Szkolenie przyszłego pracownika bez prawa do kosztu

Dbając by kwalifikacje zawodowe pracowników były na jak najwyższym poziomie pracodawcy ponoszą koszty szkolenia tych osób. Najczęściej oznacza to możliwość zaliczenia ponoszonych przez pracodawcę wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W sytuacji jednak, gdy chcemy szkolić osobę, z która dopiero zamierzamy nawiązać stosunek pracy poniesione koszty nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z ogólną definicją wynikająca z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W kontekście szkolenia pracowników należy uwzględnić, że z uregulowań ustawowych wynika, że warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie jest wystąpienie konkretnego przychodu, lecz działanie w celu jego potencjalnego osiągnięcia, w tym także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (więc również podniesienie kwalifikacji zawodowych pracownika).

Zależność między poniesionym kosztem a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodów trzeba rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika. W przypadku pracowników, jeśli podnoszenie kwalifikacji ma związek z obowiązkami pracownika nie ma wątpliwości, że zachodzi związek z prowadzoną działalnością i zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

W interpretacji indywidualnej z dnia 11 lipca 2025 roku, nr: 0113-KDIPT2-1.4011.486.2025.1.KD Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do sytuacji wydatków związanych ze szkoleniem osoby, którą podatnik dopiero planuje zatrudnić. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził jednoznacznie, że takie wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu bowiem nie będą one w żaden sposób związane ze źródłem przychodów podatnika.

Podatnik argumentował, że szkolenie przyszłego pracownika przyczyni się do zwiększenia efektywności i rozwoju działalności podatnika, a dzięki temu możliwe będzie przyjęcie większej liczby zleceń, co bezpośrednio wpłynie na wzrost przychodów firmy. Wydatek taki zatem wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przez przyszłego pracodawcę przychodami.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził jednak, że skoro wydatki na szkolenie przyszłego pracownika (w tym przypadku badania lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs instruktorski, opłata za egzamin instruktora prawa jazdy oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora), zostaną poniesione przez przed zatrudnieniem, nie można uznać, że wydatki te spełniają przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Takie wydatki do czasu zatrudnienia potencjalnego pracownika nie wykazują bowiem żadnego związku ze źródłem przychodów podatnika.