Zagraniczny wydatek w kosztach? musi być właściwie udokumentowany
Dokument, który nie zawiera żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów nie stanowi dowodu księgowego i tym samym nie może stanowić podstawy do zaewidencjonowania jako koszt uzyskania przychodów z tytułu zakupu towarów handlowych w księgach rachunkowych - również, gdy jest to dokument zagraniczny.
Jak wynika z ostatniej interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 października 2025 roku, nr: 0114-KDIP2-2.4010.379.2025.1.AS faktura, również ta uproszona dotycząca należności do 100 Euro, musi zawierać co najmniej informację o numerze, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi. Natomiast ewentualnie dokumentując wydatek rachunkiem, musi on zawierać nazwę albo firmę kupującego.
Powyższe staje się szczególnie problematyczne w przypadku wydatków zagranicznych. W przypadku wskazanej wyżej interpretacji indywidualnej podatnik, którego pracownicy dokonywali wydatków służbowych za granicą zwrócił się z pytaniem, czy będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zagranicznych obcych dowodów źródłowych niezawierających żadnych danych nabywcy, gdzie dodatkowo płatność realizowana była gotówka lub kartą płatniczą pracownika. Podatnik argumentował, że uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu prawa podatkowego obowiązującego na terytorium Polski jest niemożliwe z uwagi na tłumaczenia kontrahentów zagranicznych, że wystawiony przez nich dokument sprzedaży spełnia wszelkie warunki narzucone przez obowiązujące ich przepisy. Dodatkowo wskazał, że wielokrotnie kontrahenci zagraniczni podkreślają, że ich system do wystawiania dokumentów dokumentujących sprzedaż nie pozwala na ingerencje czy zmiany przyjętego wzorca dokumentu.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że uznanie takich dokumentów jako dowód poniesienia kosztów jest nieprawidłowe wskazując, że skoro nie zawierają żadnych danych nabywcy to nie mogą zostać uznane za dowody księgowe, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a tym samym stanowić podstawy do uznania wydatków nimi udokumentowanych za koszty podatkowe. Stwierdził, że taki „anonimowy” sposób dokumentowania nie zasługuje na uwzględnienie podnosząc również, że wydatki, aby mogły zostać zaliczone w poczet kosztów podatkowych muszą być właściwie udokumentowane, a nie zadeklarowane. Trudno przyjąć, że tłumaczenia kontrahentów zagranicznych co do warunków narzuconych przez obowiązujące ich przepisy są wiarygodne, uznał więc, że pracownik korzystający w trakcie służbowego pobytu za granicą winien zadbać o dobór kontrahentów, którzy wystawią prawidłowe dokumenty źródłowe - a więc zawierające informacje wymagane przepisami prawa krajowego -skoro oczekiwane skutki mają nastąpić na gruncie tego prawa.
