Zapłacony WHT jako koszt podatkowy

 Choć podatek u źródła zasadniczo powinien być potrącany z należności wypłacanych zagranicznemu kontrahentowi, zdarzają się sytuacje, kiedy to płatnik (polski podmiot) musi ponieść ciężar tego podatku z własnych środków ekonomicznych. Może to mieć miejsce np. w przypadku płatności kartą, kiedy brak możliwości potrącenia podatku wynika z samej umowy lub kiedy płatnik zorientuje się już po wypłacie należności, że powinien był potrącić podatek, a żeby naprawić błąd – dopłaca podatek „z własnej kieszeni”. Pojawia się wówczas pytanie – czy pokryty przez płatnika WHT może stanowić koszt uzyskania przychodów? 

Organy podatkowe, co do zasady, potwierdzają, że uiszczony z własnych środków podatek u źródła może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów - pod warunkiem, że spełnia wszystkie przesłanki z art. 15 ust.1 ustawy o CIT (tj. przede wszystkim spółka jest w stanie wykazać związek takiego wydatku z uzyskiwanymi przychodami / próbą zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Takie podejście ponownie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 29 października 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.557.2025.1.MR1. 
Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka, która – w wyniku przeprowadzonej kontroli celno-skarbowej – zdecydowała się skorygować swoje rozliczenia z zakresu podatku u źródła za lata 2019-2023 i dopłacić zaległy WHT z własnych środków. Spółka wskazała, że nie zamierza następnie ubiegać się o zwrot kwot podatku od kontrahenta. Co istotne, umowa z kontrahentem nie zawierała tzw. klauzuli ubruttowienia (przewidującej, że ciężar podatku jest po stronie płatnika – polskiego podmiotu). W takim stanie faktycznym spółka chciała potwierdzić, że uiszczona kwota WHT będzie jej kosztem podatkowym, innym niż bezpośrednio związanym z przychodem. 

Dyrektor KIS potwierdził, że wydatek w postaci uiszczenia zaległego WHT spełnia wszystkie przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a mianowicie: 

• jest związany z działalnością prowadzoną przez spółkę, ponieważ WHT dotyczy odsetek od pożyczki zaciągniętej na działalność operacyjną; 

• został właściwie udokumentowany (poprzez złożone korekty informacji IFT-2R oraz deklaracji CIT-10Z, a także z potwierdzenia przelewów WHT na rachunek właściwego urzędu skarbowego); 

• ma definitywny charakter - spółka nie będzie bowiem żądać żadnego zwrotu zapłaconego WHT od kontrahenta; 

• nie jest to koszt zawierający się w katalogu wydatków, których - zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. 

Co istotne, organ wskazał dodatkowo, że: „Spółka błędnie zastosowała wcześniejsze zwolnienie z obowiązku poboru podatku u źródła z tytułu wskazanych we wniosku odsetek i w późniejszym terminie dokonała ubruttowienia płatności z tytułu zaciągniętych pożyczek. Powyższe uzasadnia zatem możliwość zaliczenia przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów podatku u źródła wynikającego z ubruttowienia wypłaconych należności również w przypadku, gdy obowiązek ubruttowienia należności nie wynika z postanowień umownych oraz ze względu na formę realizacji płatności”. 

Innymi słowy, brak zawarcia w umowie klauzuli ubruttowienia (tzw. gross-up) nie przesądza o braku możliwości zaliczenia zapłaconego WHT do kosztów podatkowych. Tak jak w powyższym przypadku – płatnik, z uwagi na wynik kontroli, nie miał innej możliwości, niż uiszczenie zaległego podatku z własnej kieszeni. Kluczowe była natomiast okoliczność, że spółka nie miała zamiaru występowania z roszczeniem do kontrahenta o zwrot uiszczonego za podatnika WHT. 

Ponadto, organ podatkowy za prawidłowe uznał stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki w postaci uiszczonego WHT należy uznać za koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami w rozumieniu art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, w związku z czym spółka jest uprawniona do potrącenia ich w okresie, w którym dokonała zapłaty podatku u źródła. 

Podsumowując, każdy przypadek zapłaty WHT przez płatnika (gdy nie ma możliwości dokonania potrącenia z wypłacanych kontrahentowi należności) i prawo do uwzględnienia takiego wydatku w kosztach podatkowych należy rozstrzygać indywidualnie. Brak klauzuli gross-up w umowie nie przesądza o braku możliwości zaliczenia WHT do kosztów, niemniej wydatek powinien spełniać wszystkie przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Co istotne, nawet jeśli umowa nie przewiduje klauzuli ubruttowienia, to płatnik – decydując się na pokrycie podatku z własnej kieszeni – powinien obliczyć kwotę WHT od ubruttowionej kwoty należności.  

Źródło: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 października 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.557.2025.1.MR1