Odkrywaj KSeF razem z LTCA. cz. XXII "Postępowanie przy rozliczaniu faktur korygujących"

Wdrożenie KSEF to również zmiana sposobu postępowania z fakturami korygującymi in minus.

Po pierwsze, zapominamy o SLIM VAT 1 i zmianach wprowadzonych w życie w 2021 roku.

Po drugie, pamiętamy, że w niektórych sytuacjach wracamy do stanu prawnego sprzed 2021 roku, gdy funkcjonowały tzw. „żółte zwrotki”. Zanim jednak o tym, przedstawmy podstawowe zasady. 

Fakturę korygującą w KSeF wystawimy już teraz (dobrowolnie), a po 1 lipca 2024 roku obowiązkowo do każdej faktury pierwotnej, nawet jeśli ta nie była e-fakturą i nie ma nadanego numeru identyfikacji KSeF. Wszystko za zmianą struktury logicznej, która przed 1 września pozwalała na fakturę korygującą wyłącznie w odniesieniu do faktury pierwotnej, która była wystawiona w KSeF.

Korygując określone elementy faktury, miejmy na uwadze, że po 1 lipca 2024 roku znika nota korygująca. Nabywca nie będzie więc miał możliwości skorygowania danych („mniejszej wagi”, niewpływających na rozliczenie VAT) we własnym zakresie. Wszystkie elementy będą mogły być korygowane jedynie w ramach faktury korygującej wystawianej przez sprzedawcę. Okoliczności te warto uwzględnić przy planowanej komunikacji z kontrahentami i układaniu poszczególnych relacji. 

Wiedząc natomiast, że w czasie obowiązkowego KSeF musimy wystawiać faktury korygujące, rozróżniajmy dwie sytuacje.

W przypadku korekt in plus o okresie jej ujęcia w JPK decydować będzie przyczyna korekty (pierwotna – rozliczenie wstecz/następcza – rozliczenie bieżące).

Natomiast w przypadku wspomnianych na wstępie korekt in minus te rozliczane będą (z zasady) w jednolitym okresie zarówno od strony sprzedaży, jak i nabycia. Zgodnie bowiem z podstawowymi założeniami, sprzedawca ujmie korektę w okresie, w którym wystawił e-fakturę korygującą, tj. przesłał ją do KSeF, zaś nabywca w okresie, w którym otrzymał e-fakturę korygującą, tj. KSeF przydzielił jej indywidualny numer KSeF.

Uwaga 1: Mogą się zdarzyć sytuacje, w których data przesłania faktury do KSeF i data przydzielenia numeru KSeF będą się różnić (np. na przełomie miesiąc), a tym samym pomniejszenie VAT od strony należnego u sprzedawcy i naliczonego u nabywcy może wystąpić w różnych okresach sprawozdawczych.

Uwaga 2: Mogą także wystąpić sytuację, gdy fakturę będziemy przesyłać poza KSeF (np. w razie awarii) i wówczas nabywca ją rozliczy w okresie, kiedy ją otrzymał (np. na maila), a sprzedawca w okresie, w którym otrzymał potwierdzenie, że nabywca się z taką korektą zapoznał. Tutaj więc następuje powrót do znanych nam z przeszłości zasad tzw. „żółtej zwrotki”.

Warto zatem, aby ww. zasady i ewentualne wyjątki zostały uregulowane, by każda osoba w firmie mająca styczność z e-fakturowaniem i korektami wiedziała jak z nimi postępować, a przy tym by mogła dać do osoby odpowiedzialnej za rozliczenia odpowiednie informacje (np. o przyczynach korekty in plus, czy też o dacie otrzymania informacji, że kontrahent odebrał korektę in minus)