📌 Wydatki pracownicze w kosztach, nawet gdy nie ma faktury na spółkę.
Posłuchaj artykułu:
W dużych organizacjach to codzienność: pracownicy płacą za hotele, paliwo, parking, bilety, spotkania z klientem, szkolenia. Czasem kartą służbową, czasem prywatną. A dokumenty? Niekoniecznie „idealne”: bywa faktura imienna, bywa paragon bez NIP spółki, zdarza się nota, a w skrajnych sytuacjach zostaje potwierdzenie płatności i oświadczenie pracownika, bo dokument zaginął.
I właśnie tę praktykę fiskus wprost „przyklepał”, pod warunkiem, że spółka ma sensowne procedury i realnie weryfikuje wydatki.
Co dokładnie potwierdził fiskus?
Organ zgodził się, że spółka może zaliczać do kosztów podatkowych wydatki pracownicze rozliczane na podstawie raportu wydatków (expense report), do którego dołączone są skany/zdjęcia dokumentów lub inne dowody, w tym także takie, które:
- są wystawione na pracownika (np. faktura imienna, nota z danymi pracownika),
- nie zawierają danych pracownika ani NIP spółki (np. zwykły paragon),
- są potwierdzeniem płatności (terminal / wyciąg / potwierdzenie z aplikacji bankowej) + oświadczenie pracownika przy zagubieniu dokumentu,
- w wyjątkowych przypadkach – gdy była płatność gotówką i brak dokumentu – pozostaje oświadczenie jako element raportu.
Kluczowe jest to, że raport + załączniki mają potwierdzać zakup na cele spółki i spełniać przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (oraz nie wpadać w wyłączenia z art. 16).
Dlaczego to podejście działa? (czyli o co chodzi z „dokumentowaniem kosztów”)
Nie ma przepisu typu: „koszt tylko na fakturę wystawioną na podatnika”. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej po raz kolejny odwołał się do tego, że:
- ustawa wymaga związku z przychodem, definitywności i właściwego udokumentowania (art. 15),
- a „jak dokumentujemy” wynika przede wszystkim z ustawy o rachunkowości (dowody księgowe i ich minimalne elementy).
W praktyce: jeżeli dokumenty (w tym wewnętrzne) spełniają standard dowodu księgowego i dają się obronić w kontroli, to mogą być podstawą ujęcia kosztu.
Co szczególnie ważne: procedura i kontrola ✅
W tej sprawie spółka miała rozbudowany „compliance” wokół wydatków, m.in.:
- raportowanie w systemie finansowo-księgowym,
- opis wydatku, dostawcy i uzasadnienie biznesowe,
- załączanie dokumentów (skany/zdjęcia),
- dwustopniową weryfikację (formalno-merytoryczną),
- kontrole anty-duplikatowe i limity (np. lunch z klientem).
To mocny sygnał: im słabszy dokument zewnętrzny, tym mocniejsza musi być dokumentacja wewnętrzna (raport, opis, akceptacje, ścieżka audytu).
Jakie wnioski dla firm? 6 praktycznych zasad
- Expense report to nie „papierologia” – to dowód. Opis i uzasadnienie są realnie ważne.
- Zbieraj załączniki zawsze: faktura / paragon / nota / potwierdzenie płatności.
- Gdy brak dokumentu – oświadczenie musi być konkretne: co kupiono, po co, kiedy, w jakim związku z obowiązkami.
- Weryfikacja merytoryczna (czy to ma sens biznesowo) jest równie ważna jak księgowa.
- Kontrole anty-nadużyciowe: duplikaty, limity, zakaz kosztów prywatnych.
- Archiwizacja elektroniczna – tak, ale z łatwym odszukaniem i spójnością dokumentów z zapisami.
To nie jest jednorazowy „wybryk”, jest linia interpretacyjna
Interpretacja z 8 stycznia 2026 r. wpisuje się w utrwalone podejście fiskusa, które wcześniej potwierdzało możliwość ujmowania kosztów na podstawie raportów wydatków i skanów dokumentów. Przykłady: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS (30.05.2025) oraz 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK (13.01.2025).
