Oświadczenie o należytej staranności według EUDR: jeden produkt, dostawa czy dostawca?

Spis treści:

1. Wstęp
2. Kto jest zobowiązany do składania oświadczenia?
3. Kiedy składa się oświadczenie?
4. Gdzie składa się oświadczenie?
5. Co zawiera oświadczenie?
6. Oświadczenie dla produktu, grupy produktów, dostawy… czy samego dostawcy?
7. Na jakich warunkach składa się oświadczenie?
8. Podsumowanie 

Wstęp

W dniu 29 czerwca 2023 r. weszło w życie Rozporządzenie EUDR, Polsce przepisy zaczną obowiązywać duże firmy od 30 grudnia 2025, a mniejsze podmioty od 30 czerwca 2026 roku.  Rozporządzenie to nakłada szereg nowych obowiązków na przedsiębiorców, w tym obowiązek składania oświadczenia o należytej staranności (DDS).

Poniżej wyjaśniam kluczowe zasady dotyczące tego oświadczenia.

Kto jest zobowiązany do składania oświadczenia?

Obowiązek składania oświadczenia spoczywa na:

• Operatorach – czyli osobach fizycznych lub prawnych, które wprowadzają na rynek UE lub wywożą z UE towary lub produkty objęte EUDR.
• Handlowcach – wyłącznie w przypadku gdy nie są uznani za MŚP, czyli średniego lub dużego przedsiębiorcę. Mniejsi handlowcy (MŚP) nie mają obowiązku przeprowadzania pełnego procesu należytej staranności, ale muszą przechowywać określone informacje o dostawcach, nabywcach oraz ilościach sprzedanych lub zakupionych produktów/towarów.

Kiedy składa się oświadczenie?

Oświadczenie o należytej staranności składa się przed wprowadzeniem towaru lub produktu na rynek UE lub przed jego wywozem z UE. Nie jest to dokument składany okresowo (np. raz w roku), lecz w odniesieniu do każdej czynności wprowadzenia lub wywozu.

Innymi słowy, operator lub – w niektórych przypadkach – handlowiec musi złożyć oświadczenie za każdym razem, gdy planuje:

• wprowadzić dany produkt na rynek UE (tj. po raz pierwszy udostępnić go na rynku), lub
• wywieźć produkt z UE.

Gdzie składa się oświadczenie?

Oświadczenie składa się w systemie informacji opracowanym przez Komisję Europejską. Zgodnie z treścią Rozporządzenia EUDR, Komisja tworzy scentralizowany system, w którym oświadczenia przesyłane będą drogą elektroniczną.

Oświadczenie musi zostać przesłane zanim produkt zostanie faktycznie wprowadzony na rynek lub wywieziony – co oznacza, że brak wcześniejszego złożenia oświadczenia uniemożliwia legalny obrót towarem.

Co zawiera oświadczenie?

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia EUDR, w oświadczeniu podaje się:

• Numer referencyjny pozwalający na identyfikację produktu lub partii produktów.
• Dane dotyczące produktu (kod CN, ilość, nazwa handlowa, kraj pochodzenia).
• Dane geolokalizacyjne (dokładne współrzędne GPS działek, na których wyprodukowano surowiec).
• Potwierdzenie, że zostały przeprowadzone procedury należytej staranności i nie ma ryzyka, lub istnieje znikome ryzyko, że produkt pochodzi z terenów związanych z wylesianiem po 31 grudnia 2020 r.
• Potwierdzenie zgodności produktu z odpowiednimi przepisami prawa kraju produkcji.

Oświadczenie dla produktu, grupy produktów, dostawy… czy samego dostawcy?

Rozporządzenie EUDR nie przewiduje możliwości składania oświadczenia wyłącznie „dla dostawcy” jako osoby lub firmy, w oderwaniu od konkretnej partii towaru.

Oświadczenie o należytej staranności składa się zawsze w odniesieniu do towaru lub produktu, który ma być wprowadzony na rynek lub wywieziony. To oznacza, że:

• Nie można złożyć oświadczenia „ogólnego” dla danego dostawcy, które obejmowałoby wszelkie przyszłe dostawy od tej firmy.
• Każda transakcja wprowadzenia towaru na rynek lub wywozu wymaga odrębnego oświadczenia – nawet jeśli dostawca się nie zmienia.
• Kluczowym elementem oświadczenia jest identyfikacja konkretnego towaru (lub partii towarów) wraz z jego pochodzeniem (geolokalizacją). To wyklucza możliwość, aby oświadczenie obejmowało wyłącznie relację z jednym dostawcą, bez powiązania z konkretnym towarem.

Przykład:

Firma A ma stały kontrakt na import oleju palmowego od Plantacji X w Malezji.

Nawet jeśli dostawca jest zawsze ten sam, Firma A musi złożyć odrębne oświadczenie dla każdej dostawy wprowadzonej na rynek UE lub wywiezionej, wskazując w nim m.in. dane geolokalizacyjne tej plantacji i dane dotyczące partii towaru (ilość, kod CN, kraj pochodzenia).

Czy można składać jedno oświadczenie dla większej partii obejmującej wiele dostawców?

Tak – ale tylko w granicach przewidzianych przez EUDR. Można objąć jednym oświadczeniem większą partię produktów, pod warunkiem, że wszystkie partie:

• pochodzą z tych samych działek (identyczne współrzędne geolokalizacyjne),
• mają ten sam kod CN,
• są produkowane w tym samym kraju,
• mają tę samą charakterystykę (gatunek, jakość etc.).

Jeśli dostawa obejmuje surowiec od różnych dostawców z różnych działek, trzeba złożyć osobne oświadczenia lub w oświadczeniu wskazać dane geolokalizacyjne każdej działki – Rozporządzenie wymaga bowiem pełnej przejrzystości co do miejsca pochodzenia.

Oświadczenie = dokument transakcyjny

Warto podkreślić, że oświadczenie o należytej staranności jest w istocie dokumentem transakcyjnym – ściśle związanym z konkretną operacją gospodarczą (importem, eksportem lub wprowadzeniem na rynek).

Nie ma zatem żadnego mechanizmu, który umożliwiałby złożenie oświadczenia raz na stałe dla danego kontrahenta i korzystanie z niego przy każdej kolejnej dostawie.

Na jakich warunkach składa się oświadczenie?

Przede wszystkim należy pamiętać, że oświadczenie można złożyć dopiero, gdy operator/handlowiec zakończył proces należytej staranności i stwierdził, że:

• produkt nie pochodzi z terenów związanych z wylesianiem po 31 grudnia 2020 r.,
• został wyprodukowany zgodnie z prawem kraju produkcji,
• ryzyko jest zerowe lub znikome.

Operator/handlowiec ponosi odpowiedzialność za prawdziwość oświadczenia. Podanie fałszywych danych może skutkować karami administracyjnymi,  a w niektórych państwach członkowskich także sankcjami karnymi.

Podsumowanie

Złożenie oświadczenia o należytej staranności jest koniecznym warunkiem legalnego wprowadzenia na rynek UE lub wywozu z UE towarów objętych EUDR. Kluczowe zasady są następujące:

• Składa się je przed każdą dostawą.
• Może obejmować partię produktów, o ile pochodzą z tych samych źródeł i mają te same właściwości.
• Składa się je wyłącznie elektronicznie w unijnym systemie informacji.
• Operator/handlowiec musi mieć dowody potwierdzające brak ryzyka wylesiania.
  Brak oświadczenia oznacza, że towaru nie wolno wprowadzić ani wywieźć.

EUDR wprowadza tym samym jeden z najbardziej restrykcyjnych reżimów należytej staranności w zakresie obrotu towarami na rynku unijnym. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania łańcuchów dostaw i systemów compliance, a także przygotowania się na intensywną kontrolę organów krajowych i Komisji Europejskiej.