Wewnętrzne modele kalkulacyjne a dokumentacja cen transferowych – czy arkusz kalkulacyjny wystarczy?

Wraz ze wzrostem obowiązków dokumentacyjnych w zakresie cen transferowych, wielu podatników staje przed pytaniem: czy przygotowywane wewnętrznie arkusze kalkulacyjne mogą stanowić wystarczające narzędzie do obrony przyjętych cen w transakcjach z podmiotami powiązanymi? Czy plik Excel z wyliczeniami marży lub alokacji kosztów będzie wystarczający wobec oczekiwań organów podatkowych?

Czym są wewnętrzne modele kalkulacyjne w TP?

W praktyce ceny transferowe są często kształtowane przy użyciu modeli kalkulacyjnych, które:

• alokują koszty według kluczy (np. przychody, liczba pracowników, powierzchnia biurowa),
• obliczają marżę zysku lub narzut na koszty,
• estymują wartości dla transakcji niematerialnych (np. opłat licencyjnych),
• służą do budowy polityki cenowej wewnątrz grupy.

Najczęściej są one prowadzone w prostych narzędziach, takich jak Excel lub inne arkusze kalkulacyjne, i wykorzystywane operacyjnie przez dział księgowy lub controllingowy.

Rola modeli w dokumentacji cen transferowych

Zgodnie z polskimi przepisami oraz wytycznymi OECD, dokumentacja cen transferowych powinna zawierać:

• analizę funkcjonalną,
• opis stosowanych metod,
• analizę porównawczą,
• kalkulacje uzasadniające rynkowość ustalonej ceny.

W praktyce oznacza to, że model kalkulacyjny może i często powinien stanowić załącznik do dokumentacji lokalnej (Local File), jeżeli odzwierciedla sposób ustalenia wynagrodzenia w transakcji z podmiotem powiązanym.

Zalety modeli w arkuszu kalkulacyjnym

Arkusze kalkulacyjne są popularne ze względu na:

• elastyczność i możliwość szybkiej edycji,
• niski koszt wdrożenia,
• możliwość wizualizacji danych i dynamicznej analizy
• łatwą integrację z danymi księgowymi.

Dla mniejszych i średnich grup kapitałowych może to być całkowicie wystarczające rozwiązanie pod warunkiem, że model jest transparentny, dobrze udokumentowany i możliwy do odtworzenia.

Ryzyka i ograniczenia

Choć arkusze kalkulacyjne, takie jak Excel, są powszechnie używane do tworzenia modeli kalkulacyjnych w ramach polityki cen transferowych, ich stosowanie wiąże się z istotnymi ograniczeniami i ryzykiem szczególnie w kontekście kontroli podatkowej oraz wymogów formalnych dokumentacji TP.

• Brak kontroli wersji i historii zmian

W odróżnieniu od systemów informatycznych klasy ERP czy platform do zarządzania dokumentacją TP, pliki Excela nie mają wbudowanego systemu wersjonowania. W praktyce oznacza to, że:

• trudno ustalić, która wersja modelu obowiązywała w konkretnym roku podatkowym,
• możliwe jest nieautoryzowane nadpisywanie pliku bez śladu,
• w przypadku kontroli brak będzie dowodu, że dany model istniał i był stosowany w danym okresie (a nie został przygotowany „po fakcie”).

Ryzyko: organ podatkowy może zakwestionować wiarygodność kalkulacji i uznać je za niewiarygodne źródło danych, co zwiększa ryzyko doszacowania dochodu.

• Błędy manualne i brak walidacji danych

Arkusze kalkulacyjne są wrażliwe na błędy ludzkie, zwłaszcza w złożonych modelach zawierających wiele formuł, odwołań i danych wejściowych. Częste problemy to:

• błędne formuły kopiowane między arkuszami,
• nieaktualne dane źródłowe,
• przypadkowe nadpisania komórek,
• brak kontroli logicznej nad zależnościami między zmiennymi.

Brak zautomatyzowanej walidacji (np. testów integralności danych) może prowadzić do nieświadomego stosowania niewłaściwych kalkulacji.

Ryzyko: wprowadzenie błędnych danych może skutkować nieprawidłowym ustaleniem ceny transferowej, co może zostać uznane za nierzetelne ustalenie dochodu.

• Trudności dowodowe w razie kontroli podatkowej

W przypadku kontroli organ może żądać dowodu na to, że przyjęty model kalkulacyjny:

• był faktycznie stosowany,
• był znany i zatwierdzony przez osoby odpowiedzialne,
• odpowiada rzeczywistej polityce rozliczeń z podmiotami powiązanymi.

Jeśli plik Excela nie zawiera komentarzy, źródeł danych, założeń i dat potwierdzających jego przygotowanie w odpowiednim czasie, może zostać uznany za:

• dokument przygotowany ex post (tj. dopasowany do sytuacji po zakończeniu roku),
• nieprzydatny z punktu widzenia realnego ustalenia ceny transakcyjnej.

Ryzyko: brak możliwości udowodnienia rynkowości ceny w razie sporu z organem podatkowym.

• Brak integralności z dokumentacją TP

Modele kalkulacyjne często powstają „na boku” – są tworzone przez działy księgowe lub finansowe niezależnie od procesu przygotowania dokumentacji Local File. Skutki:

• brak spójności między dokumentacją a faktycznymi kalkulacjami stosowanymi w rozliczeniach,
• nieczytelne powiązanie między modelami a opisem metodologii w dokumentacji TP,
• trudności w zrozumieniu kalkulacji przez osoby trzecie (np. organ podatkowy, biegły rewident).

Ryzyko: arkusz może zostać uznany za pomocniczy, nieformalny dokument i nie będzie traktowany jako część formalnej dokumentacji TP.

Co zrobić, aby arkusz kalkulacyjny był wystarczający?

Aby arkusz kalkulacyjny spełniał funkcję pełnoprawnego narzędzia TP, należy zadbać o:

• Przejrzystość struktury (czytelne zakładki, opisy formuł)
• Udokumentowane założenia i źródła danych (np. z księgowości, benchmarku)
• Komentarze objaśniające sposób kalkulacji (również dla osób z zewnątrz)
• Zabezpieczenie pliku przed przypadkowymi zmianami
• Dołączenie modelu do dokumentacji TP (np. jako załącznik PDF lub XML)

Dobrą praktyką jest też zatwierdzenie modelu wewnętrznie (np. przez dyrektora finansowego) i archiwizacja kopii wersji rocznej.

Alternatywa – profesjonalne systemy TP

Coraz więcej dużych grup korzysta z profesjonalnych rozwiązań TP:

• Zintegrowane systemy ERP z modułami TP
• Platformy do zarządzania dokumentacją TP i analizami porównawczymi
• Narzędzia do automatycznej alokacji kosztów zgodnie z polityką grupy

Choć droższe, zapewniają większe bezpieczeństwo dowodowe i zgodność z przepisami w różnych jurysdykcjach.

Arkusz kalkulacyjny może być skutecznym narzędziem w dokumentacji cen transferowych, ale tylko wtedy, gdy jest traktowany poważnie i odpowiednio udokumentowany. W dobie rosnącej presji ze strony organów podatkowych, wewnętrzne modele TP nie mogą być tworzone „ad hoc”, muszą być transparentne, powtarzalne i zgodne z metodologią przyjętą w dokumentacji.

Dla wielu firm Excel nadal wystarczy, ale tylko jeśli jest częścią świadomie budowanej polityki cen transferowych, a nie jej substytutem.