Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością krok po kroku

Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardzo popularne od paru lat, tj. od roku 2021, kiedy to na podstawie znowelizowanych przepisów spółki komandytowe także zostały objęte podatkiem CIT. Zaletą przekształcenia spółki komandytowej (czy jakiejkolwiek innej spółki osobowej) w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest niewątpliwie fakt, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością ponosi się odpowiedzialność jedynie co do wartości majątku tej spółki.

Należy przy tym zaznaczyć, że w przypadku gdy zmiana brzmienia firmy dokonywana w związku z przekształceniem nie polega tylko na zmianie dodatkowego oznaczenia wskazującego na charakter spółki (czyli „sp. z o.o.”), spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu "dawniej", przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

W celu przeprowadzenia tego rodzaju przekształcenia konieczne jest sporządzenie szeregu dokumentacji.

Etap projektowania umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W początkowej fazie przeprowadzenia procesu przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością sporządza się umowę spółki z o.o. Jest to najważniejszy etap związany z przekształceniem spółki i powinniśmy mu poświęcić najwięcej uwagi, gdyż dobrze napisana umowa spółki gwarantuje sprawne działanie przedsiębiorstwa, a także może przyczynić się do zniwelowania wielu zagrożeń, np. związanych z potencjalnymi sporami korporacyjnymi między wspólnikami czy ryzykiem wrogiego przejęcia spółki i działaniami na jej niekorzyść. Taka umowa powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Należy przy tym mieć na względzie treść art. 157 KSH, który wskazuje minimalne elementy przedmiotowej umowy, a są to:

1) firma i siedziba spółki;

2) przedmiot działalności spółki;

3) wysokość kapitału zakładowego;

4) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;

6) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Etap projektowania planu przekształcenia

Na początku procedury przekształceniowej powinniśmy także zaprojektować plan przekształcenia, który powinien zawierać co najmniej:

1) ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu    poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia;

2) projekt uchwały wspólników spółki komandytowej w sprawie przekształcenia spółki;

2) projekt umowy mającej postać spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

3) sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

Plan przekształcenia przygotowują wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej. Plan przekształcenia sporządza się w formie pisemnej. Natomiast w spółce jednoosobowej plan przekształcenia ma mieć formę aktu notarialnego.

Etap zawiadomienia wspólników

W kolejnej fazie spółka komandytowa powinna zawiadomić wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienie powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia, a także określać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki komandytowej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, przy czym termin ten nie może być krótszy niż dwa tygodnie przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu. Do zawiadomienia dołącza się projekt uchwały wspólników spółki komandytowej o przekształceniu oraz projekt umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Etap powzięcia uchwały o przekształceniu spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga uchwały powziętej przez wspólników spółki przekształcanej. Przedmiotowe przekształcenie następuje, jeżeli za przekształceniem wypowiedzieli się wszyscy komplementariusze i komandytariusze reprezentujący co najmniej dwie trzecie sumy komandytowej, chyba że umowa albo statut przewiduje warunki surowsze. Uchwała, o której mowa, powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza i zawierać co najmniej:

1) formę prawną spółki, w jaką spółka zostaje przekształcona;

2) wysokość kapitału zakładowego;

3) zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;

4) nazwiska i imiona członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

5) zgodę na plan przekształcenia, a także na proponowane brzmienie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Należy zaznaczyć, że podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki oraz powołanie organów spółki z o.o.

Etap wpisu do rejestru

Następnie konieczne jest złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru. Wniosek jest składany zgodnie z art. 569 § 1 KSH przez wszystkich członków zarządu, a zatem konieczne jest - niezależnie od sposobu reprezentacji - złożenie przez wszystkich członków zarządu sp. z o.o. podpisów pod wnioskiem. Istnieje także możliwość udzielenia przez wszystkich członków zarządu pełnomocnictwa radcy prawnemu lub adwokatowi do rejestracji przekształcenia. Przepis art. 569 KSH nie określa terminu na wniesienie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru. Natomiast w doktrynie podaje się, że w przypadku spółek kapitałowych należy odpowiednio stosować przepisy art. 169, 300¹³ oraz 325 § 1 w zw. z art. 555 KSH, co oznacza, że termin na wniosek o wpis przekształcenia wynosi 6 miesięcy (vide: Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych, 2022).

Wniosek o wpis przekształcenia, podobnie jak wszystkie inne wnioski kierowane do KRS od 1 lipca 2021 roku składa się elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestru Sądowych. W celu wniesienia wniosku należy zalogować się do systemu za pomocą profilu zaufanego, przez bank bądź za pośrednictwem innej metody dostępnej w systemie, następnie wybrać opcję „Nowy Wniosek” i postępować zgodnie ze wskazaniami formularza.

Wniosek o rejestrację przekształcenia składa się wraz z następującymi załącznikami:

1)     umową spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

2)     uchwałą o przekształceniu spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością;

3)     listą wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podpisaną przez wszystkich członków zarządu;

4)     listą osób uprawnionych do reprezentacji spółki;

5)     oświadczeniem wszystkich członków zarządu spółki, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników;

6)     adresami do doręczeń członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

7)     listą obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

8)     dowodem uiszczenia wszystkich opłat (za wpis przekształcenia należy uiścić opłatę sądową w wysokości 500,00 zł oraz opłatę w wysokości 100,00 zł za ogłoszenie w MSiG).

Następnie sąd rejestrowy dokonuje wpisu spółki z o.o. i jednocześnie z urzędu, tj. bez potrzebny składania odrębnego wniosku, wykreśla spółkę komandytową. Rozpoznanie wniosku o wpis przekształcenia zazwyczaj zajmuje sądowi do sześciu tygodni.

Zgłoszenie w CRBR

Z procesem przekształcenia wiąże się obowiązek zarządu dokonania zgłoszenia spółki przekształconej w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od wpisu przekształcenia. Obowiązek wpisu beneficjentów rzeczywistych do CRBR jest bardzo istotny, gdyż zgodnie z art. 153 ust. 1 ww. ustawy za brak zgłoszenia, w terminie wskazanym w ustawie lub podanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym grozi kara pieniężna do wysokości 1 000 000,00 zł.