Wartość transakcji a obowiązki dokumentacyjne – sprawdź, kiedy musisz ją sporządzić

Ceny transferowe od lat stanowią jedno z najbardziej wrażliwych i szczegółowo kontrolowanych zagadnień podatkowych. Jednym z kluczowych elementów determinujących obowiązki dokumentacyjne jest wartość transakcji zawieranych pomiędzy podmiotami powiązanymi. Wbrew pozorom, jej prawidłowe ustalenie nie zawsze jest oczywiste, a błędna interpretacja może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. W artykule wyjaśniamy, jak właściwie określić wartość transakcji, kiedy powstaje obowiązek dokumentacyjny oraz na co szczególnie uważać przy transakcjach usługowych, finansowych i rajowych.

Wartość transakcji

Dla celów dokumentacyjnych, wartość transakcji kontrolowanej to kwota netto, należna z tytułu danej transakcji zawieranej pomiędzy podmiotami powiązanymi w danym roku podatkowym.

Ważne jest, że wartość transakcji ustala się oddzielnie dla każdego rodzaju transakcji (np. towarowej, usługowej, finansowej), z podziałem na poszczególne kategorie. Jeśli z jednym kontrahentem realizowane są zarówno transakcje towarowe, jak i usługowe, każda z nich jest liczona oddzielnie w kontekście progów dokumentacyjnych.

Progi dokumentacyjne – kiedy powstaje obowiązek?

Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych powstaje wówczas, gdy wartość danej transakcji przekracza określony w ustawie próg. Dla transakcji towarowych oraz finansowych (w tym pożyczek, kredytów, gwarancji czy poręczeń) próg ten wynosi 10 000 000 złotych netto. Dla usług oraz innych transakcji 2 000 000 złotych netto.

W przypadku przekroczenia progów dokumentacyjnych, dokumentacja lokalna powinna zawierać również analizę porównawczą (benchmarking) lub  w uzasadnionych przypadkach analizę zgodności.

Przekroczenie tych wartości,  nawet o symboliczną kwotę skutkuje obowiązkiem dokumentacyjnym. Dlatego tak ważne jest bieżące monitorowanie wartości transakcji w ramach roku podatkowego i ich prawidłowa klasyfikacja.

Szczególne przypadki – kiedy obowiązek pojawia się szybciej?

Dodatkowe rygory dotyczą transakcji z podmiotami mającymi siedzibę, zarząd lub miejsce zamieszkania w tzw. rajach podatkowych.

W takich przypadkach obowiązek dokumentacyjny powstaje już po przekroczeniu znacznie niższych progów:

• 500 000 zł netto dla transakcji usługowych,
• 2 500 000 zł netto dla transakcji finansowych.

Master File – obowiązki dokumentacji grupowej

Dla większych podatników ustawodawca przewidział obowiązek przygotowania dokumentacji grupowej (Master File). Obowiązek ten dotyczy podmiotów, które spełniają następujące warunki:

• grupa sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe;
• skonsolidowane przychody grupy w roku poprzedzającym rok, za który sporządzana jest dokumentacja Master File, przekroczyły wartość 200 000 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Master File może być przygotowany przez jednostkę dominującą, ale obowiązek posiadania i udostępnienia dokumentacji ciąży również na spółkach zależnych.

Dlaczego to wszystko jest ważne teraz? Termin za 2024 rok już się zbliża

Dla podatników, których rok podatkowy jest równy kalendarzowemu, termin na sporządzenie dokumentacji cen transferowych oraz złożenie informacji TPR za rok 2024 upływa 30 listopada 2025 r.

Ten termin dotyczy zarówno lokalnej dokumentacji, jak i obowiązku potwierdzenia, że ceny w transakcjach były ustalone na warunkach rynkowych.

Termin na sporządzenie Master File jest końca 12 miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, za który dokumentacja jest przygotowywana. W przypadku podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin mija z końcem grudnia br.  

Dlatego już teraz warto zidentyfikować transakcje kontrolowane, ustalić ich wartość oraz rozpocząć przygotowanie dokumentacji lub zlecić ją doradcy. Wielu podatników wpada w pułapkę przekonania, że obowiązki dokumentacyjne dotyczą tylko największych firm, podczas gdy nawet stosunkowo niewielka transakcja usługowa może przekroczyć próg 2 000 000 zł i wygenerować obowiązek dokumentacyjny oraz analizę porównawczą.

Konsekwencje błędów – nie tylko finansowe

Brak wymaganej dokumentacji lub nierzetelne jej sporządzenie może prowadzić do poważnych skutków m.in. doszacowania dochodu przez organy podatkowe, kar za niezłożenie formularza TPR lub jego nierzetelne wypełnienie, odpowiedzialności członków zarządu.

Z tego względu warto wdrożyć wewnętrzne procedury kontrolne oraz systemy monitorujące transakcje z podmiotami powiązanymi, a w razie wątpliwości skonsultować się z doradcą specjalizującym się w cenach transferowych.

Podsumowanie

Wartość transakcji kontrolowanej to nie tylko liczba, to jeden z fundamentów systemu cen transferowych. To od niej zależy zakres obowiązków dokumentacyjnych, wymogi analityczne oraz ryzyko kontroli. W obliczu zbliżającego się terminu za rok 2024, podatnicy powinni dokładnie przeanalizować swoje rozliczenia z podmiotami powiązanymi, oraz z podmiotami z rajów podatkowych, prawidłowo klasyfikować transakcje i odpowiednio wcześniej rozpocząć prace nad dokumentacją. W przeciwnym razie ryzykują nie tylko sankcjami, ale również istotnym pogorszeniem relacji z organami podatkowymi.