Dokumentacja local file – błędy, których nie musisz więcej popełniać!
Dokumentacja cen transferowych, tzw. local file stanowi podstawowy dokument prezentujący transakcje realizowane pomiędzy podmiotami powiązanymi oraz relacje łączące te podmioty. Do przygotowania dokumentacji cen transferowych zobowiązane są podmioty zawierające transakcje, spełniające kryteria, o których mowa odpowiednio w Ustawie o CIT oraz Ustawie o PIT, co zostało szczerzej omówione w jednej z poprzednich publikacji.
Obowiązek sporządzenia dokumentacji local file dotyczy nie tylko transakcji z podmiotami powiązanymi, ale również tych zawieranych z tzw. "rajami podatkowymi". W takich przypadkach może pojawić się dodatkowy wymóg opracowania lokalnej dokumentacji cen transferowych.
Dokumentacja cen transferowych to nie tylko formalny obowiązek, ale również narzędzie służące ochronie interesów firmy i budowaniu przejrzystości jej działalności. Dokumentacja ta pozwala udowodnić rzetelność prowadzonych transakcji i zminimalizować ryzyko sporów z organami skarbowymi.
Spis treści:
- Elementy dokumentacji cen transferowych
- Analiza funkcjonalna oraz określenie profilu funkcjonalnego
- Metody weryfikacji cen transferowych
Elementy dokumentacji cen transferowych
Elementy, jakie powinna zawierać dokumentacja cen transferowych, zostały wskazane w art. 11q Ustawy o CIT oraz 23zc ustawy o PIT. Zgodnie z przywołanymi przepisami lokalna dokumentacja powinna zawierać:
- opis podmiotu powiązanego,
- opis transakcji, w tym analizę funkcji, ryzyk i aktywów,
- analizę cen transferowych, w tym analizę porównawczą lub analizę zgodności,
- informacje finansowe.
Ponadto, w przypadku transakcji realizowanych z tzw. „rajami podatkowymi” dokumentacja local file powinna zawierać również uzasadnienie gospodarcze transakcji, w tym opis spodziewanych korzyści ekonomicznych i podatkowych.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie dokumentacji cen transferowych z dnia 21 grudnia 2018 roku, wskazuje jaki zakres powinien zostać zawarty w ramach poszczególnych elementów dokumentacji cen transferowych, wskazanych powyżej. Zgodnie z przywołanym Rozporządzeniem:
- opis podmiotu powiązanego to szczegółowe przedstawienie podmiotu, zawierające strukturę zarządczą oraz schemat organizacyjny, opis przedmiotu prowadzonej działalności oraz wskazanie rynków geograficznych, na których działalność ta jest prowadzona, opis branży,
w której działa podmiot, listę kluczowych konkurentów, opis strategii gospodarczej, informację o istotnych ekonomicznie funkcjach, aktywach lub ryzykach mających wpływ na podatnika, które zostały przeniesione w dokumentowanym roku i w roku poprzedzającym; - opis transakcji powinien zawierać takie elementy jak: przedmiot i rodzaj transakcji, wskazanie dokumentów, na podstawie których realizowana jest transakcja, dane o podmiotach powiązanych, pomiędzy którymi transakcja jest realizowana, analiza funkcjonalna – opis pełnionych funkcji, angażowanych aktywów oraz ponoszonych ryzyk przez podmioty w ramach transakcji, wartość transakcji oraz płatności w podziale na kontrahentów, opis sposobu kalkulacji ceny transferowej;
- analiza cen transferowych, w tym analiza porównawcza lub analiza zgodności – analiza porównawcza powinna zawierać analizę danych podmiotów niepowiązanych lub transakcji realizowanych pomiędzy podmiotami niepowiązanymi, które mogą być porównywalne do dokumentowanej transakcji; natomiast analiza zgodności stanowi opisową analizę potwierdzającą zgodność warunków w transakcji kontrolowanej z warunkami rynkowymi, jest stosowana, gdy nie jest możliwe przeprowadzenie analizy porównawczej;
- informacje finansowe – w ramach tego punktu należy przedstawić zatwierdzone sprawozdanie finansowe dotyczące dokumentowanego okresu oraz opis umożliwiający przyporządkowanie danych finansowych dotyczących transakcji kontrolowanej do pozycji sprawozdania finansowego.
Analiza funkcjonalna oraz określenie profilu funkcjonalnego
Jednym z kluczowych zagadnień w obszarze cen transferowych oraz w zakresie sporządzania dokumentacji local file jest odpowiednie określenie profilu funkcjonalnego podmiotu. Profil funkcjonalny należy rozumieć, jako rolę podmiotu oraz prowadzonej przez niego działalności w danej transakcji. Aby prawidłowo określić profil funkcjonalny podmiotu, należy przeprowadzić szczegółową analizę funkcjonalną, która obejmuje pełnione funkcje, angażowane aktywa oraz ponoszone ryzyka przez podmioty w transakcji. Istotnym elementem jest również ocena zdolności podmiotu do ponoszenia ryzyka. Należy zastanowić się, czy podmiot niezależny zdecydowałby się na taki sam poziom ryzyka oraz czy dany podmiot jest w stanie realnie ponieść konsekwencje jego materializacji.
Dopiero na podstawie szczegółowej analizy funkcjonalnej możliwe jest określenie właściwego poziomu wynagrodzenia, odzwierciedlającego rzeczywistą rolę danego podmiotu w transakcji. Prawidłowe określenie profilu funkcjonalnego podmiotu jest kluczowe dla wyboru właściwej metody kalkulacji ceny transferowej oraz weryfikacji zgodności z warunkami rynkowymi.
Błędy w określeniu profilu funkcjonalnego mogą prowadzić do wyboru niewłaściwej metody kalkulacji, co może narazić firmę na ryzyko sporów z organami skarbowymi. Dlatego tak ważne jest, aby rzetelnie i szczegółowo analizować rolę każdego podmiotu w transakcji.
Metody weryfikacji cen transferowych
Zarówno Wytyczne OECD, jak i polskie przepisy podatkowe umożliwiają ustalanie oraz weryfikację cen transferowych za pomocą pięciu metod, które można podzielić na dwie kategorie – metody tradycyjne oraz metody zysku transakcyjnego. Do pierwszej grupy zalicza się metodę porównywalnej ceny niekontrolowanej, metodę koszt plus oraz metodę ceny odprzedaży, a do grupy drugiej metodę marży transakcyjnej netto oraz metodę podziału zysku. Wszystkie wymienione metody są metodami podstawowymi i są równorzędne względem siebie, w związku z czym podatnik ma prawo wyboru każdej z nich.
W sytuacji, gdy powyższe metody nie mogą być zastosowane, istnieje możliwość wykorzystania innych metod, w tym technik wyceny, które są najbardziej odpowiednie w danych okolicznościach.
Metoda porównywalnej ceny niekontrolowanej
metoda porównywalnej ceny niekontrolowanej polega na porównaniu ceny stosowanej w transakcji kontrolowanej z cenami stosowanymi przez podmioty niepowiązane. Powyższego porównania można dokonać w dwóch wariantach:
- porównanie wewnętrzne – ten rodzaj porównania możliwy jest do zastosowania, w sytuacji, gdy podmiot realizuje transakcje zarówno z podmiotami powiązanymi oraz niepowiązanymi. Należy porównać cenę zastosowaną w transakcji kontrolowanej z cenami, jakie ten podmiot realizuje w transakcjach z podmiotami niezależnymi,
- porównanie zewnętrzne – polega na porównaniu ceny zastosowanej w transakcji kontrolowanej z cenami jakie stosują niezależne podmioty na rynku.
Metoda koszt plus
Metoda koszt plus polega na wyznaczeniu narzutu zysku, w odniesieniu do bazy kosztowej, jaki podmiot realizuje w transakcji z podmiotem powiązanym. Aby określić, czy narzut zysku mieści się w wartościach rynkowych, należy tak jak w przypadku metody porównywalnej ceny niekontrolowanej, przeprowadzić analizę porównawczą drogą porównań wewnętrznych – porównać narzut zysku w realizowanej transakcji z narzutami zysku jaki podmiot realizuje w transakcjach z podmiotami niezależnymi, lub drogą porównań zewnętrznych – porównać realizowany narzut zysku z wynikami jakie osiągają niepowiązane podmioty na rynku.
Metoda ceny odprzedaży
Metoda ceny odprzedaży polega na kalkulacji ceny zakupu towaru lub usługi od podmiotu powiązanego, w drodze obniżenia ceny sprzedaży tego towaru lub tej usługi podmiotowi niepowiązanemu o marżę ceny odprzedaży. Metoda ta ma na celu wykazanie marży jaką podatnik uzyskuje na odprzedaży do podmiotów niepowiązanych towarów lub usług wcześniej nabytych od podmiotu powiązanego.
Metoda marży transakcyjnej netto
Metoda marży transakcyjnej netto polega na obliczeniu marży zysku netto, na podstawie osiągniętych przychodów, które pomniejszane są o koszty związane z transakcją. W przypadku, gdy zasadne jest uwzględnienie kosztów, których bezpośrednie przypisanie nie jest możliwe, istnieje możliwość przypisania tych kosztów za pomocą klucza alokacji. Tak obliczona marżę zysku netto należy odnieść do odpowiedniej bazy kosztowej. Bazę mogą stanowić poniesione koszty, osiągnięte przychody lub aktywa.
Metoda podziału zysku
Metoda podziału zysku polega na określeniu łącznych zysków, jakie w związku z daną transakcją (transakcjami) osiągnęły podmioty powiązane, oraz podziału tych zysków między te podmioty w takiej proporcji, w jakiej dokonałyby tego podziału podmioty niezależne. Podział zysku następuje poprzez określenie łącznych przychodów oraz kosztów związanych z transakcją. W przypadku, gdy koszty przekraczają wartość przychodów, podmioty dokonują podziału straty między sobą.
Inna metoda – metoda techniki wyceny
W przepisach obowiązujących od 2019 roku ustawodawca rozszerza katalog dostępnych metod szacowania cen transferowych i w przypadkach, gdy nie jest możliwe zastosowanie metod opisanych powyżej, dopuszcza zastosowanie innej metody, w tym techniki wyceny, najbardziej odpowiedniej
w danych okolicznościach. Możliwość stosowania metod innych niż podstawowe została również potwierdzona w Wytycznych OECD. Ustawodawca wśród innych metod wprost wymienia techniki wyceny.
Przed wyborem jednej z przedstawionych metod, podatnicy powinni wziąć pod uwagę w szczególności takie czynniki, jak:
- warunki transakcji zawartej pomiędzy podmiotami powiązanymi,
- dostępność informacji do prawidłowego zastosowania wybranej metody,
- specyficzne kryteria zastosowania poszczególnych metod.
Wytyczne OECD zalecają, aby przed dokonaniem wyboru metody, podmiot przeanalizował słabe
i mocne strony każdej z pięciu dostępnych metod. Ponadto, zgodnie z Wytycznymi OECD, podatnik powinien określić charakter transakcji kontrolowanej, w tym sporządzić analizę funkcjonalną, zweryfikować dostępność danych oraz poziom porównywalności między transakcjami kontrolowanymi
i niekontrolowanymi.
