Master File – czy można polegać na dokumentacji sporządzonej przez grupę?

Obok lokalnej dokumentacji podatkowej, analiz cen transferowych oraz informacji o cenach transferowych (deklaracji TPR), grupowa dokumentacja cen transferowych, tzw. master file to kolejny dokument, który może stanowić element obowiązkowy z zakresu cen transferowych dla podmiotów powiązanych.

W niniejszym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące master file oraz wskazujemy czy można polegać na dokumentacjach grupowych sporządzonych przez inne podmioty z grupy.

Spis treści

1. Czym jest master file
2. Kto jest zobowiązany do posiadania dokumentacji grupowej
3. Do kiedy należy przygotować master file
4. Jakie elementy powinna zawierać dokumentacja grupowa
5. Master file z grupy, a różnice w przepisach
6. Master file w języku angielskim

Czym jest master file

Grupowa dokumentacja (master file) przedstawia informacje o podmiotach wchodzących w skład grupy kapitałowej oraz o transakcjach, jakie te podmioty realizują. Obejmuje ona informacje
o strukturze grupy, powiązaniach pomiędzy poszczególnymi podmiotami, najważniejszych transakcjach, sposobach finansowania, a także o kluczowych wartościach niematerialnych i prawnych wykorzystywanych przez firmy wchodzące w skład Grupy.

Kto jest zobowiązany do posiadania dokumentacji grupowej

Do przygotowania dokumentacji master file zobowiązane są podmioty powiązane, na których ciąży obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych, których sprawozdania finansowe są konsolidowane metodą pełną lub proporcjonalną, dla których spełnione zostały następujące warunki:

• grupa sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe;
• skonsolidowane przychody grupy w roku poprzedzającym rok, za który sporządzana jest dokumentacja Master File, przekroczyły wartość 200 000 000 zł lub równowartość tej kwoty.
  
  

Do kiedy należy przygotować master file

Termin na sporządzenie grupowej dokumentacji mija do końca 12 miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, za który dokumentacja jest przygotowywana. W przypadku podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin mija z końcem grudnia.  

Jakie elementy powinna zawierać dokumentacja grupowa

Elementy, jakie powinna zawierać grupowa dokumentacja cen transferowych, zostały wskazane w  art. 11q Ustawy o CIT oraz 23zc ustawy o PIT. Ponadto, Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie dokumentacji cen transferowych z dnia 21 grudnia 2018 roku, wskazuje jaki zakres powinien zostać zawarty w ramach poszczególnych elementów grupowej dokumentacji cen transferowych. Zgodnie
z przywołanymi dokumentami master file powinien zawierać:

• opis grupy – opis lub schemat struktury właścicielskiej, opis przedmiotu działalności prowadzonej przez grupę, a w tym również wskazanie czynników decydujących o przewadze konkurencyjnej, opis lub schemat łańcucha wartości dla najistotniejszych produktów bądź usług, ze wskazaniem głównych rynków geograficznych, wyszczególnienie umów i porozumień zawieranych przez podmioty w grupie wraz z informacją w zakresie stosowanej polityki cen transferowych w odniesieniu do usług realizowanych w ramach grupy, analiza funkcjonalna;
• opis istotnych wartości niematerialnych i prawnych grupy - wykaz wartości niematerialnych
  i prawnych oraz wykaz istotnych umów zawartych pomiędzy podmiotami powiązanymi dotyczących tych wartości, opis strategii grupy w zakresie wartości niematerialnych i prawnych, a także opis polityki cen transferowych stosowanej przez grupę w odniesieniu do tych wartości;
• opis istotnych transakcji finansowych grupy - opis sposobu finansowania działalności grupy,
  w tym informacje o istotnych umowach dotyczących finansowania z podmiotami niepowiązanymi oraz ogólny opis polityki cen transferowych w zakresie finansowania pomiędzy podmiotami powiązanym;
• informacje finansowe i podatkowe grupy - skonsolidowane sprawozdanie grupy oraz informacje o posiadanych uprzednich porozumieniach cenowych, porozumieniach inwestycyjnych, porozumieniach podatkowych, porozumieniach dotyczących cen transferowych oraz innych interpretacjach podatkowych.
  
  

Master file z grupy, a różnice w przepisach

W przypadku wystąpienia obowiązku przygotowania master file, polski podmiot może skorzystać
z grupowej dokumentacji sporządzonej przez inny podmiot z grupy. Jednakże, należy pamiętać, iż nie zwalnia to polskiego podatnika z odpowiedzialności za zgodność dokumentacji przygotowanej przez grupę z polskimi wymogami w zakresie elementów jakie powinna zawierać grupowa dokumentacja.

W sytuacji otrzymania grupowej dokumentacji od innego podmiotu z grupy, istotne jest, aby polski podmiot zweryfikował otrzymaną dokumentację pod kątem spełnienia wszystkich warunków, tj. posiadania wymaganych, przez polskie przepisy, elementów, ale również przeanalizowania jej treści pod kątem wyeliminowania ewentualnych rozbieżności. Natomiast w przypadku ewentualnych braków, konieczne jest uzupełnienie takiego dokumentu.

Ponadto, należy pamiętać, iż warunki regulujące konieczność sporządzenia grupowej dokumentacji mogą się różnić w zależności od kraju. Może wystąpić taka sytuacja, że podmiot centralny w grupie (zgodnie z lokalnymi przepisami w danym kraju) nie będzie zobowiązany do sporządzenia master file. Jednakże, nie zwalnia to polskiego podmiotu z przygotowania grupowej dokumentacji, jeśli dla polskiego podmiotu obowiązek wystąpi. W takiej sytuacji, polski podmiot zobowiązany będzie do zgromadzenia niezbędnych danych oraz sporządzenia master file we własnym zakresie.

Master file w języku angielskim

Zgodnie z art. 11p  ust. 4 Ustawy o CIT master file może być sporządzony po angielsku. Jednakże organ podatkowy może żądać tłumaczenia grupowej dokumentacji na język polski. Podatnik musi dostosować się do tego żądania w ciągu 30 dni.