Wydatki na usługi rekrutacyjne do podmiotów zależnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodu
Zatrudnienie odpowiednich osób na kluczowe stanowiska ogranicza ryzyko błędnych decyzji zarządczych, dlatego też wielu przedsiębiorców decyduje się skorzystać z usług zewnętrznych podmiotów, które posiadając odpowiednie kompetencje będą w stanie wyłonić najlepszych kandydatów. W przypadku grup kapitałowych, gdzie funkcjonuje wiele podmiotów zależnych obsadzenie najważniejszych stanowisk w sposób niewłaściwy mogłoby prowadzić do niepowodzenia wspólnych przedsięwzięć lub destabilizację działalności całej grupy. Czy zatem podmiot dominujący może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z rekrutacją do podmiotów zależnych?
W interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2025 roku, nr: 0114-KDIP2-2.4010.260.2025.1.AS Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do tego zagadnienia i stwierdził, że podmiot dominujący nie może zaliczyć takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nie można uznać, że są one związane z działalnością gospodarczą tego podmiotu i nie zmierzają do zabezpieczenia źródła przychodów.
Wnioskodawca argumentował, że jako podmiot dominujący posiada korporacyjne obowiązki w zakresie powołania członków organów zarządzających podmiotów zależnych i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe funkcjonowanie. Zatem odpowiedni dobór kadry zarządzającej w tych podmiotach ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia ryzyk operacyjnych, finansowych oraz reputacyjnych, mogących oddziaływać na podmiot dominujący jako właściciela lub współwłaściciela. Wydatki takie zatem w ocenie wnioskodawcy spełniają przesłanki celowości, racjonalności i gospodarności, a więc kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, stanowiąc koszty pośrednie, które są potrącane w dacie ich poniesienia.
Dyrektor KIS stwierdził jednak, że takie stanowisko jest nieprawidłowe. Uznał bowiem że sam fakt sprawowania nadzoru właścicielskiego nad spółkami zależnymi nie uzasadnia ponoszenia kosztów za te spółki. Nie kwestionując wewnętrznych ustaleń i zasad przyjętych w ramach ładu korporacyjnego grupy kapitałowej uznał, że wydatki na proces rekrutacji prowadzony przez wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne w celu obsadzenia kluczowych stanowisk w spółkach zależnych, nie są ponoszone na funkcjonowanie własnych struktur zarządczych oraz kadry pracowniczej wnioskodawcy. Uznał również, że w pierwszej kolejności głównym zainteresowanym w optymalnym obsadzeniu kluczowych stanowisk w spółkach zależnych powinny być poszczególne podmioty, u których taka potrzeba rekrutacji zaistnieje, a uprawnienia w kwestii nadzoru wewnętrznego nie modyfikują kodeksowych regulacji dotyczących ustroju spółek i faktycznie nie wpływają na formalny proces obsadzania stanowisk w spółkach. Z tego też względu Dyrektor KIS nie dostrzegł związku pomiędzy wydatkami na usługi rekrutacyjne w celu wyłonienia kandydatów do pełnienia funkcji w organach wykonawczych lub nadzorczych w podmiotach zależnych, a zabezpieczeniem źródła przychodów podmiotu dominującego.
Należy zaznaczyć, że nie każdy wydatek ponoszony w toku prowadzonej działalności gospodarczej może być zarachowany w poczet podatkowych kosztów uzyskania przychodów. W kontekście art. 15 ust. 1 ustawy CIT wydatek musi być racjonalny, gospodarczo uzasadniony oraz wykazywać związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego celem powinno być osiągniecie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Dyrektor KIS w tej sytuacji nie dostrzegł racjonalnego powodu dla pokrywania wydatków na usługi rekrutacyjne za podmioty zależne i stwierdził, że ponoszone wydatki na usługi rekrutacyjne, nie spełniają dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
