Należyta staranność pracodawcy

Pojawiło się wreszcie długo oczekiwane uzasadnienie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w sprawie I FSK 1212/18. Dla przypomnienia – historia rozpoczęła się jeszcze w 2017 r., kiedy to organ skarbowy, po przeprowadzeniu drobiazgowego uznał, że od stycznia 2010 do kwietnia 2014, spółka wystawiła 1.679 nierzetelnych faktur VAT, nieujętych ewidencji sprzedaży, na łączną kwotę podatku w wysokości 1.497.847 zł.

Jak wykazało prowadzone również postępowanie prokuratorskie – faktury te wystawiła pracownica spółki, zatrudniona na stanowisku kierownika stacji benzynowej, oczywiście bez wiedzy i zgody pracodawcy. Faktury wystawiane były poza systemem księgowym spółki, w innej szacie graficznej, ale oczywiście zawierały dane rzekomego wystawcy – spółki/pracodawcy.

Na nieszczęście spółki, pani kierownik stacji benzynowej była również upoważniona do wystawiania faktur w imieniu pracodawcy.

Trybunał po stronie podatnika

W toku kontroli instancyjnej, sprawa trafiła finalnie do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który postanowił zadać Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej pytania w zakresie tego, kto ma zapłacić VAT z takich faktur – nieuczciwy pracownik, czy też może pracodawca?

Trybunał, w wyroku z 30 stycznia 2024 r. (C-442/22), wskazał, że jeżeli pracownik wystawiał faktury bez wiedzy i zgody pracodawcy, to osobą obowiązaną do zapłaty podatku będzie właśnie tenże pracownik, chyba, że pracodawca – podatnik nie dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań wspomnianego pracownika.

Można było więc przypuszczać, że sprawa zakończy się szczęśliwie dla spółki – otóż nie!

Nie z nami takie numery

W wyroku z 3 września 2024 r., NSA uznał, że „Artykuł 108 ust. 1 ustawy o VAT należy interpretować w ten sposób, że w sytuacji gdy pracownik podatnika podatku od wartości dodanej (VAT) wystawił fałszywą fakturę wykazującą VAT, posługując się tożsamością pracodawcy jako podatnika bez jego wiedzy i zgody, pracodawcę tego nie uznaje się za osobę wykazującą VAT w rozumieniu tego art. 108 ust. 1 ustawy o VAT tylko wtedy, gdy dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań wspomnianego pracownik, obejmującej w szczególności stworzenie systemu (procedury) monitorowania czynności wystawiania faktur przez pracowników”.

W niedawno opublikowanym uzasadnieniu wyroku znaleźć można kilka ciekawych stwierdzeń. Na przykład: „W niniejszej sprawie pracownica wykorzystała dane swojego pracodawcy bez jego wiedzy i zgody do wystawiania fałszywych faktur wykazujących VAT i przedstawiających tego ostatniego jako podatnika w celu niezgodnej z prawem sprzedaży tych faktur, tak aby nabywcy mogli w sposób nieuzasadniony skorzystać z prawa do odliczenia nienależnego VAT.

Jednak uwzględnić trzeba, że pracownica ta była odpowiedzialna za wystawianie faktur i była w szczególności uprawniona do wystawiania faktur VAT poza informatycznym systemem fakturowania, bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody swojego pracodawcy. Organ podatkowy uznał zatem, że pracodawca ten uchybił ciążącemu na nim obowiązkowi nadzoru i że jego niedbalstwo uniemożliwiło mu wykrycie stanowiących oszustwo praktyk jego pracownicy i zapobieżenia im”. 

W jaki sposób spółka – pracodawca ma powierzyć czynność techniczną wystawiania faktur pracownikowi i jednocześnie monitorować każdy jego ruch, by być pewnym, że po godzinach pracy, przy wykorzystaniu sprzętu pracodawcy, nie wystawia on nierzetelnych faktur? Naczelny Sąd Administracyjny przedstawia następujące propozycje:

• Komputer pracownika powinien podlegać cyklicznej kontroli;
• Pracodawca powinien stworzyć system monitorowania rzetelności procedury wystawiania faktur przez upoważnionych pracowników – poprzez kontrolę wewnętrzną, bądź profesjonalny podmiot zewnętrzny;
• Organizacja pracy i systemu nadzoru, by utrudnić działania nieuczciwemu pracownikowi.

Oczywiście, dla każdego przedsiębiorcy w Polsce brzmi to co najmniej zaskakująco. Jako wisienkę na torcie pozwolę sobie jeszcze zacytować jeden fragment uzasadnienia: „Główny zatem zarzut pod adresem strony skarżącej (jej kierownictwa) polega na nadmiernym obdarzeniu P. G. zaufaniem, przy jednoczesnym zaniechaniu stworzenia stosownych procedur kontrolnych w firmie, które mogłyby ją zniechęcić do podejmowania działań o znamionach oszustwa na szkodę pracodawcy”.

Jak więc żyć, Panie Przedsiębiorco?

Oczywiście, nie żyjemy w świecie „permanentnej inwigilacji”. Niemniej, mając na uwadze dość odważne tezy, przedstawione w omawianym wyroku, moim zdaniem najważniejsze jest wprowadzenie i przestrzeganie odpowiednich procedur kontroli pracowników. Dlaczego? Otóż po to, bym – jako pełnomocnik na sali sądowej – mógł bez problemu zbijać argumenty fiskusa o tym, że prawdziwie rzetelny pracodawca wie wszystko o wszystkim i w każdej chwili.