Uczestnictwo w zagranicznej konferencji a WHT
W dobie dynamicznego rozwoju międzynarodowego biznesu i rosnącej potrzeby aktualizacji wiedzy, przedsiębiorcy coraz częściej uczestniczą w zagranicznych konferencjach, szkoleniach czy kongresach branżowych. Wraz z rosnącą popularnością takich wyjazdów pojawiają się również pytania o ich konsekwencje podatkowe, a w szczególności – o obowiązki w zakresie podatku u źródła. Czy wydatki takie jak: opłaty za bilet wstępu (wejściówkę) na konferencje, opłaty na banerach/stronie internetowej promującej konferencję oraz zakup przestrzeni wystawienniczej (tj. opłaty za zabudowę stoiska zapewnianego przez organizatora konferencji, wraz z osprzętem i akcesoriami) podlega WHT?
Odpowiedzi na to pytanie dostarcza świeża interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 maja 2025 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.218.2025.1.BD). Organ podatkowy zgodził się z wnioskodawcą (odstępując od własnego uzasadnienia), że wymienione wyżej wydatki nie kwalifikują się do żadnej kategorii świadczeń podlegających WHT, które zostały wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT.
Uczestnictwo pracowników/współpracowników spółki w konferencjach zagranicznych nie stanowi bowiem usługi wymienionej w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT ani usługi o charakterze zbliżonym do którejkolwiek usług wymienionych w tym przepisie. W szczególności, usług uczestnictwa w konferencjach nie można uznać za zbliżonych do usług doradczych, czy też usług w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej (ewentualna część rozrywkowa, w której mogą wziąć udział uczestnicy konferencji, stanowi bowiem marginalny element tego wydarzenia).
Co istotne, również zakup miejsca na banerach/stronie internetowej promującej konferencję oraz zakup przestrzeni wystawienniczej nie został przez Dyrektora KIS uznany za usługę reklamową, która podlega WHT. Wnioskodawca argumentował to stanowisko w sposób następujący: „(…) wystąpienie nazwy/loga Wnioskodawcy za opłatą na banerach/stronie internetowej promującej Konferencje nie stanowi przekazania treści informujących o usługach świadczonych przez Spółkę w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej. Również, poprzez zobaczenie nazwy/loga Wnioskodawcy na banerach/stronie internetowej promującej Konferencję przez osobę trzecią, nie spowoduje, że osoba ta poszerzy swoją wiedzę na temat Spółki, jak również nie zachęci jej no nabywania usług od Wnioskodawcy”.
Analogicznie Dyrektor KIS odnosił się do uczestnictwa w targach, m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 15 maja 2020 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.81.2020.2.ŚS) oraz z dnia 2 marca 2021 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.549.2020.2.BG).
Wnioskodawca swoje stanowisko argumentował dodatkowo w następujący sposób: „(…) na kwalifikację usługi oferowanej przez Organizatorów Konferencji dla potrzeb podatku u źródła nie powinien wpłynąć również fakt, że charakter Konferencji umożliwia Spółce promocję oferowanych przez siebie usług i rozwiązań służących do rozwoju strategii marketingowych w Internecie. Wnioskodawca zwraca bowiem uwagę, że działania związane z promocją Wnioskodawcy oraz rozpowszechnianiem informacji podejmowane są przez Spółkę, a nie przez Organizatora Konferencji. Spółka korzysta jedynie z możliwości promocji, jakie daje wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami Konferencji”.
Biorąc pod uwagę powyższe uzasadnienie, Dyrektor KIS zgodził się ze spółką występującą z wnioskiem, że wynagrodzenie wypłacane organizatorom konferencji nie podlega opodatkowaniu podatkiem u źródła zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, w konsekwencji czego spółka jako płatnik nie ma i nie będzie miała obowiązku pobrania WHT.
Omówiona interpretacja ta ma istotne znaczenie dla polskich przedsiębiorców planujących udział swoich pracowników w zagranicznych konferencjach oraz targach. Potwierdza ona, że wydatki ponoszone z tego tytułu nie wiążą się z obowiązkiem poboru podatku u źródła. W związku z czym, nie ma konieczności pozyskiwania certyfikatów rezydencji od organizatorów zagranicznych konferencji / targów.
