Podróże służbowe – co musisz wiedzieć o rozliczeniach?
Rozliczenie podróży służbowych może być skomplikowane. Poniżej przedstawiamy informacje na temat diet, przychodu pracownika praz kosztów uzyskania przychodu związanych z podróżami służbowymi.
Spis treści
Dieta dla delegacji
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:
- diety (przy podróży krajowej - ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych - ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków)
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Aby przyjąć kwalifikację prawną pozwalającą na rozliczenie diety, konieczne jest stwierdzenie, że dany wyjazd stanowił podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy, tj. art. 775 Kodeksu Pracy.
Zgodnie z ww. przepisem Kodeksu Pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Jak wskazywane jest w licznych orzeczeniach sądów powszechnych, podróż służbową wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania, a przy tym istotne jest to, że pracownik ma wykonać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy, które nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (por. m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 15 września 2021 r., sygn. III AUa 779/21).
Podsumowując, zgodnie z kodeksem pracy (art. 775), pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, jeśli:
- na polecenie pracodawcy;
- wykonuje zadanie służbowe (świadczy pracę);
- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
W konsekwencji, przysługują diety w związku z podróżą, jeśli pracodawca i pracownik będą w stanie wykazać i udokumentować, że podróż miała charakter podróży służbowej, tj. spełnione są ww. warunki, w szczególności pracownik wykonywał zadania służbowe w trakcie podróży na polecenie pracodawcy.
Tym samym należy podkreślić, że jeśli udział w wyjeździe był dobrowolny (nie był obowiązkowy) a pracownik nie wykonywał w jego trakcie obowiązków służbowych, wyjazdu nie będzie można uznać za podróż służbową a w konsekwencji nie będą należne z tego tytułu diety lub inne należności związane z podróżami służbowymi.
Diety za delegację, trzeba udokumentować, by zaliczyć je do kosztów podatkowych. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Przychód pracownika
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Limity świadczeń wyznaczają obecnie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2023 r. poz. 2190).
Ustawa o PIT zwalnia od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Wysokość zwolnienia, o którym mowa, jest limitowana. Zwolnieniem podatkowym są bowiem objęte kwoty do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
