Wizualizacja e-faktury czy może jednak Dokument informacji rozliczeniowej?

Jeśli planujesz wysyłkę e-faktur, w szczególności przy zastosowaniu trybu online, zdecyduj czym będziesz się posługiwać przy wydaniu dokumentu z danymi e-faktury dla polskiego przedsiębiorcy.  

Fakt, czy mówimy o prawidłowej wizualizacji e-faktury, czy też o innym dokumencie, np. Dokumencie informacji rozliczeniowej ma ogromne znaczenie, jeśli dokument ten chcesz przekazać nabywcy poza KSeF, zanim faktura zostanie nadana do KSeF lub nie dojdzie jeszcze do nadania jej nr KSeF ID.  

Interpretacja DKIS z 13 kwietnia 2026 r., 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC obejmowała [m.in.] sytuację, w której podatnik (sprzedawca) rozpocznie proces wystawiania faktury online na rzecz polskiego przedsiębiorcy (polskiego nabywcy niebędącego konsumentem) i nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę.  

Zgodnie z wytycznymi fiskusa, w tej sytuacji wystawca nie może wydać polskiemu przedsiębiorcy wizualizacji takiej faktury poza KSEF, zanim faktura zostanie wysłana do KSEF i nie uzyska KSeF ID.  

Podobnie w sytuacji, gdy wystawca rozpocznie proces wystawiania faktury w trybie offline24, tj. przy założeniu wystawienia faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej a następnie niezwłocznie, nie później niż kolejnego dnia roboczego przesłania jej do KSEF!  

I tak samo, dla trybu związanego z czasową niedostępnością KSEF! 

W efekcie – nie masz jeszcze faktury w KSeF to nie dajesz żadnych wizualizacji.  

Również względem konsumentów (tu: jeśli dobrowolnie wybrano KSeF) i podmiotów zagranicznych, przy czym tu decyduje sam fakt wyboru trybu online, ponieważ wydanie wizualizacji jest możliwe w offline24!  

Powyższe ma doniosłe skutki w szczególności dla branży hotelowej, gastronomicznej oraz handlu detalicznego, dla każdego przypadku, gdy sprzedawca nie będzie w stanie wydać nabywcy (np. gościowi hotelowemu przy wymeldowaniu) papierowej wizualizacji faktury – jej wydruku – ponieważ ta, formalnie nie będzie jeszcze e-fakturą, tj.: 

• nie zostanie nadana do KSeF lub  

• zostanie nadana, ale nie uzyska jeszcze KSeF ID lub 

• stanie się e-fakturą, gdy nabywca już oddali się i fizycznie nie będzie mógł tego wydruku odebrać (np. wyjedzie z hotelu, wyjdzie z restauracji lub odejdzie od kasy).  

Przypadki uwzględnione w interpretacji to:  

• dla trybu online, gdy pomimo podjęcia próby wystawienia faktury ustrukturyzowanej do KSEF, z uwagi na ograniczenia przepustowości albo przejściowe problemy techniczne faktura ustrukturyzowaną nie zdąży „wysłać się” do KSEF zanim nabywca (np. gość hotelowy) nie opuści budynku hotelu (restauracji, sklepu);  

• dla trybu offline24, gdy faktura zostanie wysłana do KSEF kolejnego dnia roboczego po jej wystawieniu w formie elektronicznej.  

Fiskus zwraca tutaj dużą uwagę na konieczność zachowania sekwencji: (i) najpierw faktura ustrukturyzowana wystawiona do KSEF, a potem dopiero (ii) wydana w formie papierowej wizualizacji. 

I co najważniejsze – zachowanie zasad właściwych dla wizualizacji faktur offline wydawanych w trybie awarii KSEF nie ma tu znaczenia! Podobnie jak – na co wskazywał podatnik – pełna spójność treści xml i wydruku, i nanoszenie kodów QR 

Jak wyjaśnił organ podatkowy kwestią zasadniczą pozostaje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jeśli ten w danym momencie jeszcze nie jest spełniony to nie ma mowy o jakichkolwiek wizualizacjach.  

Nawet w odniesieniu do konsumentów (tu: jeśli dobrowolnie wybrano KSeF) czy podmiotów zagranicznych, ponieważ z nimi udogodnienie udostępnienia faktury i dla samego faktu udostępnienia faktury konieczne jest w pierwszej kolejności mieć do czynienia z e-fakturą (już będącą w KSeF z nadanym KSeF ID).  

Przy tej okazji organ przypomniał o możliwości posłużenia się potwierdzeniem transkacji, ale nie oszukujmy się - chyba nie o to chodziło wnioskującemu.  

Tym samym, jeśli w opisywanych sytuacjach chcemy „coś” wydać nabywcy – nazywajmy rzeczy po imieniu i wyraźnie odróżniajmy „wizualizację” od innych dokumentów, które również mogą mieć dane zbieżne z samą fakturą, i które możemy zastosować w miejsce „wizualizacji”.  

Przypominam bowiem, że zgodnie z interpretacją z 20 marca 2026, 0113-KDIPT1-2.4012.55.2026.1.JS, firmy mogą równolegle do wysyłki e-faktur w KSeF - wysyłać niektórym klientom dokumenty rozliczeniowe, na podstawie których klienci będą mogli zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi transakcji (dalej: "Dokument Rozliczeniowy") w formatach uzgodnionych z nimi. Pisaliśmy o tym w publikacji pt.:  „Stare layouty jednak do utrzymania”  

Taki dokument nie jest jednak „wizualizacją” i nie powinniśmy tak go postrzegać.   

Jeśli powyższe może mieć skutki dla Twojej działalności i chciałbyś skonsultować prawidłowość przyjętego modelu działania lub chciałbyś u siebie wdrożyć tego rodzaju dokument, w tym zastanawiasz się, czy warto wystąpić o interpretację – zapraszamy do kontaktu.