Jak Nowy System Kaucyjny Wpłynie na Finanse Twojej Firmy?

Już 1 października 2025 roku w Polsce wchodzi w życie ogólnokrajowy system kaucyjny dla wybranych opakowań po napojach. Chociaż cel systemu jest stricte środowiskowy – poprawa poziomu recyklingu i zmniejszenie ilości odpadów – jego wprowadzenie niesie za sobą szczególne zasady w rozliczaniu podatku VAT, które wymagają natychmiastowego wdrożenia nowych procedur w firmach. Uwaga: Nowy System Kaucyjny dotyczy tylko następujących opakowań:

- butelki plastikowe (PET) jednorazowe: do 3 litrów

- puszki metalowe: do 1 litra

- butelki szklane: do 1,5 litra.

System nie obejmuje opakowań po mleku, jogurtach i innych pitnych produktach mlecznych.

Kaucja w Bieżącym Obrocie: Zasada Neutralności VAT

Podstawowa zasada jest prosta:

kaucja pobierana za opakowanie nie jest wliczana do podstawy opodatkowania VAT w momencie dostawy towaru. Neutralność ta obowiązuje na każdym etapie łańcucha dostaw – od producenta (wprowadzającego) po detalistę.

Praktyczne aspekty neutralności:

• Wystawianie faktur i paragonów: Kaucja nie stanowi elementu podstawy VAT. Może być wykazana na fakturze jako pozycja dodatkowa lub ujęta w notach księgowych, ale bez zwiększania podstawy opodatkowania. Na paragonach detalicznych kwota kaucji powinna być widoczna w części niefiskalnej.
• Zwrot kaucji: Zwrot kaucji konsumentowi w chwili oddania opakowania nie nakłada na podatnika obowiązku wystawienia faktury korygującej. Otrzymanie vouchera zamiast gotówki jest traktowane jako skuteczny zwrot kaucji.
• Brak prawa do odliczenia: Podmioty nabywające napoje nie mogą odliczać VAT od wartości kaucji, ponieważ nie jest ona objęta VAT przy zakupie.

Roczne Rozliczenie Niezwróconych Kaucji – Obowiązek U Wprowadzającego

Obowiązek podatkowy w systemie kaucyjnym powstaje wyłącznie po stronie wprowadzającego produkty w opakowaniach na napoje (producenta lub importera).

1. Ustalenie Podstawy Opodatkowania

Wprowadzający ma obowiązek ustalenia różnicy między wartością kaucji pobranych (za opakowania wprowadzone do obrotu w danym roku) a wartością kaucji zwróconych (za opakowania lub odpady opakowaniowe zwrócone w tym systemie do podmiotu reprezentującego w danym roku).

• Różnica na plus (kaucje niezwrócone): W przypadku, gdy wartość kaucji pobranych jest większa niż wartość kaucji zwróconych (opakowania niezwrócone do systemu), wprowadzający podwyższa podstawę opodatkowania na ostatni dzień roku. Kwota tej różnicy jest traktowana jako ostateczne wynagrodzenie za towar i zawiera już w sobie kwotę należnego podatku VAT (wartość brutto). Podwyższenie podstawy opodatkowania następuje w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku, dla którego ustalono różnicę.
• Różnica na minus (nadwyżka zwrotów): Jeżeli wartość kaucji pobranych jest mniejsza niż wartość kaucji zwróconych, wprowadzający może uwzględnić powstałą ujemną różnicę przy ustalaniu podstawy opodatkowania dla kolejnych lat. Nadwyżka ta nie przepada i może zostać skompensowana z ewentualnymi niedoborami w latach następnych.

2. Zastosowanie Stawki VAT

Niezwrócona kaucja, traktowana jako dodatkowa zapłata za napój , podlega opodatkowaniu tą samą stawką VAT, jaka obowiązuje dla danego produktu. W przypadku sprzedaży produktów z różnymi stawkami VAT w tych samych opakowaniach (np. soki 5% i napoje gazowane 23%), kluczowe jest proporcjonalne przypisanie niezwróconych opakowań do właściwych stawek .

Rola Podmiotu Reprezentującego (Operatora) i Obowiązki Ewidencyjne

Nowa regulacja wprowadza definicję podmiotu reprezentującego – operatora systemu kaucyjnego.

• Płatnik VAT: Podmiot reprezentujący, który zawarł umowy z wprowadzającymi, staje się płatnikiem podatku od kaucji pobranych za opakowania, które nie zostały zwrócone.
• Termin wpłaty: Płatnik (operator) jest obowiązany do obliczenia i wpłacenia kwot podatku na rachunek właściwego urzędu skarbowego za okres roku, w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po roku, dla którego ustalono różnicę w wartości kaucji.
• Rozliczenie: Rozliczenia VAT muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego wprowadzającego. To wprowadzający rozlicza VAT z tytułu niezwróconych opakowań, natomiast operator wpłaca należną kwotę na mikrorachunek podatkowy wprowadzającego.

Kluczowe Obowiązki Ewidencyjne (Dla Wprowadzających i Operatorów)

Zarówno wprowadzający, jak i podmiot reprezentujący są zobowiązani do prowadzenia elektronicznej ewidencji zawierającej dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania.

Ewidencja musi zawierać, między innymi:

• Dane o wprowadzonych do obrotu opakowaniach (rodzaj, liczba, wartość pobranej kaucji w danym roku).
• Dane o zwróconych opakowaniach i odpadach opakowaniowych (rodzaj, liczba, wartość zwróconej kaucji w danym roku).
• W przypadku operatora – ewidencja musi być prowadzona z podziałem na wprowadzających.
• Przypisanie wartości kaucji do właściwych stawek VAT.

Ewidencja musi być udostępniana drogą elektroniczną na każde żądanie organu podatkowego i przechowywana przez okres 5 lat od zakończenia roku rozliczeniowego. Konieczne jest również dostosowanie systemów IT do wymogów JPK_V7, w którym mają pojawić się specjalne pola do wykazywania rozliczeń związanych z kaucjami.

Podsumowanie i Ryzyka Operacyjne

Wprowadzenie systemu kaucyjnego to znaczące zmiany w procedurach księgowych i operacyjnych. Dla dyrektorów finansowych i głównych księgowych oznacza to konieczność:

1. Dostosowania systemów IT i procesów dokumentowania (faktury, paragony, JPK).
2. Opracowania metody alokacji kaucji niezwróconych do właściwych stawek VAT (w przypadku produktów opodatkowanych różnymi stawkami).
3. Wdrożenia szczegółowej, elektronicznej ewidencji oraz zapewnienia precyzyjnej wymiany danych z podmiotem reprezentującym.

Kluczowe ryzyka to błędy w ewidencji, nieprawidłowe ustalenie proporcji stawek VAT oraz duża zależność od jakości danych przekazywanych przez operatora. Precyzyjne umowy z operatorem i szczegółowe procedury wewnętrzne są kluczem do prawidłowego i bezpiecznego rozliczenia VAT.