Jak wykazać wykonanie usług niematerialnych pomiędzy podmiotami powiązanymi?

W obszarze cen transferowych usługi niematerialne należą do jednych z bardziej problematycznych kategorii transakcji. Pomimo powszechności takich świadczeń, jak doradztwo, wsparcie administracyjne, IT czy HR, podatnicy wciąż napotykają trudności z wykazaniem, że dana usługa faktycznie została wykonana i miała uzasadnienie biznesowe. Organy podatkowe coraz częściej kwestionują tego typu rozliczenia, argumentując, że brakuje dowodów lub że usługi miały charakter pozorny.

Czym są usługi niematerialne?

Usługi niematerialne to świadczenia, które nie prowadzą do fizycznie uchwytnego rezultatu. Mogą obejmować np. centralne zarządzanie, wsparcie prawne, IT, rozwój strategii czy analizę danych.
W praktyce, szczególnie w dużych grupach, są nieodzowne z perspektywy synergii i optymalizacji operacyjnej.

Jednak właśnie z powodu swojej „niewidzialności” często trafiają pod lupę fiskusa. Organy kwestionują je m.in. z uwagi na:

• brak dostatecznych dowodów wykonania,
• niemożność wykazania efektu biznesowego,
• duplikację usług (np. podobne kompetencje lokalnie i centralnie),
• niedostosowanie opisu usługi do rzeczywistości.

Jak skutecznie udowodnić wykonanie i zasadność usług niematerialnych?

Udokumentowanie świadczenia usługi niematerialnej wymaga podejścia opartego na faktach, opis umowny i faktura to zdecydowanie za mało. W praktyce najczęściej brakuje nie tyle dokumentów księgowych, co konkretnych śladów operacyjnych.

1. Dokumentacja projektowa i operacyjna

Dobrą praktyką jest zbieranie materiałów powstałych w ramach świadczenia usług, takich jak:

• raporty i zestawienia przygotowane przez usługodawcę,
• prezentacje, analizy, opracowania strategiczne,
• specyfikacje projektów IT, harmonogramy wdrożeń,
• protokoły z warsztatów lub spotkań (także online),
• checklisty i plany działania.

2. Dowody komunikacji i zarządzania pracą

Ważną rolę odgrywa bieżąca komunikacja między usługodawcą a odbiorcą. Może to być:

• korespondencja e-mailowa, potwierdzająca zlecenia, konsultacje, opinie,
• zgłoszenia w systemach helpdeskowych (np. w ramach usług IT),
• notatki służbowe i krótkie sprawozdania z wykonanych czynności.

Dzięki temu można wykazać, że po obu stronach zaangażowani byli konkretni pracownicy, a usługa miała charakter rzeczywisty i operacyjny.

3. Ślady w systemach informatycznych

W przypadku usług cyfrowych lub opartych na danych bardzo pomocne bywają:

• logi z systemów (np. daty dostępu do aplikacji, historii zmian),
• eksporty z CRM lub ERP potwierdzające działania realizowane przez centralne jednostki,
• wykorzystanie narzędzi analitycznych, np. dashboardów lub raportów udostępnianych wewnętrznie.

4. Dowody kosztów własnych usługodawcy

Często pomijanym, a bardzo pomocnym elementem jest pokazanie, że usługodawca poniósł rzeczywiste koszty związane ze świadczeniem usługi, np. zatrudniał personel, korzystał z licencji, angażował podwykonawców.

Dobrze przygotowana kalkulacja kosztowa może nie tylko potwierdzić wykonanie, ale też uzasadnić wartość rozliczenia.

Podsumowanie

W przypadku usług niematerialnych nie wystarczy załączyć do dokumentacji samej umowy i faktury,
a jest to jedynie punkt wyjścia. Kluczowe znaczenie ma zebranie dowodów, które pokazują, co dokładnie zostało wykonane, przez kogo, kiedy i z jakim rezultatem.

Im bardziej konkretna i operacyjna dokumentacja, tym większa szansa na skuteczną obronę przed zakwestionowaniem kosztów przez organy podatkowe. Warto o tym pamiętać już na etapie świadczenia usług.