Płatność gotówką powyżej 15 000 zł a koszty podatkowe – wyrok NSA II FSK 1135/22

Czy zapłata gotówką w transakcji między przedsiębiorcami może przekreślić możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów? To pytanie od lat budzi emocje i niepewność wśród podatników. W najnowszym wyroku z dnia 26 maja 2025 r. (sygn. II FSK 1135/22), Naczelny Sąd Administracyjny rozwiał część wątpliwości.

Gotówka pod lupą fiskusa

W sprawie rozpatrywanej przez NSA podatnik poniósł koszt usług budowlanych i zapłacił wykonawcy gotówką – mimo że wartość transakcji przekraczała ustawowy limit 15 000 zł. Organy podatkowe zakwestionowały możliwość ujęcia wydatku w kosztach podatkowych, uznając, że gotówkowa forma płatności wzbudza podejrzenia co do autentyczności transakcji.

Stanowisko NSA

NSA podkreślił, że sama płatność gotówką – nawet powyżej limitu – nie stanowi dowodu fikcyjności transakcji ani podstawy do automatycznego wykluczenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Cytat z uzasadnienia: „Gotówkowa płatność może potwierdzać w powiązaniu z innymi dowodami w konkretnych przypadkach brak w ogóle płatności za faktury, czy też fikcyjność usług, ale musi to wynikać z całokształtu materiału dowodowego.”

Wnioski płynące z wyroku

1. Limit 15 000 zł – to nie zakaz, lecz warunek formalny

Zgodnie z ustawą o PIT i CIT, płatności między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł muszą być realizowane za pośrednictwem rachunku bankowego, aby mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednak naruszenie tego warunku nie oznacza automatycznie, że transakcja jest fikcyjna – organy muszą to udowodnić.

2. Ciężar dowodu spoczywa na organie

To organ podatkowy musi wykazać, że transakcja nie miała miejsca lub że nie została należycie udokumentowana – nie wystarczy sam fakt użycia gotówki jako metody płatności.

3. Dowody są kluczowe

W praktyce podatnik powinien zadbać o jak najszersze udokumentowanie transakcji:

• umowy i zlecenia,
• protokoły odbioru,
• korespondencję mailową,
• zdjęcia lub inne potwierdzenia wykonania usługi.

Płatność gotówką powyżej 15 000 zł nie wyklucza uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów, o ile podatnik umie to wiarygodnie wyjaśnić. Organy muszą oceniać całość dowodów, uwzględniając np. zeznania stron, zakres usługi, faktury, sposób współpracy itp. Ciężar dowodu leży po stronie organu podatkowego, który musi udowodnić, że usługa była nierzetelna lub nie została wykonana.

Stosowanie płatności gotówkowych nie jest zabronione ani uzasadnione samo w sobie do zakwestionowania kosztu – kluczowe są uzasadnione wyjaśnienia przyczyn takiej formy rozliczenia.

• Wyjątkowo uzasadnij sytuację – np. brak konta u kontrahenta, natychmiastowa płatność w terenie itp.

• Zachowuj wszelkie dokumenty towarzyszące – im więcej potwierdzeń, tym lepiej. Ważna może okazać się każda dokumentacja pozafakturowa – np. protokoły, potwierdzenia realizacji usługi, korespondencja, zdjęcia z wykonania prac, zeznania stron.
• Rozważ pisemne oświadczenie kontrahenta o przyjęciu gotówki z podpisem i datą, może to być istotny dowód w ewentualnym postępowaniu podatkowym.
• W razie kontroli, warto już na etapie sporządzania dokumentacji przygotować pełne uzasadnienie stosowanej metody płatności.

Podsumowanie

Wyrok NSA II FSK 1135/22 potwierdza, że forma płatności gotówkowej nie może być jedyną podstawą do podważenia kosztu podatkowego. To dobra wiadomość dla podatników, którzy w uzasadnionych przypadkach sięgają po gotówkę. Kluczem pozostaje jednak rzetelna dokumentacja i zachowanie ostrożności przy transakcjach ponad limit.