Wejście KSeF 2.0 i warianty współpracy Klient – Biuro Rachunkowe
Wszyscy powinniśmy sobie zdawać sprawę z tego, że wejście w KSeF wymaga przygotowania również ze strony Biur Rachunkowych i obrania preferowanego modelu współpracy na linii Klient – Biuro. Oczywiście modele te mogą być różne w zależności od samego Biura jak i jego Klientów.
Z perspektywy biura rachunkowego ważny będzie aspekt odpowiedzialności i ryzyka jakie dane biuro godzi się ponieść by spełnić wszystkie (nie zawsze uzasadnione) oczekiwania Klienta.
Zakres odpowiedzialności wzrastać będzie wraz z liczbą obowiązków biura.
Wyobraźmy sobie dwa skrajne warianty:
1) Wariant bezpieczny, w którym klient:
- samodzielnie wybiera oprogramowanie (odpowiada za jego zgodność ze schemą e-faktury i dobór funkcjonalności fakultatywnych),
- samodzielnie wystawia faktury w API w razie problemów w oprogramowaniem,
- przekazuje do biura rachunkowego zwizualizowane faktury KSeF-owe i faktury wystawione i otrzymane poza KSeF w sposób ustalony z biurem (mailowo, poprzez chmurę internetową, fizycznie),
- klient przekazuje do biura rachunkowego inne dokumenty niebędące fakturą (noty księgowe, załączniki, protokoły i dokumenty około rachunkowe),
- klient biura odpowiada za rzetelność wystawionych faktur i ewentualne wskazania co do kwalifikacji podatkowej poniesionych wydatków.
2) Wariant niebezpieczny, w którym:
- biuro rachunkowe wystawia za klienta faktury w KSeF za Klienta na podstawie przedstawionych przez klienta informacji i odbiera faktury KSeFowe,
- biuro rachunkowe wystawia klienta faktury poza KSeFowe,
- klient dostarcza do biura faktury zakupowe otrzymane poza KSeF
- klient biura odpowiada za rzetelność wystawionych faktur i ewentualne wskazania co do związku z działalnością gospodarczą poniesionych wydatków.
Porównajmy skrajności:
- w jednym wariancie, z perspektywy biura zmienia się relatywnie niewiele – biuro ma za zadanie tylko i aż „księgować”, ale wszystkie dokumenty dostarczane są w jednej formie w umówiony sposób i biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności za to czy Klient wystawi fakturę w KSeF, za to czy faktura będzie wystawiona poprawnie, czy klient prześle ją do KSeF w terminie w razie awarii, biuro nie poniesie ryzyka w razie awarii systemów klienta.
- w drugim wariancie biuro odpowie za „wszystko” – za wystawienie faktury w terminie, za jej poprawność i uprzednie zebranie informacji niezbędnych do jej wystawienia, za ewentualną korektę tej faktury, za skutki wynikające z problemów z oprogramowaniem i konsekwencjami nie wysłania faktury do KSeF po ustaniu niedostępności, za kompletowanie wszystkich dokumentów, które będą przekazywane w różny sposób (część faktur biuro samo sobie pobierze, a część prześle mailem lub na chmurę internetową), a także za pozyskanie od klienta wskazań co do związku z działalnością gospodarczą poniesionych wydatków..
