Wdrożenie e-faktur: KSeF a PEF
Już mniej niż rok pozostał podatnikom, aby wdrożyć w swoich firmach obowiązkowy KSeF. Wdrożenie KSeF dotyczyć będzie niemal wszystkich podatników, również tych, który korzystają z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) służy do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi. Innymi słowy jest to platforma wymiany dokumentów sprzedażowych dla zamówień publicznych. Platforma ta działa w wyniku wprowadzenia ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. W efekcie, od 2018 r. wszystkie podmioty zamawiające w ramach ustawy o prawie zamówień publicznych mają obowiązek odbierania faktur elektronicznych.
Krajowy System e-Faktur, chociaż na pierwszy rzut oka funkcjonuje podobnie do PEF, w rzeczywistości stanowi jednak oddzielny i niezależny system. Służy on do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych o ujednoliconym standardzie w formacie XML. Obecnie wystawienia faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, zaś od 1 lipca 2024 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to, że wystawianie faktur poza KSeF nie będzie możliwe (z pewnymi wyjątkami).
Niezależność obu systemów powoduje obecnie, że faktury wystawione w PEF nie są widoczne w Krajowym Systemie e-Faktur i na odwrót – wystawienie e-faktury w KSeF nie oznacza, że pojawią się one automatycznie w PEF.
Wdrożenie KSeF wpłynie natomiast na dotychczasowy system obsługi fakturowania elektronicznego w PEF. Zgodnie z planowanymi zmianami wdrożone zostanie współdziałanie tych dwóch systemów.
Zgodnie bowiem z projektem ustawy, w art. 106gb ust. 6 wprowadzona ma być regulacja zapewniającą współdziałanie systemu fakturowania w KSeF oraz fakturowania w zamówieniach publicznych, gdy faktura jest przesyłana przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL. Zgodnie z proponowanym rozwiązaniem ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną przesłaną przy użyciu PEF lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.
Faktura ta wraz z numerem KSeF może być przesłana przy użyciu platformy PEF lub systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL do odbiorcy faktury. Faktura ta dostępna jest również w KSeF i przechowywana w tym systemie.
Tym samym, faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO i powinny zostać udostępnione wystawcy takiej faktury w PEF. Wymagany ustawowo standard e-faktury PEF pozostałby w obrocie pomiędzy wystawcą i odbiorcą e-faktury w transakcjach B2G.
Jak wskazuje ustawodawca w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej obligatoryjny KSeF, korzyści z integracji obu systemów w zaproponowany sposób będą zarówno po stronie podatników (użytkowników PEF), jak też administracji podatkowej. Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług udostępnionych przez KSeF, tj. walidacja semantyczna e-faktur, przechowywanie i dostęp do e-faktur w systemie, weryfikacja poprawności e-faktur. Jednocześnie administracja podatkowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy zostały wystawione według standardu PEF, czy standardu KSeF. Administracja podatkowa będzie mogła w przyszłości wykorzystać rozwiązania zaimplementowane w PEF, w związku np. z planami Komisji Europejskiej dotyczącymi uregulowania kwestii e-fakturowania i wymiany tych dokumentów poprzez sieć PEPPOL.
