TPR na czas i bez błędów: Plan działania dla działów księgowości i podatków

Spis treści:

1. Wstęp
2. Zidentyfikuj obowiązek złożenia TPR
3. Skompletuj dokumentację cen transferowych (Local File)
4. Zbierz dane finansowe i rachunkowe
5. Określ charakter transakcji i rolę stron
6. Zidentyfikuj powiązania kapitałowe i osobowe
7. Zweryfikuj zgodność danych z CIT-8 lub sprawozdaniem finansowym
8. Przygotuj dane do uzupełnienia formularza TPR
9. Przeprowadź wewnętrzny audyt kompletności i poprawności danych
10. Wypełnij formularz i złóż TPR elektronicznie
11. Archiwizuj dokumentację i przygotuj się na ewentualną kontrolę
12. Podsumowanie

Wstęp

Sporządzenie formularza TPR to jeden z kluczowych obowiązków związanych z dokumentacją cen transferowych. Jego celem jest umożliwienie organom podatkowym szybkiej analizy transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi oraz skuteczne typowanie podmiotów do kontroli z zakresu cen transferowych. Poniżej przedstawiamy przewodnik, który krok po kroku, przeprowadzi Cię przez proces przygotowania do złożenia TPR.

1. Zidentyfikuj obowiązek złożenia TPR

Opis:
Zanim zaczniesz gromadzić dane i przygotowywać formularz, musisz ustalić, czy Twoja firma ma obowiązek złożenia TPR. Ten obowiązek występuje, gdy:

• podmiot dokonuje transakcji z podmiotami powiązanymi w rozumieniu przepisów o cenach transferowych,
• transakcje przekraczają ustawowe progi dokumentacyjne (od 2 do 10 mln zł w zależności od typu transakcji),
• oraz istnieje obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych.

Warto zwrócić uwagę na sytuacje, gdy pomimo braku obowiązku sporządzenia local file, nadal może ciążyć obowiązek złożenia TPR – np. w przypadku transakcji z podmiotem krajowym.

Wskazówka:
Utwórz wewnętrzną matrycę progów dokumentacyjnych i porównuj z rocznymi danymi z księgowości – to pozwoli szybko ocenić, które transakcje podlegają raportowaniu i nie przeoczysz mniej oczywistych przypadków.

2. Skompletuj dokumentację cen transferowych (Local File)

Opis:
Formularz TPR opiera się na danych zawartych w lokalnej dokumentacji cen transferowych, dlatego jej posiadanie jest niezbędne. Local file powinien być przygotowany zgodnie z art. 11k–11t ustawy o CIT i zawierać m.in.:

• opis transakcji,
• informacje o stronach,
• analizę funkcji, ryzyk i aktywów,
• analizę porównawczą lub analizę zgodności (benchmark),
• opis metody ustalenia ceny.

Na podstawie tych danych wypełniasz wiele pozycji w formularzu TPR, takich jak: rodzaj transakcji, metoda TP, wartości transakcji, przedziały rynkowe, itp.

Wskazówka:
Stosuj jednolity szablon dokumentacji local file w całej grupie kapitałowej. Ułatwia to uzupełnienie  danych w TPR i zapewnia spójność między podmiotami.

3. Zbierz dane finansowe i rachunkowe

Opis:
Formularz TPR zawiera liczne pola, które trzeba wypełnić wartościami liczbowymi – są to m.in.:

• wyniki finansowe (marże) z działalności operacyjnej,
• wartość przychodów i kosztów związanych z transakcjami,
• marże, narzuty, wskaźniki rentowności,
• dane porównawcze (np. przedziały rynkowe z benchmarku).

Dane te muszą pochodzić ze spójnych źródeł: ksiąg rachunkowych, systemów ERP, dokumentacji TP. Musisz zadbać o to, by liczby zgadzały się z CIT-8 i sprawozdaniem finansowym – nie tylko w wartościach ogólnych, ale i szczegółowych (np. poziom kont analitycznych).

Wskazówka:
Poproś księgowość o przygotowanie dedykowanego wyciągu z kont księgowych dla transakcji kontrolowanych – unikniesz ręcznego przeszukiwania danych w systemie finansowym.

4. Określ charakter transakcji i rolę stron

Opis:
Każda transakcja wykazana w TPR musi zostać przypisana do jednej z kategorii narzuconych przez ustawodawcę (np. „sprzedaż towarów”, „świadczenie usług”, „pożyczka”, „licencja”). Dodatkowo należy wskazać:

• funkcję pełnioną przez Twoją firmę (np. producent kontraktowy, dystrybutor ograniczonego ryzyka),
• czy cena ustalana jest jako marża, narzut, stawka ryczałtowa,
• jaki model ustalania ceny zastosowano (np. porównywalna cena, TNMM, marża brutto).

To wymaga przeprowadzenia analizy funkcjonalnej – czyli ustalenia, kto ponosi ryzyka, kto dysponuje aktywami i kto wykonuje kluczowe funkcje operacyjne.

Wskazówka:
Stwórz tabelę przyporządkowania transakcji z kolumnami: typ transakcji, rola Twojej spółki, sposób kalkulacji ceny, metoda TP, źródło danych. Dzięki temu zyskasz jedno miejsce, z którego łatwo przepiszesz komplet informacji do TPR, a ewentualne kontrole będą miały jasny punkt odniesienia.

5. Zidentyfikuj powiązania kapitałowe i osobowe

Opis:
Zidentyfikowanie powiązań między stronami transakcji to nie tylko warunek ustalenia obowiązku dokumentacyjnego, ale też konieczny element samego formularza. Musisz wskazać:

• rodzaj powiązania (kapitałowe, osobowe, rodzinne, faktyczne),
• procent udziałów lub wpływów decyzyjnych,
• kraj rezydencji podatkowej kontrahenta.

Trzeba przy tym pamiętać, że powiązania mogą być bezpośrednie i pośrednie, a kontrola faktyczna może istnieć bez formalnych udziałów.

Wskazówka:
Zaktualizuj raz w roku mapę powiązań kapitałowych grupy oraz stwórz tabelę powiązań osobowych (np. wspólni członkowie zarządu) – te dane są niezbędne zarówno do TPR, jak i do analiz kontrolnych.

6. Zweryfikuj zgodność danych z CIT-8 lub sprawozdaniem finansowym

Opis:
Formularz TPR musi być spójny z innymi dokumentami składanymi do urzędu skarbowego. Przede wszystkim należy:

• dopasować dane dotyczące przychodów i kosztów do CIT-8,
• sprawdzić, czy dane w TPR nie zawierają informacji sprzecznych z polityką rachunkowości lub notami objaśniającymi w sprawozdaniu finansowym,
• zapewnić zgodność z innymi dokumentami podatkowymi, np. JPK

Niektóre urzędy porównują dane z TPR z JPK, co może skutkować wszczęciem kontroli w razie niezgodności.

Wskazówka:
Zastosuj zasadę „weryfikacji w trzech ekranach” – otwórz równolegle CIT-8, sprawozdanie finansowe oraz roboczy plik TPR i przejdź przez kluczowe kwoty linia po linii. Dzięki bezpośredniemu porównaniu szybciej wychwycisz niezgodności, zwłaszcza przy dużej liczbie transakcji lub nietypowych zapisach księgowych.

7. Przygotuj dane do uzupełnienia formularza TPR

Opis:
Zanim przystąpisz do wypełniania formularza TPR, warto zgromadzić wszystkie niezbędne dane w jednym miejscu. Przygotuj:

• listę transakcji objętych raportowaniem,
• dane liczby kontrahentów, wartości transakcji, metody weryfikacji,
• wskaźniki finansowe, marże, benchmarki,
• przyporządkowania kategorii transakcji do schematu MF.

Dobrą praktyką jest posługiwanie się arkuszem Excel, który pozwala uzupełnić dane w logiczny i uporządkowany sposób.

Wskazówka:
Utwórz wewnętrzny szablon TPR z makrami sprawdzającymi kompletność danych. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko pomyłki przy ręcznym wypełnianiu formularza.

8. Przeprowadź wewnętrzny audyt kompletności i poprawności danych

Opis:
Przed złożeniem formularza warto przeprowadzić wewnętrzną kontrolę jakości:

• czy wszystkie transakcje zostały ujęte?
• czy wartości są prawidłowe i spójne z local file?
• czy zastosowane metody i przedziały rynkowe są zgodne z dokumentacją?

Dobrze, by dane były przejrzane nie tylko przez osobę wypełniającą TPR, ale też kogoś z zewnątrz – np. audytora wewnętrznego lub osobę z innego działu.

Wskazówka:
Stosuj checklisty audytowe TPR, w których odhaczysz każdy element danych i zgodność z dokumentacją. To znacznie ograniczy stres przed wysyłką.

9. Wypełnij formularz i złóż TPR elektronicznie

Opis:
Formularz TPR-C (dla osób prawnych) lub TPR-P (dla osób fizycznych) wypełniasz elektronicznie:

• poprzez interaktywny formularz lub system,
• podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym,
• wysyłasz do MF przez ePUAP lub bramkę KAS.

Termin złożenia: do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (czyli np. 30 listopada dla podmiotów z rokiem równym kalendarzowemu).

10. Archiwizuj dokumentację i przygotuj się na ewentualną kontrolę

Opis:
Po złożeniu TPR warto zadbać o archiwizację całego procesu. Zalecamy:

• przechowywać local file, benchmarking, dane źródłowe i uzgodnienia przez co najmniej 5 lat,
• stworzyć folder TPR (elektroniczny i/lub papierowy),
• przygotować notatkę opisującą proces, zastosowane metody i źródła danych.

Podczas kontroli organ może zapytać o źródła danych lub rozbieżności między TPR, a innymi dokumentami.

Wskazówka:
Stwórz „TPR Defense File” – zbiór materiałów pomocniczych na wypadek kontroli (screeny, uzgodnienia, wersje robocze, benchmarki, notatki służbowe). Ułatwi to szybkie przygotowanie odpowiedzi na pytania organów.

Podsumowanie

Przygotowanie formularza TPR to proces wymagający zaangażowania, dokładności i współpracy między działami. W przeciwieństwie do jednorazowego obowiązku, TPR jest elementem szerszego systemu compliance w firmie – to nie tylko wypełnienie formularza, ale przede wszystkim prezentacja całej filozofii podejścia do cen transferowych.

Najważniejsze wnioski z instrukcji:

• Nie zaczynaj od formularza, zacznij od danych i dokumentacji. TPR to efekt – nie punkt wyjścia.
• Kluczowe są spójność i transparentność – dane w TPR muszą zgadzać się z dokumentacją, księgami i deklaracjami podatkowymi.
• Dobra organizacja pracy to połowa sukcesu – checklisty, arkusze robocze i matryce powiązań pozwalają zapanować nad złożonością procesu.
• Wczesne zaangażowanie działów księgowości, controllingu i podatków minimalizuje ryzyko błędów, opóźnień i korekt.
• Zachowuj pełne archiwum TPR – również robocze uzgodnienia, benchmarki, screeny i notatki. To najlepsza obrona w razie kontroli.