Premia za polecenie kandydata – przychód ze stosunku pracy czy inne źródła?
Wypłata premii za polecenie kandydata do pracy może być klasyfikowana podatkowo na dwa sposoby: jako przychód ze stosunku pracy lub jako przychód z innych źródeł. Najnowsza interpretacja podatkowa (0115-KDIT2.4011.528.2024.1.ŁS) wskazuje, w jakich przypadkach premie należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy.
Kiedy premia jest przychodem ze stosunku pracy?
Zgodnie z stanowiskiem fiskusa, jeśli program poleceń jest skierowany wyłącznie do pracowników firmy, to otrzymana przez nich premia stanowi przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca musi pobrać zaliczkę na PIT oraz składki ZUS.
Jak stwierdził Dyrektor KIS: „Z uwagi więc na to, że ww. system rekomendacji ma charakter wewnętrzny i do udziału w akcji naboru proszeni są tylko pracownicy Państwa Spółki, premia im wypłacana stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Niezależnie bowiem od tego, czy udział w Programie związany jest czy też nie z obowiązkami służbowymi pracownika, dla zakwalifikowania premii z tego tytułu do przychodów ze stosunku pracy wystarczająca jest okoliczność, że adresatami Programu są jedynie pracownicy Spółki, nie zaś szersze grono odbiorców.
Tym samym, wbrew Państwa stanowisku, spoczywają na Państwu - jako Spółce wypłacającej premie swoim pracownikom - obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, określone w art. 32 i art. 38 analizowanej ustawy.
Ponadto, mają Państwo obowiązek wykazania przychodu z tego tytułu w informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11), zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”
Kiedy premia może być przychodem z innych źródeł?
Wcześniejsze interpretacje, m.in. 0112-KDIL2-1.4011.595.2024.1.DJ, wskazywały, że jeśli program poleceń obejmuje również inne osoby, np. współpracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne, to premia nie jest traktowana jako część wynagrodzenia za pracę, lecz jako przychód z innych źródeł. W takiej sytuacji pracodawca nie musi pobierać zaliczek na PIT, a przychód rozlicza się w zeznaniu rocznym.
Jak czytamy w interpretacji: „W odniesieniu do zakwalifikowania ww. premii pieniężnej do odpowiedniego źródła przychodu, należy uznać, że jej wartość stanowi dla tych osób (tj. pracowników Spółki zatrudnionych w ramach umowy o pracę bądź osób współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych) przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.(..)
Uznałem bowiem, że ze względu na fakt, że program rekomendacji pracowniczych jest skierowany do różnych grup uczestników (rekomendującymi kandydatów na stanowiska pracownicze w procesie rekrutacyjnym mogą być zarówno pracownicy Spółki zatrudnieni w ramach umowy o pracę lub osoby współpracujące w ramach umowy zlecenia lub umowy o współpracy w ramach prowadzonej działalności) oraz ze względu na fakt, że jak sami Państwo wskazali we wniosku: (...) Zasady działania programu rekomendacji pracowniczych określone są w regulaminie Spółki i podane do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie (nie są one określone wskazane w umowie o pracę czy też w umowie cywilnoprawnej) - to wypłacone świadczenie osobom polecającym, będącym przedmiotem Państwa zapytania (tj. pracownikom Spółki zatrudnionym w ramach umowy o pracę lub osobom współpracującym w ramach umów cywilnoprawnych) stanowi dla nich przychód ze źródła przychodu - "inne źródła", o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 powołanej ustawy. Zatem, należy zgodzić się z Państwem, że prawidłowym działaniem będzie zaprzestanie pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.”
Wnioski dla pracodawców
Klasyfikacja podatkowa premii za polecenie kandydata do pracy zależy od kilku kluczowych czynników. Jeśli program rekomendacji jest skierowany wyłącznie do pracowników firmy, to świadczenie to stanowi przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do poboru zaliczki na PIT oraz naliczenia składek ZUS.
Natomiast jeśli program obejmuje również inne osoby, np. współpracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne, premia może być zakwalifikowana jako przychód z innych źródeł. Warunkiem jest, aby jej zasady były określone w odrębnym regulaminie firmy i nie wynikały bezpośrednio z umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. W takim przypadku pracodawca nie musi potrącać zaliczki na PIT, a na nim ciążą jedynie obowiązki informacyjne wobec urzędu skarbowego i podatnika.
Przy konstruowaniu programów poleceń kluczowe jest więc precyzyjne określenie grupy beneficjentów oraz sposobu regulacji zasad przyznawania premii. Wybór właściwego modelu może mieć istotny wpływ na obowiązki podatkowe zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
