Wydatek z faktury wystawionej poza KSeF również w kosztach

Zgodnie z art. 15 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem by dany wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, tj. poniesienie tego wydatku musi mieć wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła (przy założeniu, że nie znajdują się one w negatywnym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) i co ważne musi być on właściwie udokumentowany.

W tym zakresie ustawa o CIT nie wskazuje żadnych warunków dotyczących wymogów w zakresie udokumentowania ponoszonych wydatków. Jak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Oznacza to, że podatnik powinien posiadać dokumenty jakich wymaga ustawa o rachunkowości.

Zatem podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję z art. 15 ustawy o CIT, które dokumentowane zostały fakturami zakupowymi również, jeśli są one wystawione bez użycia KSeF. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek formalnych do rozpoznania kosztów podatkowych. Wystawienie faktury poza KSeF nie powoduje, że taka faktura traci przymiot dowodu księgowego.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Więc o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinno decydować przede wszystkim to, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone m.in. interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 stycznia 2026 roku, nr: 0111-KDIB1-3.4010.714.2025.2.JG.