Prezenty dla pracowników jako darowizna – na co zwrócić uwagę.

Pracownicy mogą uniknąć podatku dochodowego od osób fizycznych od drobnych prezentów  takich jak bilety na basen, jednak pod pewnymi warunkami, które pozwalają zakwalifikować takie świadczenia jako darowizny. Takie podejście potwierdził, kolejny raz, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 czerwca 2025 r. (0112-KDWL.4011.61.2025.1.JK). Warto jednak pamiętać, że mimo braku PIT po stronie pracownika, po stronie pracodawcy pojawia się ograniczenie – wydatki te nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu w CIT.

Przedstawiony stan faktyczny

Wnioskodawcą była spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która z własnych środków obrotowych nabyła bilety na basen kryty oraz planuje zakup biletów na basen odkryty w okresie letnim. Bilety te zostały i mają zostać nieodpłatnie przekazane pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę.

Wartość jednego biletu została określona na poziomie nieprzekraczającym kilkudziesięciu złotych, a przekazane świadczenia nie są powiązane z zajmowanym stanowiskiem, wynikami pracy, czy jakąkolwiek formą oceny pracowniczej. W regulaminach wewnętrznych oraz umowach o pracę brak jest postanowień regulujących przekazywanie takich świadczeń. Bilety stanowią drobny prezent, a ich celem zgodnie z deklaracją spółki ,jest budowanie relacji z pracownikami oraz wyrażenie uznania i podziękowania.

Ocena prawna

Wydana interpretacja potwierdza, że przekazanie biletów na basen spełnia przesłanki darowizny w rozumieniu art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego. W konsekwencji wartość przekazanego świadczenia nie stanowi przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, lecz jako darowizna podlega regulacjom ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Dyrektor KIS wskazał, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, do przychodów nie zalicza się świadczeń, które podlegają opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. W omawianej sprawie zastosowanie znajdzie zatem ustawa z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn.

Warunki kwalifikacji darowizny

Na gruncie interpretacji indywidualnych można wskazać, że organy podatkowe dopuszczają możliwość zakwalifikowania świadczeń na rzecz pracowników jako darowizn niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, o ile spełnione są określone warunki tj.:

• są to dobrowolne świadczenia ze strony pracodawcy na rzecz pracowników, nie wynikają one z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania oraz innych przepisów w tym przepisów prawa pracy,
• pracownik nie może domagać się od pracodawcy takiego świadczenia, zależy ono wyłącznie od decyzji Spółki,
• mają formę prezentów okolicznościowych,
• brak jest ekwiwalentu ze strony obdarowanego pracownika w postaci świadczenia wzajemnego z jego strony.

Konsekwencje podatkowe

Z perspektywy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT):

• Na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika PIT (obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki).
  • Pracownik nie uzyskuje przychodu ze stosunku pracy.

Z perspektywy podatku od spadków i darowizn:

• Jeżeli łączna wartość przekazanych darowizn nie przekracza 5 733 zł w ciągu 5 lat od jednego darczyńcy (w tym przypadku – pracodawcy), nie występuje obowiązek podatkowy ani obowiązek zgłoszeniowy (formularz SD-3).

Z perspektywy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT):

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodu darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem wpłat na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, z tym że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.
Oznacza to, że pracodawca nie może ująć wartości przekazanych biletów jako kosztu uzyskania przychodu, nawet jeśli działania te służą budowaniu pozytywnych relacji z personelem.

Podsumowanie 

Interpretacja z 16 czerwca 2025 r. wpisuje się w  linię interpretacyjną KIS, zgodnie z którą określone świadczenia przekazywane pracownikom mogą być kwalifikowane jako darowizny, a nie jako przychód ze stosunku pracy – o ile spełnione są wskazane powyżej warunki.

Warto również mieć na uwadze, że pomimo neutralności podatkowej po stronie pracownika, po stronie pracodawcy skutki w CIT mogą być mniej korzystne.