Moment ujęcia programu kafeteryjnego w kosztach CIT

Programy kafeteryjne stanowią niezmiennie popularny element polityki personalnej przedsiębiorstw. Umożliwiają one indywidualizację pakietu benefitów, które pracownicy i współpracownicy mogą dobierać według własnych preferencji. Jednocześnie z perspektywy podatkowej organy podatkowe zasadniczo nie sprzeciwiają się zaliczeniu wydatków na tego typu do kosztów uzyskania przychodów w CIT. Wątpliwości może budzić jednak kwestia momentu ujęcia takiego kosztu z perspektywy pracodawcy.

1. Program kafeteryjny jako element motywacyjny
2. Zaliczenie wydatków na program kafeteryjny do kosztów uzyskania przychodu
3. Moment zaliczenia wydatków na program kafeteryjny do kosztów uzyskania przychodu
4. Podsumowanie
   
   

1. Program kafeteryjny jako element motywacyjny

Na program kafeteryjny składa się najczęściej system świadczeń pozapłacowych dla personelu, w ramach którego każda osoba otrzymuje określoną pulę środków zapisanych na indywidualnym koncie, którymi może swobodnie wybrać towary i usługi dostępne u partnerów operatora programu.

Zasadniczo program ma za na celu:

• Motywację pracowników i współpracowników - benefity dostosowane do indywidualnych potrzeb podnoszą satysfakcję, zaangażowanie i lojalność pracowników oraz współpracowników.
• Zwiększenie konkurencyjności na rynku pracy – w wielu branżach standardem rynkowym są już karty sportowe, abonamenty medyczne czy ubezpieczenia. Program kafeteryjny pozwala dodatkowo wyróżnić ofertę pracodawcy.

 2. Zaliczenie wydatków na program kafeteryjny do kosztów uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę jest ogólna, dlatego też, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji jako kosztu uzyskania przychodów. Należy więc zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Według ugruntowanego już stanowiska organów podatkowych czy też orzecznictwa sądów administracyjnych warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• wydatek musi być poniesiony przez podatnika, tj. pokryty z jego środków finansowych,
• wydatek jest rzeczywisty i nie został zwrócony w jakiejkolwiek formie,

• dany wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika,
• został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
• został odpowiednio udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zawarte w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” wskazuje, że nie wszystkie wydatki mogą być uznane za koszty podatkowe. Aby to było możliwe, musi istnieć uzasadniona i przewidywalna relacja między wydatkiem a przychodem. Przykładem jest sytuacja, gdy podatnik mógł przewidzieć, że wydatek przyczyni się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Rozpatrując powyższe warunki z perspektywy programów kafeteryjnych pracodawcy muszą ocenić, czy wydatek wykazuje wyraźny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami a działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, tj. czy wydatki te niewątpliwie będą ponoszone w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Należy podkreślić, że najczęściej ze względu na oczekiwany profil zawodowy pracowników czy współpracowników podatnik musi konkurować na rynku z innymi podmiotami skłonnymi do nawiązania współpracy z takimi osobami. W związku z tym niewątpliwie potencjalna oferta musi zawierać konkurencyjne warunki wynagrodzenia, w tym dodatkowych benefitów.

Nie sposób również zaprzeczyć, że finansowanie benefitów (w tym programu kafeteryjnego) wpływa również pozytywnie na zaangażowanie i motywację pracowników i współpracowników w toku realizacji codziennych prac. z którymi obecnie współpracuje Spółka. Zatem wprowadzenie świadczeń dodatkowych stanowi wartość dodaną dla budowania zespołu oraz zwiększania dochodowości.

Jeśli uwzględnimy również pozostałe warunki w zakresie właściwego udokumentowania programu kafeteryjnego to może on niewątpliwie wykazywać związek z osiąganym przez przedsiębiorcę przychodem oraz jednocześnie nie będzie mieścił się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zamieszczonym w art. 16 ustawy o CIT.

Organy podatkowe zgadzają się, że wydatki na program kafeteryjny nie powinny być również kwalifikowane jako koszty reprezentacji, wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Świadczenia dodatkowe w zakresie systemu kafeteryjnego są bowiem aktualnie standardem rynkowym w wielu branżach, zwłaszcza branży programistycznej czy też technologicznej. Zatem dostarczanie takich świadczeń najczęściej wynika nie z intencji wyróżniania się spośród innych podmiotów, lecz z dążenia do dostosowania swojej oferty współpracy do standardów konkurencyjnych podmiotów.

Potwierdza do również interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 maja 2025 roku, nr: 0111-KDIB1-2.4010.119.2025.2.AW.

3. Moment zaliczenia wydatków na program kafeteryjny do kosztów uzyskania przychodu

We wskazanej wyżej interpretacji indywidualnej Dyrektor KIS dodatkowo ocenił jako prawidłowe działania podatnika co do momentu rozpoznania kosztu uzyskania przychodu.

Mianowicie zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Zatem należności ze stosunku pracy wypłacane przez pracodawcę na rzecz pracowników stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi należności wynikające ze stosunku pracy stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie zapłaty lub pozostawienia do dyspozycji.

Jeśli zatem:

• konto pracowników u operatora programu zasilane jest środkami w miesiącu, w którym pracodawca dokonuje przedpłaty na podstawie noty obciążeniowej otrzymanej od operatora,
• w miesiącu dokonania przedpłaty pracownik może wykorzystać przyznane mu środki na nabycie towarów i usług dostępnych w ramach programu operatora

- to wydatki na program kafeteryjny stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie postawienia ich do dyspozycji, czyli w momencie dokonania przedpłaty np. na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez operatora programu

Jeśli chodzi natomiast o współpracowników (osoby współpracujące na zasadach B2B) należy wskazać, że zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zgodnie natomiast z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT 4 za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zatem wydatki na program kafeteryjny dla współpracowników stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami (tzw. koszty pośrednie), mogą więc zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich faktycznego poniesienia, tj. przykładowo w dniu, w którym ujęto wydatek, na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez operatora programu w księgach rachunkowych podatnika.

Podsumowanie

Programy kafeteryjne stanowią efektywne narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi, łącząc motywację, elastyczność i konkurencyjność. Z podatkowego punktu widzenia, wydatki na odpowiednio skonstruowany i udokumentowany system kafeteryjny mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tak jak w powołanej interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS (nr: 0111‑KDIB1‑1.4010.312.2021.4.NL)