Umowa spółki z o.o. z członkiem zarządu

Czy spółka może zawrzeć umowę z członkiem swojego zarządu? Oczywiście! Ale wyłącznie przy zachowaniu odpowiednich wymogów.

Należy zacząć od tego, że spółki w umowie z członkiem własnego zarządu nie może reprezentować zarząd. Nawet inni członkowie niż ten, z którym umowa jest zawierana. To ograniczenie jest sformułowane w art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stanowi, że w takim wypadku spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Reprezentowanie spółki przez radę nadzorczą wydaje się być prostą sprawą, problem w tym, że jedynie zdecydowana mniejszość spółek z o.o. posiada radę nadzorczą. Ale kim jest wspomniany wyżej pełnomocnik spółki?

Pełnomocnik taki nie może być ustanowiony – według standardu – przez zarząd spółki, ale na mocy uchwały zgromadzenia wspólników spółki jako jedynego organu, który może takiego pełnomocnictwa udzielić. Kim może być taki pełnomocnik?

Pełnomocnikiem na mocy art. 410 KSH może być każda osoba, z wyłączeniem członka zarządu, z którym spółka planuje zawrzeć umowę. Może to być natomiast inny członek zarządu, wspólnik, pracownik spółki lub w ogóle osoba spoza spółki.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika musi odpowiadać standardom podejmowania uchwał w spółce z o.o. – zarówno według KSH jak i umowy spółki. Należy więc zwołać zgromadzenie wspólników, protokołować posiedzenie oraz podjąć uchwałę na piśmie. Uchwała jak i protokół zgromadzenia nie wymagają żadnej szczególnej formy; wystarczy zwykła forma pisemna.

Uchwała musi natomiast zawierać imienne wskazanie konkretnej osoby jako pełnomocnika, jak również wskazanie konkretnej umowy, do zawarcia której w imieniu spółki pełnomocnik jest powoływany. Nie można udzielić pełnomocnictwa blankietowego – do wszystkich umów z członkiem zarządu. Jednak jedno pełnomocnictwo może upoważniać większej liczby umów, pod warunkiem, że będą one wskazane wprost w treści uchwały. Rekomendowanym (ale nie obligatoryjnym) rozwiązaniem jest wręcz załączenie projektu umowy z członkiem zarządu do samej uchwały.

Warto wspomnieć, że pełnomocnictwo wygasa po podpisaniu umowy przez pełnomocnika z członkiem zarządu.

Na zakończenie należy podkreślić, że naruszenie opisanej powyżej zasady skutkuje bezwzględną nieważnością umowy podpisanej w odmienny sposób! Warto o tym pamiętać w szczególności w przypadku spółek o mniej rozbudowanych strukturach osobowych, gdzie rutyna i dążenie do usprawnienia działania może skutkować poważnymi konsekwencjami.