Pisemne uzasadnienie ważnego wyroku NSA w sprawie odpowiedzialności za faktury wystawione przez pracownika

NSA opublikował pisemne uzasadnienie wyroku z dnia 3 września 2024 r. w sprawie I FSK 1212/18 dotyczącej odpowiedzialności spółki za faktury wystawione przez jej pracownika.

NSA uznał w przedmiotowym orzeczeniu, że w sytuacji gdy pracownik podatnika VAT wystawił fałszywą fakturę wykazującą VAT, posługując się tożsamością pracodawcy jako podatnika bez jego wiedzy i zgody, pracodawcę tego nie uznaje się za osobę zobowiązaną do rozliczenia VAT tylko wtedy, gdy dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań wspomnianego pracownik, obejmującej w szczególności stworzenie systemu (procedury) monitorowania czynności wystawiania faktur przez pracowników. Wcześniej w sprawie wypowiedział się TSUE w wyroku z 30 stycznia 2024 roku, sygn. C-422/22.

O wyroku pisaliśmy wcześniej tu: https://www.akademialtca.pl/blog/nsa-spolka-odpowie-za-puste-faktury-wystawione-przez-jej-pracownika

W pisemnym uzasadnieniu wyroku NSA wskazał m.in., że:

• W stanie faktycznym będącym przedmiotem sprawy pracownica spółki była odpowiedzialna za wystawianie faktur i była w szczególności uprawniona do wystawiania faktur VAT poza informatycznym systemem fakturowania, bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody swojego pracodawcy. Organ podatkowy uznał zatem, że pracodawca ten uchybił ciążącemu na nim obowiązkowi nadzoru i że jego niedbalstwo uniemożliwiło mu wykrycie stanowiących oszustwo praktyk jego pracownicy i zapobieżenia im.
• Spółka nie stworzyła żadnego systemu kontroli w stosunku do pracownika, który był odpowiedzialny za wystawianie faktur.
• Pracownik, który chce działać na szkodę pracodawcy w celu uzyskania osobistej korzyści, zawsze może znaleźć ku temu stosowną sposobność, lecz aby zapobiegać takim działaniom pracodawca jest obowiązany do takiej organizacji pracy i systemu nadzoru (monitorowania poczynań pracowników, których skutki działań ponosi), aby nieuczciwemu pracownikowi utrudnić tego rodzaju działania i aby miał on świadomość ewentualnego szybkiego wykrycia jego poczynań.
• Nawet, gdy w spółce obowiązują odpowiednie procedury i nadzór, pracownik może zachować się w sposób nieuczciwy, ale w tym przypadku nie można pracodawcy postawić zarzutu braku należytej staranności przez zaniedbanie nadzoru.
• Argumentacja skarżącej, że w sprawie nie udowodniono wykorzystania firmowej infrastruktury, była nieistotna wobec braku procedur kontrolnych. Gdyby bowiem w spółce funkcjonował system odpowiedniej kontroli to zapobiegłoby to wykorzystaniu komputerów firmowych do nielegalnej działalności, a ewentualne wystawianie pustych faktur przez pracownicę poza infrastrukturą pracodawcy, nie obciążałoby go zarzutem braku należytego nadzoru.

W świetle tez zaprezentowanych w uzasadnieniu wyroku, aktualne wydają się moje wnioski z przytoczonego powyżej wpisu. Jak pisałem we wrześniu 2024 roku, w mojej ocenie przedmiotowy wyrok NSA powinien skłonić przedsiębiorstwa do wprowadzenia procedur należytej staranności mających na celu określenie jasnych reguł nadzoru nad pracownikami. Taki dokument może być pomocny w wykazaniu braku winy i złej wiary pracodawcy w sytuacji wystawienia pustych faktur zawierających jego dane przez pracownika. W przypadku braku takiej procedury i braku nadzoru nad pracownikiem, pracodawca musi liczyć się z poniesieniem odpowiedzialności finansowej za jego działania. 

Mówiąc dosadniej – moim zdaniem brak procedur należytej staranności w zakresie VAT w przedsiębiorstwie w świetle tez zaprezentowanych przez NSA stawia taki podmiot w zasadzie z automatu na przegranej pozycji w potencjalnym sporze z organami podatkowymi w przypadku, gdy pracownik takiego podmiotu wystawi pustą fakturę używając do tego danych pracodawcy. Bez wprowadzenia takiej procedury w spółce, według mnie zarząd nie może i nie powinien spać spokojnie. Jest to bowiem obszar wysokiego ryzyka, a zaniedbania w tym zakresie mogą mieć katastrofalne skutki dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.