EUDR – Jakie informacje muszą gromadzić firmy?
Spis treści:
Jednym z obowiązków nałożonych na firmy przez Rozporządzenie EUDR, jest obowiązek szczegółowego gromadzenia informacji, dokumentów i danych potwierdzających, że produkty wprowadzane do obrotu, udostępniane na rynku UE lub z niego wywożone nie powodują wylesiania, zostały wyprodukowane zgodnie z właściwymi przepisami kraju produkcji oraz, że w ich sprawie przedłożono oświadczenie o należytej staranności.
Najszersze obowiązki w zakresie gromadzenia informacji i dokumentów będą miały oczywiście podmioty tzw. wprowadzające, niemniej jednak zakres wymaganych przez Rozporządzenie EUDR informacji i danych powinien być znany każdej firmie, która podlegać będzie pod nowe obowiązki.
Cała dokumentacja dotyczyć powinna każdego produktu objętego Rozporządzeniem EUDR, a firma powinna ją gromadzić i przechowywać przez okres pięciu lat od daty wprowadzenia do obrotu lub wywozu odnośnych produktów.
Jak powinna wyglądać dokumentacja EUDR?
Zgodnie z art. 9 Rozporządzenia EUDR firmy powinny gromadzić i archiwizować następujące informacje dotyczące każdego z produktów odnośnych:
a) opis, w tym nazwę handlową i rodzaj odnośnych produktów, jak również, w przypadku odnośnych produktów, które zawierają drewno lub zostały wytworzone z drewna, nazwę zwyczajową gatunków i ich pełną nazwę naukową. Opis produktu zawiera wykaz odnośnych towarów lub odnośnych produktów zawartych w nim lub użytych do wytworzenia tych produktów;
b) ilość, odnośnych produktów; dla odnośnych produktów wprowadzanych na rynek lub je opuszczających, ilość ma być wyrażona jako masa netto w kilogramach oraz, w stosownych przypadkach, w uzupełniających jednostkach miary określonych w załączniku I do rozporządzenia Rady (EWG) nr 2658/87 (20) dla wskazanego kodu systemu zharmonizowanego lub, we wszystkich innych przypadkach, ilość ma być wyrażona jako masa netto, lub w stosownych przypadkach, jako objętość lub liczba jednostek; uzupełniająca jednostka miary ma zastosowanie, w przypadku, gdy jest ona konsekwentnie podana dla wszystkich możliwych podpozycji danego kodu systemu zharmonizowanego, o którym mowa w oświadczeniu o należytej staranności;
c) kraj produkcji i, w stosownych przypadkach, jego części;
d) geolokalizację wszystkich działek, gdzie wyprodukowano odnośne towary, które zawiera odnośny produkt lub z użyciem których został wytworzony, a także datę lub przedział czasowy produkcji; w przypadku gdy odnośny produkt zawiera odnośne towary wyprodukowane na różnych działkach lub został z takich towarów wyprodukowany, podaje się geolokalizację wszystkich poszczególnych działek; jakiekolwiek wylesienie lub degradacja lasów na danych działkach automatycznie dyskwalifikują wszystkie odnośne towary i odnośne produkty pochodzące z tych działek z wprowadzenia ich do obrotu lub udostępnienia na rynku lub ich wywozu; w przypadku odnośnych produktów zawierających lub wytworzonych przy wykorzystaniu bydła oraz w przypadku takich odnośnych produktów, które były karmione odnośnymi produktami, geolokalizacja odnosi się do wszystkich zakładów, w których trzymano to bydło; w przypadku wszystkich pozostałych odnośnych produktów wymienionych w załączniku I geolokalizacja odnosi się do działek;
e) nazwę, adres pocztowy i adres e-mail każdego przedsiębiorstwa lub każdej osoby, od których pochodziły dostawy odnośnych produktów;
f) nazwę, adres pocztowy i adres e-mail każdego przedsiębiorstwa, podmiotu lub podmiotu handlowego, którym dostarczał odnośne produkty;
g) odpowiednio rozstrzygające i możliwe do zweryfikowania informacje świadczące o tym, że odnośne produkty nie powodują wylesiania;
h) odpowiednio rozstrzygające i możliwe do zweryfikowania informacje świadczące o tym, że odnośne towary zostały wyprodukowane zgodnie z właściwymi przepisami kraju produkcji, w tym wszelkie uzgodnienia przyznające prawo do użytkowania danego obszaru do celów produkcji odnośnego towaru.
Jak wynika z powyższego katalogu, zakres informacji i dokumentów jest niezmiernie szczegółowy, przepisy co prawda zaczną obowiązywać część firm dopiero z końcem roku 2025, niemniej wiele firm już teraz zdaje sobie sprawę, że czeka ich naprawdę duże wyzwanie. Prawidłowe zebranie informacji i dokumentów, wymaganych przez Rozporządzenie EUDR może wymagać intensywnego działania i wdrożenia wielu procedur i systemów wewnętrznych, które dotychczas nie funkcjonowały w firmach. Sposób obrotu dokumentami, ich pozyskiwania, analizy oraz komunikacji z zewnętrznymi firmami powinien być dokładnie przeanalizowany i indywidulanie wdrożony w każdym podmiocie.
