Pełne odliczenie VAT od samochodów w firmie – kiedy nie trzeba prowadzić kilometrówki?

Wykorzystywanie aut w działalności gospodarczej jest zjawiskiem bardzo powszechnym i z pewnością każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że w celu pełnego odliczenia VAT powinien prowadzić tzw. kilometrówkę – czy jednak zawsze? Kwestie dotyczące prawa do odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy o VAT. W świetle tego przepisu podatnik co do zasady ma prawo odliczyć 50% VAT wynikającego z faktur dotyczących nabycia lub wszelkich wydatków związanych z eksplotacją. Chodzi tu o pojazdy samochodowe, w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Od powyższej zasady ustawodawca przewidział pewne wyjątki, po spełnieniu których prawo do odliczenia VAT może wynieść 100%. Podatnik ma prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, jeżeli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, lub jest konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie. W świetle art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Analiza powyższego przepisu prowadzi do wniosku, że ustawodawca nie uzależnia możliwości pełnego odliczenia VAT tylko i wyłącznie od prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – oprócz warunku odnoszącego się do konstrukcji pojazdów przeznaczonych do przewozu 10 osób łącznie z kierowcą, istnieje inna możliwość, o której mowa w pkt 2 art. 86a ust. 4 ustawy o VAT. Literalne brzmienie tego przepisu mogłoby prowadzić do wniosku, że ustawodawca pozostawił pewnego rodzaju furtkę pozwalającą na dokonanie indywidualnej oceny każdego przypadku – nic bardziej mylnego. W świetle art. 86a ust. 9 ustawy o VAT do pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT zalicza się m.in:

1. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: a)klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub b)z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
2. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
3. pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń: a) agregat elektryczny/spawalniczy, b) do prac wiertniczych, c) koparka, koparko-spycharka, d) ładowarka, e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, f) żuraw samochodowy

- jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany      pojazd jest pojazdem specjalnym. Stosownie do art. 86a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w art. 86 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o VAT stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Analiza przytoczonych przepisów prowadzi do wniosku, że uzyskanie w dowodzie rejestracyjnym wpisu VAT-1 lub VAT-2 na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez OSK, pozwoli na pełne odliczenie VAT i nie będzie wiązało się to z koniecznością prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, bowiem samochód ten w świetle przepisów będzie uznawany za wykorzystywany wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej.  Oczywiście warunkiem uzyskania takiego wpisu jest spełnienie przesłanek o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 – w praktyce zatem zawsze będą to samochody o nadwoziu typu Van – co istotne konstrukcyjnie pojazd taki musi mieć tylko jeden rząd siedzeń. Prawo do odliczenia 100% VAT bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przysługuję również w odniesieniu do samochodów specjalnych – stwierdza się to na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, a więc w praktyce karcie pojazdu. Co jednak istotne  preferencja ta dotyczy tylko pojazdów wprost wskazanych w ustawie o VAT i w rozporządzeniach wykonawczych (Przykładowo: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 maja 2014 r. w sprawie przypadków, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – jako pojazdy specjalne należy rozumieć np. pomoc drogową, karawan czy bankowóz). Co również ciekawe w odniesieniu do wpisów w dowodzie rejestracyjnym podatnikom przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT nawet wtedy, gdy zostaną one poniesione przed uzyskaniem zaświadczenia z okręgowej stacji kontroli pojazdów i odpowiedniego wpisu w dowodzie pojazdu – „Potwierdzenie cech konstrukcyjnych pojazdu, które wykluczają jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą wydane przez stację kontroli pojazdów powinno być traktowane jako środek dowodowy do wykazania wymaganych cech pojazdu, a nie jako warunek, którego niespełnienie powoduje pozbawienie podatnika prawa do pełnego odliczenia VAT.” (zob. Wyrok WSA w Łodzi – I SA/Ke 203/22). Konkludując, warto dokonać analizy technicznej posiadanych pojazdów, niewykluczone, że znajdą się przypadki, w których nie będzie potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu odliczenia 100% VAT. Warto oczywiście pamiętać o tym, że brak spełnienia omawianych wyżej przesłanek nie wyklucza możliwości odliczenia pełnego VAT-u w sytuacji, gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, należy jednak zawsze pamiętać o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.