W jaki sposób zbadać status właściciela rzeczywistego oraz jak go udokumentować?
Z poprzedniego artykułu, dotyczącego rozdziału 3 Objaśnień z 3 lipca 2025 r. dotyczących stosowania tzw. klauzuli rzeczywistego właściciela dla celów podatku u źródła, jednoznacznie wynika, które z należności podlegających WHT wymagają badania statusu właściciela rzeczywistego w celu zastosowania preferencji. Dla przypomnienia, są to jedynie tzw. płatności bierne, tj. dywidendy, odsetki oraz należności licencyjne. Kolejny rozdział (nr 4) Objaśnień odnosi się natomiast do okoliczności, które należy wziąć pod uwagę przy badaniu statusu właściciela rzeczywistego.
Przede wszystkim, Objaśnienia wskazują, że podstawą dla szerokiego zakresu obowiązków płatnika w ramach podatku u źródła są przepisy Ordynacji podatkowej, doprecyzowane przez odpowiednie przepisy ustaw o podatkach dochodowych (art. 26 ustawy o CIT). Zakres badania, jakie musi przeprowadzić płatnik w stosunku do wypłat objętych obowiązkiem badania statusu BO powinien być zróżnicowany zależności od tego, czy odbiorcą płatności jest podmiot powiązany, czy też niepowiązany.
W przypadku podmiotów powiązanych, niezależnie od wypłacanej kwoty, w każdej sytuacji wypłat z tytułu płatności biernych, weryfikacja warunków zastosowania preferencyjnej stawki, zwolnienia lub niepobrania podatku dokonana z należytą starannością musi prowadzić do „nieposiadania wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość” ich zastosowania.
Oznacza to, że konieczne jest zbadanie wszelkich okoliczności skutkujących kwalifikacją danego podmiotu jako rzeczywistego właściciela. Uzyskanie oświadczeń i certyfikatów rezydencji nie będzie wystarczające do zastosowania preferencji – niezbędne będzie pozyskanie dodatkowej dokumentacji, która pozwoli na przyjęcie z wysokim stopniem pewności, że podmiot powiązany spełnia wszelkie przesłanki do uznania go za BO oraz zastosowania preferencji. Dokumentami dodatkowymi mogą być: sprawozdanie finansowe za poprzedni rok podatkowy świadczące o władztwie ekonomicznym nad otrzymywanymi należnościami, umowy świadczące o posiadaniu substratu majątkowo-osobowego (najem biura, umowa z dostawcą mediów, umowy o pracę z pracownikami itp.).
W przypadku podmiotów niepowiązanych, wymóg badania statusu właściciela rzeczywistego nadal występuje, niemniej może ograniczyć się jedynie do pozyskania oświadczenia. Zatem, co do zasady, płatnik będzie mógł zastosować preferencję w wypłatach z tytułu płatności biernych do podmiotów niepowiązanych pod warunkiem uzyskania certyfikatu rezydencji oraz oświadczenia o spełnieniu przesłanek dla BO. Dokumenty te powinny zostać zweryfikowane pod względem formalnym, tj. przykładowo do okresu, na jaki zostały wydane czy poprawności formy. Płatnik nie jest obarczony koniecznością prowadzenia szczegółowego dochodzenia, czy istnieją okoliczności wykluczające możliwość zastosowania preferencji.
