Objaśnienia MF dotyczące przekazywania PIT-11 – co powinien wiedzieć płatnik?
Ministerstwo Finansów wydało 27 czerwca 2025 r. objaśnienia podatkowe dotyczące form i sposobów przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia. Dokument ten zawiera stanowisko w sprawie formy doręczania PIT-11 podatnikom i potwierdza brak obowiązku wysyłki listem poleconym w przypadku braku odbioru osobistego.
Formularz PIT-11 o nazwie „Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy” jest sporządzany przez:
- płatników – na podstawie art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42e ust. 6 ustawy PIT,
- inne podmioty – na podstawie art. 42a ust. 1 ustawy PIT.
Dlaczego wydano objaśnienia?
Jak wskazuje samo Ministerstwo Finansów, przyczyną wydania objaśnień było występowanie rozbieżnych interpretacji co do sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom, co prowadziło do trudności organizacyjnych i finansowych po stronie płatników i innych podmiotów zobowiązanych do sporządzenia imiennej informacji PIT-11.
Szczególnie zwrócono uwagę na pojawiający się w praktyce pogląd, że w przypadku braku osobistego odbioru PIT-11 przez pracownika, dokument ten musi zostać wysłany listem poleconym. MF stwierdziło: brak jest takiego obowiązku w ustawie PIT.
Wątpliwości te zostały zgłoszone również w ramach prac zespołu deregulacyjnego „SprawdzaMY – Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski”, co dodatkowo uzasadniło potrzebę wydania oficjalnych wyjaśnień.
PIT-11 dla urzędów skarbowych – tylko elektronicznie
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, informacja PIT-11 musi być przesyłana do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie – poprzez e-Urząd Skarbowy lub za pomocą oprogramowania interfejsowego (np. Web Service UBD). Przekazanie musi nastąpić do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.
Obowiązek ten jest powiązany z funkcjonowaniem usługi „Twój e-PIT”, w ramach której Krajowa Administracja Skarbowa przygotowuje i udostępnia podatnikom wstępnie wypełnione zeznania roczne. Elektroniczne przekazywanie danych umożliwia sprawne opracowanie tych zeznań przez KAS.
PIT-11 dla podatnika
W opublikowanych objaśnieniach Ministerstwo Finansów wskazuje, że ustawa o PIT nie precyzuje formy i sposobu przekazania informacji PIT-11 podatnikom.
„Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczącej formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.
W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to zatem przykładowo nastąpić:
- przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),
- na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany przez podatnika),
- listem za pośrednictwem poczty,
- osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.
Z uwagi na to, że przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w ustawie PIT, to płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, że wywiązali się z tego obowiązku.”
Jednocześnie podkreślono, że:
„Z uwagi na to, że przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w ustawie PIT, to płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, że wywiązali się z tego obowiązku.”
Oznacza to, że niezależnie od wybranej formy, kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania, że PIT-11 został skutecznie przekazany podatnikowi w wymaganym terminie.
