VAT: Transakcje łańcuchowe pod kontrolą dyrektora sprzedaży. Kto naprawdę "organizuje transport"?

Dyrektorze Działu Sprzedaży, czy wiesz, że Twoje decyzje dotyczące logistyki mają bezpośredni wpływ na rozliczenia VAT Twojej firmy? W międzynarodowym handlu, gdzie każda transakcja może być ogniwem w długim łańcuchu dostaw, kluczowe staje się jedno pytanie: kto jest "organizatorem transportu"?

Właściwe zrozumienie tej kwestii to nie tylko zadanie dla działu księgowości. To strategiczna wiedza, która pozwala na optymalizację kosztów, zwiększenie konkurencyjności oferty i zminimalizowanie ryzyka podatkowego.

Zawiłości prawne, które musisz poznać

Polski ustawodawca, w art. 22 ust. 2 ustawy o VAT, precyzuje:

„W przypadku gdy te same towary są przedmiotem kolejnych dostaw oraz są wysyłane lub transportowane bezpośrednio od pierwszego dostawcy do ostatniego w kolejności nabywcy, wysyłkę lub transport przyporządkowuje się wyłącznie jednej dostawie”.

Dodatkowo, pakiet quick-fixes wprowadza regułę, która ma fundamentalne znaczenie dla Twoich transakcji. Jeśli podmiot pośredniczący (czyli inny niż pierwszy dostawca, który wysyła lub transportuje towary) poda swojemu dostawcy numer VAT nadany przez kraj rozpoczęcia wysyłki, wówczas:

"dostawa na jego rzecz musi być opodatkowana w kraju rozpoczęcia wysyłki" (art. 22 ust. 2c). Jeśli natomiast użyje innego numeru VAT, to: "wysyłkę lub transport przypisuje się wyłącznie dostawie dokonanej na jego rzecz" (czyli może otrzymać fakturę ze stawką 0% VAT).

Twoja decyzja dotycząca warunków dostawy bezpośrednio decyduje o tym, czy Twoja firma będzie mogła zastosować stawkę 0% VAT, czy też będzie musiała rozliczyć transakcję w inny sposób.

Czym różni się „organizator techniczny” od „organizatora transportu”?

Przez wiele lat polskie organy podatkowe uważały, że "organizator transportu" to podmiot, który technicznie zleca usługę kurierską i ustala godziny odbioru. Takie podejście, choć intuicyjne, okazało się błędne.

Prawdziwe zrozumienie, kim jest ten kluczowy podmiot, przyniosło orzecznictwo unijne. Rzecznik Generalna Juliane Kokott w opinii w sprawie Herst s.r.o. (C-401/18) z 3 października 2019 r. wyjaśniła to jednoznacznie:

"w przypadku transakcji łańcuchowych należy zwłaszcza uwzględnić, przez kogo lub na czyj rachunek jest dokonywany transport (…). Ten, kto dysponuje towarem >>jak właściciel<< będzie zatem ponosił za każdym razem ryzyko przypadkowej utraty tego towaru (…). W konsekwencji można wyjść z założenia, że ten kto musi ponieść ryzyko przypadkowej utraty, posiada uprawnienie w rozumieniu art. 14 ust. 1 dyrektywy VAT do rozporządzania towarem jak właściciel”.

Wniosek jest prosty i ma strategiczne znaczenie dla Ciebie jako menadżera sprzedaży: Prawdziwym „organizatorem transportu” jest nie ten, kto kliknął „zamów kuriera”, ale ten, kto ponosi ryzyko utraty lub uszkodzenia towaru w trakcie jego przewozu.

Reguły Incoterms: narzędzie, które każdy dyrektor sprzedaży musi znać

Jak w praktyce określić, kto ponosi to ryzyko? Najprostszym i najpewniejszym narzędziem są międzynarodowe reguły handlowe Incoterms. Choć nie są one źródłem prawa, stanowią globalny standard, który precyzyjnie wskazuje, w którym punkcie i momencie przechodzi ryzyko zniszczenia lub utraty towaru.

Wybór odpowiedniej reguły Incoterms (np. FCA, CPT, DAP) to strategiczna decyzja, którą podejmujesz w procesie negocjacji. To ona determinuje, kto będzie „organizatorem transportu” w świetle przepisów VAT, a tym samym, czy Twoja firma zyska na rozliczeniu podatkowym.

Korzyści dla Twojego działu sprzedaży:

• Zwiększona konkurencyjność: Dzięki optymalizacji VAT możesz zaoferować klientom lepsze warunki cenowe.
• Mniejsze ryzyko dla działu finansowego: Jasne zasady Incoterms eliminują niepewność i minimalizują ryzyko błędnych rozliczeń, co przekłada się na lepsze relacje z innymi działami.
• Profesjonalizm w negocjacjach: Znając te zasady, prowadzisz rozmowy z klientami z pozycji eksperta, co buduje zaufanie i uwiarygadnia Twoją firmę.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje umowy handlowe są zoptymalizowane pod kątem VAT, a ryzyko podatkowe Twojej firmy jest pod kontrolą, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez zawiłości prawne i przekuć je w realne korzyści biznesowe.