Nie każda kara umowna wyklucza koszt podatkowy!

W biznesie nietrudno o sytuacje, w której kontrahent naliczy naszej firmie karę umowną. Powstaje wtedy pytanie, czy taki wydatek może zostać rozliczony jako koszt uzyskania przychodu na gruncie CIT? Odpowiedź, jak to często bywa w podatkach, brzmi: to zależy.

Podstawowe zasady – co można zaliczyć do kosztów?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów – o ile nie zostały wyłączone na mocy art. 16 ust. 1. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi więc:

• mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• być poniesiony przez podatnika i odpowiednio udokumentowany,
• służyć uzyskaniu, zabezpieczeniu lub zachowaniu przychodów,
• nie figurować w katalogu wyłączeń wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Kary umowne – kiedy przepisy wyłączają je z kosztów?

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, do kosztów nie można zaliczyć kar umownych i odszkodowań związanych z:

• wadami dostarczonych towarów,
• wadliwym wykonaniem robót lub usług,
• zwłoką w dostarczeniu towarów wolnych od wad,
• zwłoką w usunięciu wad towarów,
• zwłoką w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Tylko te konkretne przypadki podlegają automatycznemu wyłączeniu. Wszystkie inne kary umowne lub odszkodowania – jeśli spełniają ogólne kryteria kosztu uzyskania przychodu – mogą podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, do kosztów nie można zaliczyć kar umownych i odszkodowań związanych z:

• wadami dostarczonych towarów,
• wadliwym wykonaniem robót lub usług,
• zwłoką w dostarczeniu towarów wolnych od wad,
• zwłoką w usunięciu wad towarów,
• zwłoką w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Tylko te konkretne przypadki podlegają automatycznemu wyłączeniu. Wszystkie inne kary umowne lub odszkodowania, jeśli spełniają ogólne kryteria kosztu uzyskania przychodu, mogą podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Co mówią sądy?

Sądy Administracyjne wielokrotnie wskazywały, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT jest wyjątkiem i jako taki musi być interpretowany ściśle.

W szczególności sądy podkreślają, że:

• opóźnienie w realizacji umowy nie jest równoznaczne z jej wadliwym wykonaniem,
• zwłoka w wykonaniu naprawy lub dostarczeniu towaru nie zawsze oznacza „wadę” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 22,
• niezawinione uchybienia, które wystąpiły mimo dochowania należytej staranności, mogą być traktowane jako działania w celu zabezpieczenia przychodu – a zatem mogą stanowić koszt podatkowy.

Przykładowe orzeczenia, korzystne dla podatników:

• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 18 marca 2025 r., sygn. I SA/Gl 756/24: „Możliwe jest zakwalifikowanie kary umownej innej niż wskazana w art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. jako koszt uzyskania przychodu w sytuacji spełnienia przesłanki wyrażonej w art. 15 ust. 1 updop, tj. poniesienia kosztu w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej poniesienie pewnych wydatków może ograniczać wydatki, które zachwiałyby możliwością uzyskiwania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.”
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 grudnia 2024 r., sygn. II FSK 409/22: „Skoro ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. odniósł się tylko do określonej kategorii kar umownych, rozszerzanie tego wyjątku na inne kategorie kar umownych, płaconych z innych tytułów, nie jest uprawnione ani dopuszczalne. W szczególności "zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług" nie sposób utożsamić z "opóźnionym wykonaniem naprawy wcześniej niewadliwych towarów".”
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 listopada 2024 r., sygn. II FSK 209/22: „Skoro ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. odniósł się tylko do określonej kategorii kar umownych, rozszerzanie tego przepisu na inne kategorie kar umownych, płaconych albo potrącanych z innych tytułów, nie jest uprawnione ani dopuszczalne. (…) Tym samym potrącone kary umowne z powodu nieterminowej realizacji przez Skarżącą umowy w zakresie opóźnień w dostawach zmodernizowanych (...) oraz w zrealizowaniu usług okołoprojektowych, nie można było uznać automatycznie za kary umowne z tytułu wad towarów i usług, gdyż nieterminowe wykonanie usługi i nieterminowe dostarczenie towaru stanowi odmienny tytuł prawny odpowiedzialności kontraktowej.”
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 października 2023 r., sygn. II FSK 335/21: „Słusznie zauważył przy tym sąd pierwszej instancji, że zaprezentowany przez Dyrektora KIS sposób rozumienia pojęcia "wadliwości wykonanych robót i usług", rozszerzony o opóźnienia w ich realizacji, jest nieprawidłowy. Utożsamianie wad świadczonej usługi z jej nieterminowym świadczeniem jest błędne, są to bowiem odrębne kategorie zarówno w języku potocznym, jak i w ujęciu właściwym dla prawa cywilnego.”
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 lipca 2023 r., sygn. II FSK 137/21: „Koszty w postaci kar umownych z tytułu opóźnienia w dostawie i montażu towarów nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p.”

A co na to fiskus?

Niestety, organy podatkowe prezentują znacznie bardziej restrykcyjne podejście. W wydawanych interpretacjach często wskazują, że zarówno opóźnienie wykonania, jak i niewykonanie zobowiązania, stanowi wadę wykonanej usługi. Nie ma jednocześnie przy tym znaczenia, czy i w jakim stopniu dłużnik przyczynił się do opóźnienia lub niewykonania świadczenia. Nawet jeżeli dochował należytej staranności, nie jest uprawniony do zakwalifikowania kwoty zapłaconej kary umownej zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Takie stanowisko pojawiło się m.in. w interpretacjach:

• z 1 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.508.2021.1.JKU,
• z 28 maja 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.153.2021.1.MF,
• z 15 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.154.2025.1.DW.

Co robić 💡

Jeżeli kara umowna:

• nie dotyczy wad towarów lub usług,
• została poniesiona w związku z niezawinionym opóźnieniem,
• ma związek z prowadzoną działalnością i zabezpieczeniem przychodów,

– to istnieją mocne argumenty za uznaniem jej za koszt podatkowy. Oczywiście – pod warunkiem, że można wykazać dochowanie należytej staranności i celowość poniesionego wydatku.

📌 Uwaga: bezpiecznym rozwiązaniem może być wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną. W razie negatywnej odpowiedzi, warto rozważyć skargę do sądu administracyjnego, ponieważ sądy coraz częściej przyznają rację podatnikom. Warto obronić ten wydatek w kosztach!

Chcesz wiedzieć, czy konkretna kara w Twojej firmie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy dokumentację i podpowiemy, jak zabezpieczyć stanowisko przed fiskusem!