach transferowych w firmie?

W wielu firmach TP traktowane jest jako temat "dla księgowych i doradców". Tymczasem do stworzenia kompletnej i rzetelnej dokumentacji potrzebne są dane z całej organizacji.

Jak to usprawnić?

• Szkolenie wewnętrzne: Krótkie, nieformalne warsztaty dla pracowników operacyjnych (np. co to są ceny transferowe i po co zbieramy dane?).
• Wyjaśnienie celu: Pokazanie, że dokumentacja chroni interesy firmy, zmniejsza ryzyko podatkowe i umożliwia bezpieczne rozliczenia w grupie.
• Przykłady ryzyk: "Jeśli nie wskażemy prawidłowej ceny dla usług centrali, fiskus może uznać, że przepłacamy i doszacuje dochód."

Dobre praktyki:

• Przekształć zbieranie danych w proces cykliczny, np. kwartalne spotkania lub checklisty aktualizacji.
• Wprowadź wspólny kalendarz z przypomnieniami o kluczowych terminach.

5. Praca z dokumentacją z poprzednich lat – aktualizować czy pisać od nowa?

Nie zawsze trzeba pisać wszystko od zera, ale kopiowanie dokumentacji bez refleksji to pułapka.

Kiedy wystarczy aktualizacja?

• Model transakcji pozostał taki sam,
• Nie zaszły zmiany funkcjonalne i organizacyjne,
• Benchmark jest aktualny,
• Umowy są nadal obowiązujące i niezmienione.

Kiedy konieczna jest nowa dokumentacja lub aktualizacja treści merytorycznej?

• Zmiana kontrahenta w ramach grupy,
• Przekształcenie modelu biznesowego (np. z dystrybutora kontraktowego na dystrybutora o pełnych funkcjach i ryzykach),
• Nowe ryzyka (np. inflacja, zmiana kosztów energii),
• Zmiany w opodatkowaniu (np. nowe regulacje, zmiany w stawkach CIT).

Praktyczna rada: Dobrą praktyką jest przygotowanie wewnętrznej notatki porównującej rok bieżący z poprzednim pod kątem:

• zakresu transakcji,
• funkcji i ryzyk,
• zmian formalnych (umowy, struktura, otoczenie rynkowe).

6. Współpraca z doradcą – jak przygotować firmę do procesu, by nie przepłacać?

Zewnętrzni doradcy mogą znacznie ułatwić proces, ale tylko wtedy, gdy firma jest do tego odpowiednio przygotowana.

Jak zoptymalizować współpracę?

• Zbierz dane przed wysłaniem do doradcy: przekaż komplet dokumentów w jednym pakiecie (a nie "na raty").
• Ustal jasny zakres: co robi doradca, a co firma? Kto przygotowuje benchmark? Kto opisuje funkcje?
• Zapytaj o szablony: wielu doradców udostępnia gotowe wzory, które firma może uzupełnić samodzielnie.

Przykład współpracy hybrydowej: Dział finansowy przygotowuje opisy transakcji, controlling dostarcza dane finansowe, a doradca wykonuje analizę benchmarkową i weryfikuje dokument.

Podsumowanie

Sporządzanie dokumentacji cen transferowych to proces, który wymaga nie tylko wiedzy, ale i dobrej organizacji. Firmy, które podejdą do tego jak do projektu wieloetapowego, z jasno określonymi zadaniami i osobami odpowiedzialnymi, oszczędzą czas, pieniądze i zminimalizują ryzyko podatkowe.

Kluczem jest współpraca między działami, dobra komunikacja oraz refleksyjne podejście do dokumentacji z lat ubiegłych. Dobrze przygotowana dokumentacja to nie tylko obowiązek – to dowód na to, że firma wie, jak zarządzać ryzykiem w grupie kapitałowej.