Pułapki w umowie spółki – o czym zapominają wspólnicy na starcie?

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to dla wielu przedsiębiorców naturalny krok w rozwoju biznesu. Choć rejestracja spółki – zwłaszcza online – wydaje się dziś formalnością, to sama umowa spółki pozostaje dokumentem, od którego może zależeć nie tylko sukces przedsięwzięcia, ale i… jego upadek. W praktyce wiele problemów wynika z pozornie drobnych decyzji, które przy podpisywaniu umowy wydają się „oczywiste”. Warto przyjrzeć się kilku typowym błędom, które potrafią sparaliżować spółkę już w pierwszym roku jej działania. 

Udziały 50/50 – równość, która prowadzi do pata 

Najczęstszy scenariusz: dwóch wspólników, po 50% udziałów każdy. Na papierze – pełna równość, wspólne decyzje, partnerska współpraca. W praktyce – recepta na paraliż decyzyjny. 

W spółce z o.o. kluczowe decyzje zapadają uchwałami zgromadzenia wspólników. Gdy udziały są równo podzielone, każda ze stron może zablokować drugą – i to zarówno przy sprawach bieżących, jak i strategicznych (np. zmiana umowy, powołanie zarządu czy podział zysku). W efekcie spółka może utknąć w miejscu na długie miesiące. 

Z prawnego punktu widzenia rozwiązaniem jest asymetria udziałów (np. 51/49), ewentualnie uprzywilejowanie co do głosu jednego ze wspólników, by uniknąć sytuacji remisowej przy różnicy zdań na zgromadzeniu wspólników. Możliwe jest również zastosowanie w umowie mechanizmów rozstrzygania sporów w postaci klauzul mediacyjnych (deadlock clauses) lub zasad odkupu udziałów. Ich brak to ryzyko, że w razie poważnego konfliktu niewiele będzie można zrobić. 

Dziedziczenie udziałów – co, jeśli wspólnik odejdzie? 

Śmierć wspólnika to temat, który wielu przedsiębiorców odkłada na później. Niestety, brak regulacji w umowie spółki oznacza, że w miejsce zmarłego wstąpią jego spadkobiercy, często kilku naraz, z różnymi poglądami na przyszłość firmy. 

Kodeks spółek handlowych (art. 183 § 1 KSH) pozwala jednak w umowie wyłączyć lub ograniczyć wstąpienie spadkobierców. Można np. przewidzieć, że spadkobiercy otrzymają równowartość udziałów w gotówce, a nie same udziały. Brak takiego postanowienia grozi wewnętrznym chaosem i utratą kontroli nad spółką w kluczowym momencie. 

Przedłużony rok obrotowy a dywidenda – dłuższe czekanie na zysk 

Nowe spółki często przyjmują tzw. przedłużony pierwszy rok obrotowy – np. zakładają się w listopadzie, a rok kończy dopiero 31 grudnia następnego roku, by „nie robić sprawozdania po dwóch miesiącach działalności”. To ma sens księgowy, ale rodzi konsekwencje dla wspólników. 

Dopóki nie zostanie sporządzone i zatwierdzone pierwsze sprawozdanie finansowe, spółka nie może wypłacić dywidendy. Oznacza to, że wspólnicy mogą czekać na zysk nawet kilkanaście miesięcy, mimo że firma już zarabia. Jeśli planowana jest szybka monetyzacja lub wypłata środków, warto rozważyć krótszy pierwszy rok obrotowy lub inne formy rozliczeń (np. wynagrodzenie za pełnienie funkcji). 

Świadczenia wspólnika z art. 176 KSH – ukryty obowiązek 

Wielu przedsiębiorców chce, by wspólnik „wnosił coś więcej niż pieniądze” – np. usługi doradcze, know-how czy dostęp do kontaktów. W tym celu sięgają po art. 176 KSH, który pozwala zobowiązać wspólnika do świadczenia na rzecz spółki. 

Brzmi praktycznie, ale rodzi kilka ryzyk: 

• takie świadczenie musi być precyzyjnie opisane (zakres, wynagrodzenie, czas trwania), inaczej ZUS na pewno zakwestionuje charakter świadczenia i wynagrodzenia oskładkowując wynagrodzenie z tego tytułu, 

• również i fiskus może potraktować je jako ukryty zysk lub wynagrodzenie bez umowy; 

• spółka musi prowadzić ewidencję tych świadczeń i rozliczać je jak typową transakcję gospodarczą (dowody na wszystkie świadczenia wspólnika); 

• brak realizacji świadczenia może stanowić naruszenie obowiązków wspólnika, prowadząc nawet do jego wyłączenia ze spółki. 

Nieprzemyślane zastosowanie art. 176 KSH często komplikuje rozliczenia podatkowe i relacje między wspólnikami zamiast je porządkować. Obecnie świadczenie to wraz z powiązanym wynagrodzeniem straciło praktycznie na znaczeniu, bowiem w 100% sytuacji ZUS kwestionuje ich charakter żądając składek, a obecnie nawet organy podatkowe zaczęły dużo uważniej się tym mechanizmom przyglądać. Innymi słowy praktycznie niemożliwe jest wprowadzenie tego mechanizmu w spółce bez ryzyka problemów ze strony wspomnianych instytucji i organów. 

Adres spółki a siedziba – niuans o dużym znaczeniu 

W umowie spółki zgodnie z art. 157 § 1 KSH należy wskazać siedzibę spółki, czyli miejscowość. Częsty błąd to wpisywanie konkretnego adresu (np. „ul. Słoneczna 5, Warszawa”). Na pierwszy rzut oka niewinne – w praktyce kłopotliwe. 

Zmiana adresu w tej samej miejscowości (np. przeniesienie biura z jednego biurowca do drugiego) wymaga wtedy zmiany umowy spółki i wizyty u notariusza. To niepotrzebny koszt i formalność, której można uniknąć. Wystarczy w umowie wskazać samą miejscowość jako siedzibę, a adres ujawnić jedynie w KRS – ten można zmienić zwykłym wnioskiem elektronicznym. 

Umowa spółki to nie formularz, lecz fundament 

Choć rejestracja spółki w systemie S24 kusi prostotą i szybkością, to gotowe wzory nie uwzględniają indywidualnych ryzyk. Każdy z powyższych punktów pokazuje, że prawidłowo skonstruowana umowa spółki to nie formalność, lecz narzędzie zarządzania ryzykiem – zarówno biznesowym, jak i osobistym. 

Warto więc, zanim podpiszemy umowę lub klikniemy „złóż wniosek”, poświęcić chwilę na analizę jej postanowień. Czasem drobna zmiana kilku słów w umowie może uchronić wspólników przed długim sporem w sądzie, stratą zysków lub utratą kontroli nad własnym biznesem.