Wynajem mieszkania za granicą a koszty uzyskania przychodu
Każdy koszt podatkowy musi spełniać ogólne definicje kosztu, czyli przede wszystkim pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W praktyce prowadzenie działalności czasami wymaga długich pobytów za granicą, co rodzi pytania o możliwość zaliczenia wydatków na wynajem do kosztów podatkowych. Jak pokazuje niedawno wydana interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lutego 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.673.2024.2.AND), nie zawsze jest to możliwe.
- Opis sprawy – najem mieszkania dla Prezesa Zarządu
Wnioskodawca, polska spółka, planował rozwój działalności na rynku austriackim. W związku z tym Prezes Zarządu (będący również Wspólnikiem) miał zamieszkać w Austrii, aby nadzorować ekspansję oraz budować relacje biznesowe.
Spółka argumentowała, że jego osobista obecność jest kluczowa dla nawiązania współpracy z lokalnymi kontrahentami, co wpłynie na przyszłe przychody firmy. Podkreślano również, że wynajem mieszkania jest rozwiązaniem bardziej ekonomicznym niż regularne pobyty w hotelach czy częste podróże między krajami.
- Argumenty Spółki za zaliczeniem kosztu do KUP
Spółka powołała się na art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Zdaniem Spółki, koszt najmu spełniał te warunki, ponieważ:
- Prezes miał nadzorować rozwój biznesu i pozyskiwać nowych klientó
- Jego obecność w Austrii miała bezpośrednie przełożenie na ekspansję spół
- Najem mieszkania był konieczny do sprawnego zarządzania działalnością.
- Decyzja KIS – stanowisko nieprawidłowe
Mimo przedstawionych argumentów organ podatkowy uznał, że koszt najmu nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Powody były następujące:
- Brak bezpośredniego związku z działalnością gospodarczą Spółki
Organ wskazał, że najem lokalu służył przede wszystkim celom osobistym Prezesa Zarządu, a nie bezpośrednio działalności spółki.
- Umowa najmu zawarta na osobę fizyczną, a nie na Spółkę
Spółka nie była stroną umowy najmu – podpisał ją Prezes jako osoba prywatna. To istotny element, który przesądził o negatywnym rozstrzygnięciu.
- Obecność rodziny w wynajmowanym lokalu
Z mieszkania korzystali nie tylko Prezes, ale również jego żona i dzieci. To dodatkowo podkreślało osobisty charakter wydatku.
- Równoczesne zatrudnienie Prezesa w austriackiej firmie
Prezes pracował w austriackiej spółce, co oznaczało, że wynajem mieszkania mógł być związany z jego prywatnymi obowiązkami zawodowymi, a nie działalnością polskiej spółki.
Podsumowanie
Należy wskazać, że wydatki na utrzymanie nieruchomości nie zostały zamieszczone w katalogu wyłączeń i zasadniczo mogą stanowić koszt podatkowy. Ważną kwestią w przypadku wydatków ponoszonych na mieszkanie jest udowodnienie konieczności przebywania, nawet czasowego, w innej miejscowości lub państwie w celu prawidłowego świadczenia usług zarówno z ekonomicznego, jak i z racjonalnego punktu widzenia. W przeciwnym razie będą to wydatki o charakterze osobistym, które nie podlegają odliczeniu.
Jednocześnie zwracamy uwagę, że istotne jest również odpowiednie udokumentowanie ponoszonych wydatków oraz udowodnienie ich związku z czynnościami wykonywanymi w ramach działalności gospodarczej – w tym zakresie niezbędne będą nie tylko faktury / rachunki potwierdzające wysokość poniesionych kosztów, ale także wszelkie dowody potwierdzające konieczność przebywania na terytorium innego państwa, np. kontrakty podpisane z kontrahentami.
