Niecałe 400 dni do wejścia w życie obowiązkowego KSeF – najwyższa pora na rozpoczęcie działań wdrożeniowych

Podatnikom oraz biurom rachunkowy zostało już mniej niż 400 dni na przygotowanie swoich przedsiębiorstw na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli narzędzia, które pozwoli na elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur. Chociaż jak wskazuje Ministerstwo Finansów, narzędzie  to przyspieszy i usprawni procesy biznesowe, sam proces jego wdrożenia może być procesem czasochłonnym, który wymaga odpowiedniego planowania i przygotowania. Mimo iż termin jego wdrożenia wydaje się być na chwilę obecną dosyć odległy, doświadczenia z poprzednich lat związane przykładowo z wdrożeniem JPK pokazują, że odwlekanie działań wdrożeniowych na ostatnią chwilę może spowodować paraliż przedsiębiorstwa w zakresie fakturowania transakcji. Tym samym, już teraz podatnicy powinni określić harmonogram planowanych działań i zasobów potrzebnych do realizacji projektu.

Oszacowanie czasu potrzebnego na wdrożenie KSeF, zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, liczba osób zaangażowanych w proces fakturowania, aktualny stan procesów księgowych, techniczna infrastruktura, a także gotowość i zaangażowanie zespołu wdrożeniowego. W związku z tym, czas trwania wdrożenia może być inny w różnych firmach.

Od czego należy zatem zacząć?

Prace nad wdrożeniem Systemu należy rozpocząć od zrozumienia wymagań prawnych dotyczących elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur. Należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami podatkowymi, regulacjami dotyczącymi uwierzytelniania pracowników i przekazywania uprawnień dostępowych, analizy zakresu wprowadzanej schemy e-Faktur oraz zakresu transakcji objętych obowiązkowym e-fakturowaniem.

Co dalej?

Kolejnym, najbardziej kluczowym krokiem jest przystosowanie systemów księgowych do wymagań KSeF. Wdrożenie krajowego systemu e-faktur może wymagać inwestycji w nowe oprogramowanie, sprzęt komputerowy, a także infrastrukturę sieciową, taką jak serwery czy zabezpieczenia. Konieczne jest upewnienie się, że firma posiada odpowiednią techniczną infrastrukturę do obsługi e-faktur i spełnia wymagania techniczne określone przez regulacje prawne. W przypadku małych przedsiębiorstw, wystawiających niewielką ilość faktur miesięcznie, e-faktury będą mogły być wystawiane i odbierane przy użyciu darmowych narzędzi dostarczonych przez Ministerstwo Finansów. Średnie i duże przedsiębiorstwa, które otrzymują i wystawiają setki faktur, zmuszone będą korzystać z programów komercyjnych umożliwiających integrację systemów księgowych z KSeF. W efekcie, wdrażanie krajowego systemu e-faktur może wymagać współpracy z różnymi podmiotami zewnętrznymi, takimi jak dostawcy usług IT, firmy doradcze i prawne. Sam czas wdrożenia KSeF może być również uzależniony od gotowości technicznej i czasowej tych uczestników rynku. Mając na uwadze to, że KSeF dotknie ponad 2 miliony podatników, opóźnienia w wyborze dostawców usług wdrożeniowych mogą wiązać się z późniejszym ich brakiem na rynku.

Procedury i zmiany umów

Jednocześnie warto rozważyć wdrożenie odpowiednich procedur i wytycznych dotyczących wdrożenia KSeF, które mogą być szczególnie przydatne w firmach, gdzie mamy rozbudowany obieg dokumentów i strukturę organizacyjną, w której osoby odpowiedzialne za fakturowanie pochodzą działów innych niż księgowy, np. magazynowych, spedycyjnych, czy sprzedażowych.

W Biurach rachunkowych jest to także najwyższy czas na wprowadzenie zmian w umowach o usługi księgowe / rachunkowe i dostosowanie sposobu współpracy z klientem do warunków związanych wykorzystywaniem KSeF.

Czas na szkolenia…

Niezwykle istotnym aspektem jest przy tym przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces obrotu fakturami w obszarze KSeF. Mogą to być szkolenia prowadzone przez dostawcę systemu e-faktur lub specjalistów wewnętrznych związanych z projektem wdrożenia. Pracownicy powinni być zaznajomieni z nowymi procedurami wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych, a także zasadami dotyczącymi podpisów elektronicznych, bezpieczeństwa danych oraz zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

… oraz testy

Przed dniem wejścia w życie obligatoryjnego KSeF warto również zapewnić sobie okres buforowy w trakcie którego podatnicy stopniowo będą wprowadzać System do rzeczywistych procesów biznesowych, monitorować i rozwiązywać ewentualne problemy, a także przeprowadzać ewaluację w celu oceny jego efektywności, tak aby mieć pewność, że z dniem 1 lipca 2024 r. wszelkie transakcje gospodarcze będą dokumentowane prawidłowo. Tym samym opracowując harmonogram wdrożenia KSEf warto także uwzględnić czas na ewentualne dostosowania procesów w firmie, szkolenia pracowników oraz testy, aby upewnić się, że jest on w pełni funkcjonalny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Podsumowując, wdrożenie KSeF w firmie może być czasochłonnym procesem, który wymaga odpowiedniego przygotowania, planowania i zaangażowania pracowników. Czas trwania wdrożenia KSeF może być różny w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa, skomplikowania procesów księgowych czy dostępności zewnętrznych usługodawców. Ważne jest odpowiednie przygotowanie przedsiębiorstwa do nadchodzących zmian i posiadane realistycznych oczekiwań co do czasu jego wdrożenia.