Jakie dowody pozwalają na stosowanie 0% VAT przy WDT? Twoje kompleksowe zestawienie

Aby zastosować stawkę 0% VAT przy Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów (WDT), musisz spełnić określone warunki i prawidłowo udokumentować wywóz towarów z Polski do innego kraju Unii Europejskiej. Zarówno Objaśnienia Ministra Finansów, jak i interpretacje KIS, kładą nacisk na to, by zebrane dowody łącznie i jednoznacznie potwierdzały, że towar opuścił Polskę i dotarł do nabywcy w innym państwie członkowskim.

Podstawowe warunki zastosowania 0% VAT (Ustawa o VAT)

Niezależnie od sposobu dokumentowania, zawsze musisz spełnić poniższe warunki:

1. Dane nabywcy: Nabywca musi posiadać ważny numer VAT-ID w swoim kraju UE i podać go tobie.
2. Dowody wywozu: Musisz posiadać dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do nabywcy w innym państwie członkowskim. Musisz je zgromadzić przed upływem terminu na złożenie deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy.
3. Rejestracja VAT UE: Musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT UE w momencie składania deklaracji, w której wykazujesz tę dostawę.
4. Brak uchybień w JPK_V7M i informacjach podsumowujących (lub ich należyte wyjaśnienie na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego).

Dwa podejścia do dokumentowania WDT

Możesz zastosować jedno z poniższych podejść do gromadzenia dowodów:

1. Dokumentowanie na podstawie Rozporządzenia Wykonawczego (UE) 2018/1912 (art. 45a Rozporządzenia 282/2011)

To podejście wprowadza domniemanie, że towary zostały wysłane, jeśli posiadasz określone zestawy dowodów:

• Gdy towary wysyła sprzedawca lub osoba trzecia działająca na jego rzecz:
• Posiadasz co najmniej dwa niebędące ze sobą w sprzeczności dowody z Grupy A, wydane przez dwie różne, niezależne strony.
• Alternatywnie: jeden dowód z Grupy A oraz jeden dowód z Grupy B, wydane przez dwie różne, niezależne strony.
• Gdy towary wysyła nabywca lub osoba trzecia działająca na jego rzecz:
• Posiadasz pisemne oświadczenie nabywcy potwierdzające transport towarów i wskazujące państwo członkowskie przeznaczenia (musi zawierać: datę, dane nabywcy, ilość i rodzaj towarów, datę i miejsce przybycia, ew. numer identyfikacyjny środka transportu, identyfikację osoby przyjmującej towar). Nabywca musi dostarczyć to oświadczenie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy.
• Do tego posiadasz co najmniej dwa niebędące ze sobą w sprzeczności dowody z Grupy A, wydane przez dwie różne, niezależne strony.
• Alternatywnie: jeden dowód z Grupy A oraz jeden dowód z Grupy B, wydane przez dwie różne, niezależne strony.

Rodzaje akceptowanych dokumentów w tym podejściu:

• Grupa A (dotyczące wysyłki/transportu): Podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy (AWB) lub faktura od przewoźnika towarów.
• Grupa B (dowody pomocnicze): Polisa ubezpieczeniowa, dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę/transport, dokumenty urzędowe (np. notariusza) potwierdzające przybycie towarów, poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie przeznaczenia.

2. Dokumentowanie na podstawie ustawy o VAT (art. 42 ust. 3-5 i 11 ustawy o VAT)

Jeśli nie spełniasz warunków domniemania z Rozporządzenia Wykonawczego UE, nadal możesz zastosować 0% VAT, udowadniając wywóz towarów zgodnie z polskimi przepisami. Jest to bardziej elastyczne podejście:

• Podstawowy katalog dowodów (preferowany, gdy transport zlecasz przewoźnikowi/spedytorowi):
• Dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z kraju (np. list przewozowy CMR).
• Specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (faktura sprzedaży, jeśli zawiera te dane, może być uznana za specyfikację).
• Te dokumenty muszą łącznie i jednoznacznie potwierdzać dostarczenie towarów do nabywcy w innym państwie członkowskim.
• Uzupełniający katalog dowodów (gdy podstawowe dowody nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów lub trudno je zgromadzić):
• Korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie.
• Dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu.
• Dokument potwierdzający zapłatę za towar (lub inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania, np. przy dostawach nieodpłatnych).
• Dowód potwierdzający przyjęcie towaru przez nabywcę na terytorium państwa członkowskiego.

Ważne uwagi do tego podejścia:

• Katalog z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT jest przykładowy. Oznacza to, że możesz przedstawić również inne dowody, jeśli łącznie z pozostałymi jednoznacznie potwierdzają WDT.
• Możesz posiadać tylko niektóre z wymienionych dowodów (np. fakturę ze specyfikacją) uzupełnione dokumentami z katalogu uzupełniającego, jeśli całość jasno dowodzi przemieszczenia towarów.

Przykładowe, akceptowane scenariusze dokumentacji (zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 10 czerwca 2025 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.198.2025.2.MPU):

Dyrektor KIS potwierdził, że następujące zestawy dokumentów są wystarczające do zastosowania 0% VAT, co pokazuje elastyczność w praktyce:

• Scenariusz 1 (dostawy kurierskie):
• Faktura sprzedaży ze specyfikacją towaru.
• Elektroniczne potwierdzenie doręczenia od kuriera (nawet bez podpisu klienta).
• Faktura od kuriera za usługę transportową.
• Scenariusz 2 (dostawy kurierskie):
• Faktura sprzedaży ze specyfikacją towaru.
• Elektroniczny dokument śledzenia przesyłki z finalnym potwierdzeniem doręczenia od kuriera.
• Faktura od kuriera za usługę transportową.
• Scenariusz 3 (firmy transportowo-spedycyjne):
• Faktura sprzedaży ze specyfikacją towaru.
• List przewozowy CMR podpisany przez sprzedawcę i spedytora (bez podpisu klienta).
• Oświadczenie spedytora o dostarczeniu przesyłki do miejsca przeznaczenia.
• Faktura od spedytora za usługę transportową.
• Scenariusz 4 (firmy transportowo-spedycyjne):
• Faktura sprzedaży ze specyfikacją towaru.
• Oświadczenie spedytora o dostarczeniu przesyłki do miejsca przeznaczenia.
• Faktura od spedytora za usługę transportową.

Pamiętaj, że:

• Wszystkie dokumenty mogą być w formie elektronicznej (np. skany, e-maile, dane z systemów EDI/ERP), pod warunkiem, że zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.
• Zawsze możesz rozszerzyć gromadzoną dokumentację o dodatkowe pozycje, takie jak korespondencja handlowa z klientem czy dowód otrzymania zapłaty za dostawy WDT, jeśli przyczyniają się one do jednoznacznego potwierdzenia wywozu i dostarczenia towarów.