Udział w ulicznej bójce, czyli codzienność działu kadr i płac

Praca w kadrach i płacach jest często niedoceniana. Tymczasem są to bardzo odpowiedzialne funkcje, a częste zmiany prawa (czasem nieformalne) sprawiają, że dość łatwo jest popełnić błąd.

Badanie „Potencjał listy płac w 2026 roku”, przeprowadzone przez ADP, pokazuje, że działy kadr i płac mają problem ze zmieniającą się rzeczywistością – ciężko jest nadążyć za zmianami prawa jednego ustawodawstwa, a gdy do stosunku pracy zastosowanie mają przepisy zagraniczne, problem znacznie narasta.

Ale skupmy się na naszym podwórku. Zatrudniając pracownika musimy przestrzegać przede wszystkim przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych, co jest kontrolowane odpowiednio przez inspekcję pracy, urzędy skarbowe i ZUS a następnie weryfikowane przez sądy. I robi się wesoło! Po pierwsze nie da się przestrzegać prawa w 100% (piszę to z pełną odpowiedzialnością). Mówiąc obrazowo – zatrudniając 200 osób i mając jedne drzwi do firmy, nie ma takiej możliwości, żeby wszyscy weszli i wyszli o tej samej godzinie, a to może oznaczać nadgodziny…

Na dodatek każdy z urzędów potrafi mieć inne zdanie na dany temat, w tym znaczeniu, że PIP nie przejmuje się tym, że jego decyzja ma wpływ na PIT lub ZUS, a decyzje urzędu skarbowego mogą przełożyć się na składki. Mamy też regionalizm – pamiętam klienta, który przeniósł się na drugą stronę ulicy, bo tam była „normalna” interpretacja. Idylla się skończyła, gdy problematyczna urzędniczka również się przeniosła…

Szczególnie utkwił w pamięci Polski Ład i wywołany nim chaos prawny. Znam osoby, które pod jego wpływem odeszły z zawodu. U innych miało się wrażenie, że wystąpił zespół Touretta, ale wytrwali. Trauma jednak pozostała.

Praca w kadrach i płacach oznacza konieczność nieustannego kształcenia i „posiadania oczu dookoła głowy”. Każdy przypadek jest inny, a czasem jeden detal zmienia sposób postępowania (w szczególności w przypadku zatrudniania cudzoziemców). Firmy z rezygnacją przyjmują zatem kolejne kary i poniekąd obojętnieją na nie. To, że się zdarza, iż pracodawca godzi się na ewentualną zapłatę kary nie zawsze jest przejawem cynizmu – często jest to wynikiem tego, że nie sposób ustalić prawidłowego postępowania. Przykładem są chociażby noclegi pracowników oddelegowanych, gdzie organy podatkowe i ZUS dostrzegają przychód i domagają się swoich w nim „udziałów”, ale sądy mają ostatnio inne zdanie na ten temat.

W efekcie niejasne przepisy, zmieniające się interpretacje oraz „widzimisię” kontrolujących powoduje, że mamy poczucie brania udziału w ulicznej bójce – nie wiadomo skąd nadejdzie cios i nie można nigdy czuć się do końca bezpiecznie.

I po tym wszystkim słyszymy, że w biurze, to się tylko kawę pije…