Ulga B+R: Braki w dokumentacji kart projektowych
Rozliczenie ulgi badawczo-rozwojowej w wielu przypadkach pozwala na uzyskanie realnych korzyści podatkowych, działania w tym zakresie powinny być jednak bardzo dobrze przemyślane i to już na samym początku naszej drogi związanej z podejmowanymi pracami rozwojowymi – szczególnie istotnym aspektem o który należy zadbać, jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji kart projektowych.
Temat ten na pierwszy rzut oka nie powinien budzić szczególnych wątpliwości, nie mniej jednak w naszej praktyce często zdarzają się przypadki w których dochodzi do pomijania niezwykle ważnych aspektów związanych z prowadzeniem takiej dokumentacji, których brak może mieć poważne skutki w obliczu przyszłych możliwych weryfikacji prawidłowości naszego rozliczenia przez organy podatkowe.
Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych błędów wynikających z prowadzonej dokumentacji projektowej, które przewijają się w naszej praktyce, co istotne – wiele z tych błędów możemy uniknąć już na samym początku naszej drogi z ulga badawczo-rozwojową.
- Brak nacisku na unikatowość rozwiązania
Prowadzona dokumentacja projektowa powinna zawierać szczegółowe informację związane z charakterem naszego projektu, przy czym w opisie danego projektu rozwojowego, powinniśmy skupić się przede wszystkim na aspektach związanych z unikatowością danego rozwiązania.
Za tym zwrotem nie kryję się nic innego, jak nacisk na innowacyjność danego rozwiązania w stosunku do rozwiązań dotychczas funkcjonujących w naszej firmie. Powinniśmy wskazać na to jaki „problem” zostanie rozwiązany wprowadzanym projektem rozwojowym i czym ten projekt odróżnia się od innych rozwiązań funkcjonujących na rynku lub w firmie. Kluczowym jest również wskazanie, jaka wiedza zostanie przez nas wykorzystana w realizacji danego projektu rozwojowego.
Elementy te są często pomijane przez podatników, a w skrajnych przypadkach z kart projektowych zupełnie nie wynika ich powiązanie z projektem badawczo-rozwojowym. Musimy pamiętać o tym, że to po stronie podatników leży dowodzenie słuszności i prawidłowości działania w przypadku rozliczania takiej ulgi.
Pozostawiając karty projektowe niezawierające informacji o unikatowości danego rozwiązania, narażamy się na ew. dyskusję z organami podatkowymi, których w oczywisty sposób możemy uniknąć, wymaga to jednak przemyślanego działania, już na początku naszej drogi związanej z rozliczaniem ulgi badawczo-rozwojowej.
- Pomijanie harmonogramu działań
Warto zwrócić uwagę, że zasadniczo zgodnie z przepisami, aby działalność podatnika mogła być uznana za działalność badawczo-rozwojową wystarczy, by podatnik prowadził badania naukowe lub alternatywnie, aby prowadził prace rozwojowe.
W obu przypadkach jednak, aby mówić o działalności badawczo rozwojowej działania Spółki muszą spełniać kryteria „twórczości”, „systematyczności” i „zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.
Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny.
Zgodnie natomiast z treścią Objaśnień MF "systematyczność" oznacza prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.
Przedstawiony powyżej aspekt, powinien mieć również swoje odzwierciedlenie w prowadzonej karcie projektowej, w naszej praktyce często zdarzają się sytuację w których podatnicy odstępują od wskazania szczegółowego harmonogramu prac. Co istotne, pomijając ten fakt, podobnie jak w przypadku braku wskazania unikatowości rozwiązania, narażamy się na niepotrzebne dyskusję z organami podatkowymi.
Realizując prace badawczo-rozwojowe, powinniśmy w sposób szczegółowy przeanalizować każdy kolejny etap, który będzie towarzyszyły naszym pracom, działania w tym zakresie powinny być odpowiednio przemyślane i wskazane w dokumentacji projektowej. Kluczowym jest zatem, wyróżnienie planowanych etapów/faz projektowych oraz o ile to możliwe, określenie orientacyjnych ram czasowych dla danego projektu.
Jak widać prowadzenie dokumentacji kart projektowych na pierwszy rzut oka nie wydaje się skomplikowaną czynnością, jednak jak to często bywa, mogą to być tylko pozory. W tym aspekcie nie powinniśmy więc zdawać się na własną intuicję, a pomoc specjalistów może okazać się nieoceniona – szczególnie w perspektywie przyszłych, możliwych kontroli ze strony organów podatkowych.
Chcesz wiedzieć więcej odwiedź naszą stronę o ulgach podatkowych: https://ltca.pl/ulgi-podatkowe/
