Przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Bardzo często indywidualni przedsiębiorcy decydują się na zmianę formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej. Kierują się głównie tym, że odpowiedzialność w spółce z o.o. jest ograniczona, a zatem zmniejsza się ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Należy podkreślić, że w spółce z o.o. wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem. Ich odpowiedzialność ogranicza się bowiem do wniesionych wkładów. Spółka natomiast odpowiada całym swoim majątkiem, a w sytuacji, gdy nie jest możliwe wyegzekwowanie całej wierzytelności wobec spółki – odpowiadają solidarnie członkowie zarządu. Mogą oni jednak uwolnić się od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z ich winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody (art. 299 § 2 KSH).

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 551 § 5 KSH przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą może przekształcić formę prowadzonej działalności jedynie w jednoosobową spółkę kapitałową.

Co przechodzi na spółkę po przekształceniu?

Po dniu przekształcenia nie zmienia się treść stosunków cywilnoprawnych zawartych przez przedsiębiorcę - osobę fizyczną z osobami trzecimi (dłużnikami czy wierzycielami), a jedynie ich stroną staje się ex lege spółka kapitałowa (podmiot przekształcony), w miejsce tego przedsiębiorcy (jako podmiotu przekształconego), co wyraźnie podkreślił w jednym ze swoich orzeczeń SA w Łodzi (wyrok z dnia 30 września 2014 r., I ACa 829/14). Nie będzie zatem konieczne aneksowanie zawartych przed przekształceniem umów. W chwilą wpisu spółki do KRS przedsiębiorca będący osobą fizyczną zostaje wspólnikiem spółki z o.o. Z tym momentem co do zasady spółka pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub wydana decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji lub ulgi stanowi inaczej (art. 584² KSH). Takim przykładem są ulgi podatkowe, które nie przechodzą na spółkę. Zezwolenie na prowadzenie apteki także nie przechodzi. Przejściu na spółkę z o.o. ulegnie natomiast np. koncesja na sprzedaż alkoholu.

Etapy przekształcenia

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową zostało uregulowane w przepisach art. 584¹-584¹³ KSH.

Zgodnie z art.  584⁵ KSH do przekształcenia przedsiębiorcy wymaga się:

1) sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;

2) złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;

3) powołania członków organów spółki przekształconej;

4) zawarcia umowy spółki;

5)dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Plan przekształcenia

Plan przekształcenia przedsiębiorcy sporządza się w formie aktu notarialnego (art. 584⁶ KSH).

Do planu przekształcenia należy dołączyć:

1) projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;

2) projekt aktu założycielskiego;

3) wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego;

4) sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest obowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w oparciu o podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę dla celów podatkowych, spis z natury, a także inne dokumenty pozwalające na sporządzenie tego sprawozdania.

Złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta w celu zbadania planu przekształcenia w zakresie poprawności i rzetelności

Wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta wraz załączonym planem przekształcenia składa się do sądu rejestrowego właściwego według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego, uiszczając opłatę w wysokości 300 zł. Można przy tym zawnioskować o przeprowadzenie badania przez konkretnego biegłego. Sąd wyznacza biegłego w terminie do jednego miesiąca od złożenia wniosku. Następnie biegły rewident, w terminie określonym przez sąd, nie dłuższym jednak niż dwa miesiące od dnia jego wyznaczenia, sporządza na piśmie opinię i składa ją wraz z planem przekształcenia przedsiębiorcy sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy przekształcanemu.

Wynagrodzenie za pracę biegłego rewidenta określa sąd rejestrowy, zatwierdzając jednocześnie rachunki jego wydatków. Zapłaty wynagrodzenia biegłego należy dokonać w ciągu dwóch tygodni. Natomiast w razie jej braku sąd rejestrowy ściągnie ją w trybie przewidzianym dla egzekucji opłat sądowych. Zazwyczaj koszt biegłego rewidenta to wydatek od ok. 3000 zł do 20000 zł.

Złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy

Oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy powinno zostać sporządzone w formie aktu notarialnego i określać co najmniej:

1)formę prawną spółki, w jaką zostaje przekształcony przedsiębiorca;

2)wysokość kapitału zakładowego;

3)zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;

4) nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Wpis spółki przekształconej

Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Przedmiotowy wniosek może być złożony jedynie w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Ponadto załączniki do wniosku mogą również być złożone w formie elektronicznej. Można je podpisać podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego. Natomiast sporządzone przez notariusza dokumenty są wysyłane do sądu w formie elektronicznej, wystarczy zatem we wniosku wpisać numer zgłoszenia dokonanego przez notariusza.

Załącznikami do wniosku są:

• umowa spółki z o.o.;
• oświadczenie o przekształceniu;
• uchwała o powołaniu prokurentów, jeżeli zostali powołani, wraz z ich zgodą na powołanie oraz adresem do doręczeń;
• lista wspólników wraz z adresami do doręczeń podpisana przez wszystkich członków zarządu;
• zgoda członków zarządu na ich powołanie wraz z adresami do doręczeń;
• opatrzone podpisami oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wszyscy wspólnicy wnieśli w całości wkłady na pokrycie kapitału zakładowego;
• dowód uregulowania opłat od wniosku (500 zł) oraz ogłoszenia rejestracji wniosku (100 zł).

Wniosek o przekształcenie musi być złożony w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki.

Przekształcenie wiąże się z uzyskaniem numeru KRS, nowego numeru NIP i REGON.

Wykreślenie przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

W ciągu 7 dni od przekształcenia należy złożyć wniosek o wykreślenie działalności gospodarczej z CEIDG. Jako powód wykreślenia wpisujemy w takim wniosku przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o. o.

Pozostałe obowiązki związane z przekształceniem

W przypadku, gdy zmiana brzmienia firmy dokonywana w związku z przekształceniem nie polega tylko na zmianie dodatkowego oznaczenia wskazującego na charakter spółki (czyli „sp. z o.o.”), spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu "dawniej", przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Przekształcenie w jednoosobową spółkę z o.o. wiąże się także z koniecznością wyrejestrowania dotychczas prowadzonej działalności z ZUS oraz zarejestrowaniem nowej spółki do ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego z nowym kodem tytułu ubezpieczenia. Powyższe czynności wobec ZUS powinny zostać dokonane w terminie siedmiu dni od zarejestrowania spółki z o.o. Należy przy tym zwrócić uwagę, że w sytuacji, gdy spółka powiększy grono wspólników o co najmniej dwóch – wygaśnie obowiązek prowadzenia składek na ZUS.

Dodatkowo z procesem przekształcenia wiąże się obowiązek zarządu dokonania zgłoszenia spółki przekształconej w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od wpisu przekształcenia. Obowiązek wpisu beneficjentów rzeczywistych do CRBR jest bardzo istotny, gdyż zgodnie z art. 153 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu za brak zgłoszenia, w terminie wskazanym w ustawie lub podanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym grozi kara pieniężna do wysokości 1 000 000 zł.

Natomiast w terminie 21 dni od zarejestrowania spółki należy złożyć dane uzupełniające na formularzu NIP-8.

Jeżeli indywidualny przedsiębiorca był podatnikiem VAT składa do urzędu skarbowego formularz VAT-Z, a przekształcona spółka przedkłada formularz VAT-R.

Z przekształceniem wiąże się obowiązek uiszczenia stosownego podatku od czynności cywilnoprawnych, który wynosi 0,5 % kapitału zakładowego spółki.

Przekształcenie wiąże się także z nabyciem nowych kas fiskalnych, jeżeli spółka będzie ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Niezależnie od powyższych obowiązków warto także zawiadomić kontrahentów o zmianie formy prowadzenia działalności gospodarczej, tak by wystawiane przez nich dokumenty zawierały aktualne dane, a płatności były dokonywane na właściwe konto.

#Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o.o. #Przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. #Odpowiedzialność w spółce z o.o. #Przekształcenie w spółkę kapitałową Prawo handlowe