Raport wydatków pracownika jako koszt pracodawcy
Pracownicy w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą często szereg wydatków, takich jak m.in. koszty podroży służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych). Jeśli wydatki te są ponoszone przez pracownika z prywatnych pieniędzy to przysługuje mu zwrot środków. Istotne jest w tym zakresie udokumentowanie zwrotu tak by wydatek ten mógł stanowić dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja ustawodawcy ma charakter ogólny, dlatego też każdorazowy wydatek powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Dodatkowo, zgodnie z ustawą o CIT podatnicy są obowiązani między innymi do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa o rachunkowości ustala w tym przypadku zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podstawowymi księgowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT, jednak dowodami księgowymi są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości. Takim dowodem będzie między innymi raport wydatków, na podstawie którego pracodawca zwraca pracownikowi poniesione koszty.
Istotne jest by zwracane pracownikowi wydatki spełniały przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i by nie stanowiły wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe. W tym celu niezbędna jest każdorazowa weryfikacja zasadności poniesionego przez pracownika wydatku w sposób funkcjonujący u konkretnego pracodawcy. Kluczowa jest również forma udokumentowania tych wydatków. Jak wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 30 maja 2025 roku, nr: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS wydatki pracownika mogą być udokumentowane przez złożony przez Pracownika raport udostępniony przykładowo w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym pracodawcy. Istotne jest również by do raportu zostały dołączone zdjęcia, czy też skany dokumentów wystawionych chociażby imiennie na Pracownika. Jeśli bowiem na gruncie przepisów o rachunkowości dowody przedstawione przez pracownika potwierdzają poniesione przez niego wydatki, to stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych.
Według Dyrektora KIS taki sposób udokumentowania faktu poniesienia kosztów jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Bowiem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych. Każdorazowo należy jednak badać czy wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe.
