Zagraniczne platformy i brak faktur – jak udokumentować zakupy?
Wraz z rozwojem handlu internetowego i rosnącą liczbą zakupów dokonywanych na zagranicznych platformach, coraz częściej pojawiają się pytania dotyczące możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Szczególnie w sytuacji, gdy sprzedawca odmawia wystawienia faktury. W niedawno opublikowanej interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął stanowisko w sprawie dokumentowania takich transakcji.
Spis treści:
Zakup bez faktury – czy to wydatek podatkowy?
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdy mają na celu osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów oraz są właściwie udokumentowane.
Problem pojawia się w momencie, gdy sprzedawca, na przykład na zagranicznych platformach internetowych, nie wystawia faktury.
W omawianej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że brak faktury nie wyklucza możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jednak konieczne jest spełnienie określonych wymogów dotyczących dokumentacji.
Jak dokumentować wydatki bez faktury?
Na podstawie przepisów dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów.
Inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem muszą zawierać co najmniej:
- a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W przypadku, gdy nie mamy możliwości uzyskania faktury od sprzedawcy, przepisy podatkowe dopuszczają możliwość korzystania z innych dokumentów, które spełniają określone wymogi formalne. W omawianej sprawie podatniczka przedstawiła następujące dokumenty, które Dyrektor KIS uznał za wystarczające:
- Paragon wydany przez platformę internetową, na którym widnieje pełna kwota zakupu oraz wyszczególnione towary,
- Potwierdzenie zamówienia z danymi sprzedawcy, listą zamówionych produktów oraz metodą płatności,
- Potwierdzenie płatności z rachunku bankowego, zawierające informacje zgodne z danymi z zamówienia.
Czy paragon wystarczy?
Interpretacja wskazuje, że paragon, mimo iż nie jest fakturą, może być uznany za dowód zakupu. Ważne jest, aby dokumenty zawierały niezbędne dane dotyczące transakcji: informacje o sprzedawcy, dacie zakupu, przedmiocie transakcji oraz ostatecznej kwocie.
Jak czytamy w interpretacji:
„zakup towarów na chińskiej platformie – spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.
Natomiast podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest posiadana przez Panią dokumentacja, tj. paragon, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty, spełniająca warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.”
Wnioski
Z omawianej interpretacji płynie kluczowy wniosek: brak faktury nie wyklucza możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że inne dostępne dokumenty rzetelnie potwierdzają dokonanie zakupu i jego cel w ramach działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy dokonujący zakupów na platformach internetowych spoza Unii Europejskiej powinni więc zadbać o gromadzenie wszelkich możliwych dokumentów, które mogą posłużyć jako dowód transakcji w przypadku problemów z uzyskaniem faktury.
