Czynności sprawdzające organu – czy jest się czego bać?

Czynności sprawdzające to jedno z podstawowych narzędzi wykorzystywanych przez organy podatkowe do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatników. Warto wiedzieć, na czym dokładnie polegają, jakie obowiązki mogą wiązać się z udziałem w nich oraz jak się zachować, by zabezpieczyć swoje interesy.

Czym są czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające są stosunkowo prostą i mniej sformalizowaną procedurą, której celem jest weryfikacja formalnej poprawności złożonych deklaracji podatkowych, sprawdzenie terminowości zapłaty podatku oraz ustalenie, czy istnieją przesłanki wskazujące na możliwość popełnienia błędów lub nadużyć. Organy podatkowe najczęściej przeprowadzają je, zanim zdecydują się na wszczęcie kontroli lub postępowania podatkowego. Odpowiednia reakcja i zachowanie podatnika mogą jednak doprowadzić do braku stwierdzenia nieprawidłowości i zapobieżenia wdania się w spór podatkowy.

Co może robić organ w ramach czynności sprawdzających?

W ramach czynności sprawdzających organ podatkowy może:

• wzywać do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów,
• żądać przedstawienia faktur, rachunków, umów, potwierdzeń zapłaty itp.,
• kontaktować się pisemnie, mailowo bądź nawet telefonicznie.

Choć nie jest to kontrola ani formalne postępowanie, to organ może oczekiwać stosunkowo szerokiego zakresu informacji. I tu pojawia się istotny problem praktyczny. Nierzadko problematyczna jest też sama forma prowadzenia korespondencji. Wydaję się, że kontakt telefoniczny jest dla podatnika wygodną i szybką opcją porozumiewania. Problem jest jednak w tym, że po rozmowie telefonicznej podatnik nie ma żadnego potwierdzenia poczynionych ustaleń i śladu po przekazanych ustnie informacjach.

Nadużycia i „poszerzanie” zakresu sprawdzenia

Zdarza się, że organy – korzystając z odformalizowanej formy tej procedury – starają się wydobyć od podatników znacznie więcej informacji, niż rzeczywiście jest to uzasadnione. Często pytania nie dotyczą tylko konkretnego błędu czy rozbieżności, ale obejmują szerszy kontekst, w tym informacje o kontrahentach, modelu biznesowym czy nawet zdarzeniach gospodarczych dokonywanych na przestrzeni wielu lat. Warto mieć na uwadze, że takie działania, choć co do zasady formalnie dopuszczalne, bywają wykorzystywane instrumentalnie – jako sposób na pozyskanie materiału dowodowego na potrzeby przyszłych kontroli.

Jak reagować? Bądź aktywny, ale ostrożny

Choć czynności sprawdzające nie są jeszcze kontrolą, nie oznacza to, że można je bagatelizować. Wręcz przeciwnie – warto wziąć w nich aktywny udział, odpowiadać terminowo i rzeczowo. Co jednak niezmiernie ważne, zakres odpowiedzi powinien być ograniczony do tego, czego organ może rzeczywiście oczekiwać. Nie warto udzielać informacji „na zapas” ani wyjaśniać więcej, niż wynika z treści wezwania.

Jak kończą się czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające kończą się:

• zaakceptowaniem rozliczeń bez zastrzeżeń (organ może nie informować o tym wprost, ale brak dalszych działań to sygnał pozytywny),
• wezwaniem do złożenia korekty deklaracji,
• sporządzeniem korekty z urzędu (w określonych, wskazanych w ustawie przypadkach),

Jeśli organ stwierdzi nieprawidłowości, to jest to poniekąd informacja („zachęta”) do skorygowania, bo jeśli się tego nie zrobi, to może zostać wszczęta kontrola bądź od razu postępowanie podatkowe (częściej, jeśli jasne są okoliczności faktyczne sprawy).

Zadbaj o ślad na wypadek kontroli w przyszłości

W toku czynności sprawdzających warto zadbać o pozostawienie „śladu” po przeprowadzonej procedurze. Może to być:

• odpowiedź przesłana mailem,
• notatka ze spotkania z pracownikiem organu (wizycie w urzędzie),
• pismo organu potwierdzające brak zastrzeżeń (jeśli takie się pojawi),
• choćby korespondencja mailowa, w której organ wskazuje, że nie stwierdza nieprawidłowości, kończy czynności i nie ma dalszych pytań.

Dlaczego to ważne? Bo jeśli w przyszłości dojdzie do kontroli, warto mieć dowód, że dana kwestia była już analizowana i nie wzbudziła zastrzeżeń organu. To może uchronić przed zarzutem błędnego rozliczenia podatku i pomóc wykazać działanie w zaufaniu do organów władzy publicznej, które w przeszłości nie stwierdziły nieprawidłowości.

Podsumowanie

Czynności sprawdzające nie są powodem do paniki, ale wymagają rozsądnego i świadomego podejścia. Bądź aktywny, ale precyzyjny. Odpowiadaj na pytania, ale tylko w zakresie, do którego organ ma prawo. Zabezpieczaj ślady kontaktu i dbaj o to, by potencjalne problemy rozwiązywać na tym najwcześniejszym etapie. To często najprostszy sposób na uniknięcie znacznie poważniejszych konsekwencji w przyszłości.

💬 Jeśli masz do czynienia z czynnościami sprawdzającymi, pamiętaj że nie musisz być w tym sam. Napisz do mnie, a chętnie pomogę.