Nie tylko kelnerzy powinni wiedzieć – jak prawidłowo rozliczać napiwki i opłaty serwisowe?

Letni sezon to czas intensywnego ruchu w branży hotelarsko-gastronomicznej. W tym okresie częściej niż zwykle pojawiają się wątpliwości co do prawidłowego rozliczenia środków przekazywanych obsłudze zarówno w formie napiwków, jak i tzw. opłat serwisowych. Choć w potocznym ujęciu mogą brzmieć podobnie, z perspektywy podatkowej różnią się zasadniczo. Opodatkowanie uzależnione jest bowiem od charakteru świadczenia, sposobu jego przekazania oraz rozliczenia. W praktyce zatem niejednokrotnie konieczne jest rozróżnienie między dobrowolnym napiwkiem a obowiązkową opłatą serwisową.

Opłata serwisowa

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wprowadza obowiązkową opłatę serwisową, która doliczana jest do rachunku niezależnie od woli klienta, mamy do czynienia z elementem ceny. Tego typu świadczenie nie jest uznaniowe, a jego uiszczenie stanowi warunek skorzystania z usługi. Organy podatkowe jednoznacznie wskazują, że opłata serwisowa stanowi w takiej sytuacji przychód, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Z drugiej strony, jeśli przedsiębiorca wypłaca pracownikom środki pochodzące z obowiązkowej opłaty serwisowej, ponoszone w tym zakresie wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Związane są bowiem z działalnością gospodarczą i służą osiąganiu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła.

Dobrowolne napiwki

Dobrowolne napiwki przekazywane z inicjatywy klienta – czy to gotówką, czy przez terminal – są traktowane inaczej niż opłaty serwisowe. Jeżeli przedsiębiorca stosuje system sprzedażowy, który pozwala jednoznacznie przypisać napiwek do konkretnego pracownika i nie zatrzymuje żadnej części tej kwoty dla siebie, nie dochodzi do powstania przysporzenia majątkowego po stronie przedsiębiorcy.

Do przychodów podatkowych, podatnik powinien zaliczyć tylko takie przychody, które są mu należne. Nie są to więc jakiekolwiek kwoty, lecz przychody, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do ich otrzymania i które stanowią jego trwałe przysporzenie majątkowe.

Powyższe kwestie potwierdza interpretacja indywidualna z dnia 21.11.2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.513.2023.2.KW:

„W związku z powyższym, dobrowolne napiwki otrzymane od Klientów, w sposób bezgotówkowy a następnie przekazane przez Spółkę pracownikom, nie będą stanowić dla Państwa przychodu podatkowego.

Podkreślić w tym miejscu należy, że na Spółce ciąży obowiązek dokumentowania rozliczeń dokonywanych transakcji, a także rozliczeń pomiędzy Spółką i jej pracownikami, w sposób umożliwiający właściwe i niebudzące wątpliwości określenie wysokości przychodów podatkowych Spółki.

Mając na uwadze powyższe, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe(..).

Kwota napiwków obowiązkowych stanowi trwałe, definitywne przysporzenie Wnioskodawcy, którym może on w dowolny sposób dysponować.

Zatem należy stwierdzić, że kwoty napiwków obowiązkowych, stanowią przychód Spółki podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych.

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy zauważyć należy, że opisane w zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione na Pracowników tj. wypłacane napiwki obowiązkowe spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Wydatki ponoszone przez Spółkę dotyczące wypłaty napiwków obowiązkowych pracownikom są bowiem dążeniem Spółki do osiągnięcia przychodów.

Zatem stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na wypłatę napiwków obowiązkowych pracownikom, do kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 należało uznać za prawidłowe.”

Podobnie stanowisko zostało prezentują również:

• Interpretacja indywidualna z dnia 16.11.2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.608.2022.1.MKU,
• Interpretacja indywidualna z dnia 25.09.2020 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.256.2020.1.AT,
• Interpretacja indywidualna z dnia 18.06.2019 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.158.2019.3.MJ.

Warto zwrócić uwagę, że jeśli przedsiębiorca przekazuje otrzymane napiwki np. kelnerom, to powinien posiadać odpowiednie dokumenty potwierdzające, że takie przekazanie faktycznie miało miejsce. Ustawa nie precyzuje sposobu dokumentacji, na przykładzie interpretacji można jednak wskazać, że:

„Odnotowanie Napiwku Dobrowolnego w terminalu płatniczym skutkuje w sposób automatyczny przypisaniem (loginem/alokacją) tego napiwku do konkretnego Pracownika, który obsługuje danego klienta (dany rachunek) i do jego indywidualnego numeru identyfikacyjnego.

Następnie, w ramach rozliczenia z Pracownikiem, kwota napiwku przyznana przez klienta jest przekazywana konkretnemu Pracownikowi. W związku z tym możliwe jest generowanie okresowych raportów, na podstawie których Spółka rozlicza się z pracownikami z napiwków”

Podsumowanie

Wzmożony ruch turystyczny w sezonie wakacyjnym to również większy przepływ drobnych świadczeń pieniężnych – opłat serwisowych i napiwków. Dla celów podatkowych kluczowe znaczenie ma ich odróżnienie:

• opłata serwisowa to obowiązkowa część ceny usługi i przychód przedsiębiorcy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym,
• dobrowolny napiwek, jeśli w całości przekazany jest pracownikowi i nie jest zatrzymywany przez przedsiębiorcę, to nie generuje dla niego przychodu,

Prawidłowa klasyfikacja świadczeń oraz rzetelne dokumentowanie ich przepływu mają kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych.