Dokumentacja ulgi B+R
Dokumentowanie prac badawczo-rozwojowych i ponoszonych kosztów jest kluczowym elementem dla bezpiecznego rozliczenia ulgi B+R. Przepisy nakładają w tym zakresie obowiązek szczegółowego, odrębnego ewidencjonowania kosztów kwalifikowanych oraz stosownego udokumentowania działań związanych z pracami B+R. Warto więc, zastanowić się nad wdrożeniem odpowiedniej dokumentacji.
Spis treści:
- Wymogi formalne dokumentacji prac B+R
- Dziennik prac B+R
- Ewidencja czasu prac B+R
- Dokumentacja towarów i usług wykorzystanych w toku prac B+R
- Pozostała dokumentacja prac B+R
Wymogi formalne
Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy prowadzący prace B+R muszą wyodrębnić koszty związane z tą działalnością w swojej ewidencji rachunkowej. Nie wskazują jednak w jaki konkretnie sposób tego dokonać.
Powszechnie omawiane wyodrębnienie ewidencyjne kosztów kwalifikowanych odbywa się przez odpowiednie rozplanowanie kont księgowych dotyczących kosztów kwalifikowanych i ich osobne ujęcie np. w tabeli excel.
Wyodrębnienie ewidencyjne jednak jest pierwszym krokiem. Drugim krokiem powinno być rozplanowanie dokumentacji na podstawie, której ewidencja ta będzie prowadzona.
Dziennik prac B+R
Dziennik prac B+R, czy inaczej zestawienie, ewidencja lub wykaz projektów B+R, jest jednym z podstawowych dokumentów, zwłaszcza jeśli w firmie prowadzimy wiele prac B+R. Jego celem jest wykazanie ilości podejmowanych działań i ich zakresu tak , aby móc te działania identyfikować jako prace B+R w rozumieniu ustaw podatkowych. Dziennik taki można prowadzić na podstawie pojedynczych karta projektu, czy inaczej metryk projektowych, z których każda dotyczyć może odrębnego projektu B+R.
Treść tej dokumentacji powinna zawierać w szczególności: opis i cele projektu, datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, harmonogram działań, wykaz osób zaangażowanych w projekt wraz z przyporządkowaniem konkretnych zadań (o ile to możliwe) oraz wykaz ponoszonych kosztów dotyczących projektu (przynajmniej pod kątem rodzajowym). Warto również aby taka karta zawierała odniesienia do pozostałej dokumentacji, co zapewni jej spójność i czytelność.
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy powinna uwzględniać czas, jaki pracownik poświęca na prace twórcze, z uwzględnieniem poszczególnych projektów.
Warto bowiem pamiętać, że koszty wynagrodzeń i narzutów ZUS stanowią koszty kwalifikowane wyłącznie w takiej proporcji w jakiej dany pracownik faktycznie realizuje prace B+R w ogólnym czasie pracy.
Przy tym pracownicy dedykowani pracom B+R w pełni mogą prowadzić ewidencję uproszczoną ze wskazaniem konkretnych projektów nad jakimi działają, natomiast pracownicy tzw. mieszani powinni możliwe szczegółowo wskazywać poszczególne zdania (task’i/case’y) realizowane w danym czasie w odniesieniu do konkretnego projektu.
Warto także aby odpowiednie oddelegowanie do prac B+R wynikało z pozostałej dokumentacji pracowniczej, np. umów o prace, wykazu obowiązków, czy regulaminów wynagradzania.
Dokumentacja towarów i usług wykorzystanych w toku prac B+R
Materiały surowce, półprodukty, składniki chemiczne, barwniki i inne elementy potrzebne do realizacji projektów B+R są możliwe do uwzględnienia w kosztach kwalifikowanych, wedle ceny och nabycia.
W efekcie, kluczowa jest faktura dokumentująca zakup towarów i inne dokumenty powiązane np. zamówienie lub dokumenty magazynowe. Jeżeli jednak dana faktura nie dokumentuje w pełni towaru zakupionego wyłącznie na prowadzenie prac B+R, istotne jest określenie jaka jej część dotyczy takiego towaru – zużytego w toku działalności badawczo-rozwojowej. Konieczne jest dokładne śledzenie zużycia tych towarów oraz ich przypisanie do konkretnych projektów. Na przykład, jeśli z 100 kg materiału x, zakupionego na podstawie faktury numer 000, wykorzystano jedynie 10 kg do prac B+R, należy te koszty precyzyjnie przypisać do odpowiedniego projektu i wówczas określić koszt kwalifikowany nie od całej faktury, lecz wartości zużytych 10kg materiału x.
Analogicznie w przypadku nabycia usług, np. ekspertyz lub opinii jednostek naukowych.
Taki system precyzyjnego śledzenia i przypisywania kosztów pozwala na pełną transparentność i kontrolę nad wydatkami związanych z projektami B+R oraz umożliwia dokładne określenie efektywności wykorzystania zasobów w kontekście badawczo-rozwojowym.
Pozostała dokumentacja prac B+R
Ewidencja księgowa amortyzacji musi umożliwiać określenie czasu jaki został przeznaczony na prowadzenie badań B+R, np. poprzez przypisanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych do projektu oraz wskazanie godzin, które np. dana maszyna produkcyjna spędziła na pracy w toku działalności badawczo-rozwojowej, jeśli była użytkowana w sposób mieszany. Jeśli nie, to całość amortyzacji jest kosztem kwalifikowanym. Warto jednak wówczas przygotować dokumentację, z której jasno wynika, że dany środek trwały lub wartość niematerialna lub prawna (np. licencja na oprogramowanie komputerowe lub know-how) jest wykorzystywana wyłącznie w pracach B+R. Przykładem takiego dokumentu może być odpowiednie zarządzenie.
Podobnie, wśród pozostałej dokumentacji wymienić można nie tylko dokumenty dotyczące poszczególnego rodzaju kosztów, ale także dokumenty dotyczące samego zakresu prac. Chodzi m.in. o wyodrębnienie organizacyjne działu R&D odpowiednim zarządzeniem, regulaminem lub innych dokumentem wewnętrznym, np. w postaci dokumentu struktury organizacyjnej.
Dokumentacja prac badawczo-rozwojowych wymaga zaangażowania i staranności, ale jej prawidłowe prowadzenie pozwala skutecznie i bezpiecznie skorzystać z ulgi B+R. Staranne udokumentowanie działań oraz prowadzenie precyzyjnej ewidencji kosztów jest kluczowe dla uniknięcia problemów podczas ewentualnej kontroli przez urząd skarbowy. Dlatego każda firma prowadząca działalność B+R powinna zadbać o systematyczne i kompleksowe dokumentowanie wszystkich prac związanych z projektami badawczo-rozwojowymi.
Chcesz wiedzieć więcej odwiedź naszą stronę o ulgach podatkowych.
