Ulga B+R: Braki w dokumentacji pracowniczej
Rozliczenie ulgi badawczo-rozwojowej w wielu przypadkach pozwala na uzyskanie realnych korzyści podatkowych, działania w tym zakresie powinny być jednak bardzo dobrze przemyślane i to już na samym początku naszej drogi związanej z podejmowanymi pracami rozwojowymi – szczególnie istotnym aspektem o który należy zadbać, jest prawidłowa dokumentacja pracownicza.
W naszym ostatnim artykule poruszaliśmy kwestię związaną z prowadzeniem prawidłowej dokumentacji kart projektowych – wskazywaliśmy w nim najczęstsze błędy jakie pojawiają się wśród osób zainteresowanych rozliczeniem ulgi badawczo-rozwojowej. Dzisiaj skupimy się natomiast na równie istotnym elemencie, jakim jest prawidłowa dokumentacja pracownicza.
- Brak wyodrębnienia w strukturach organizacyjnych dedykowanego działu
Podstawowym błędem, który przejawia się w naszej praktyce, jest brak wyodrębnienia w strukturach organizacyjnych firm odpowiednich stanowisk w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych – dotyczy to również braków związanych z wyodrębnieniem dedykowanych działów których praca skupiałaby się jedynie na tym aspekcie prowadzonej działalności gospodarczej, tj. np. brak Dział ds. rozwoju.
Brak wyodrębnienia dedykowanego działu, niewątpliwe może stanowić podstawę kwestionowania prowadzonych prac rozwojowych, warto zatem zadbać o ten aspekt przystępując do działań rozwojowych. Oczywiście nie jest to element konieczny, natomiast z praktyki wiemy o pojawiających się pytaniach w zakresie wydzielania np. Działu kontroli, jakości, technologii czy konstrukcji.
- Braki w zawartych umowach
Częstszym przypadkiem jest natomiast sytuacja w której pracownicy przydzieleni do prowadzonych prac badawczo-rozwojowych, nie posiadają w zakresie swoich obowiązków (w zawartych umowach) żadnych postanowień wskazujących na ich zaangażowanie w działania rozwojowe.
Warto również dodać, że czasem takie zadania/obowiązki znikają w gąszczu innych zadań i można mieć wątpliwości w jakim stopniu dana osoba zajmuje się pracami rozwojowymi.
Należy zauważyć, że praca wykonywana przez takiego pracownika w ramach konkretnego projektu, który posiada okrojony zakres obowiązków, w żaden sposób nie wskazujących na zasadność poświęconego czasu na prace rozwojowe, może stanowić podstawę do zakwestionowania realnego zaangażowania takiego pracownika w obliczu ew. kontroli zasadności rozliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej przez organy podatkowe.
- Brak dokumentów oddelegowania
Podobnym błędem, który pojawia się równie często, są braki w dokumentacji wskazującej na oddelegowanie danego pracownika do prowadzonych prac rozwojowych. W praktyce często zdarzają się sytuacje w których podatnicy równolegle prowadzą kilka projektów rozwojowych, w ramach których zaangażowani są różni pracownicy.
Takie braki w perspektywie czasu, mogą powodować wiele trudności dowodowych, zachowanie odpowiednich dokumentów oddelegowania, pozwoli w sposób usystematyzowany wykazać zaangażowanie danych pracowników w ramach konkretnych projektów. Warto również pamiętać o ewidencji czasu pracy pracowników.
Jak widać prowadzenie dokumentacji pracowniczej, podobnie jak w przypadku dokumentacji kart projektowych na pierwszy rzut oka nie wydaje się skomplikowaną czynnością. W tym aspekcie nie powinniśmy jednak wykazywać się lekceważącym podejściem.
Chcesz wiedzieć więcej odwiedź naszą stronę o ulgach podatkowych: https://ltca.pl/ulgi-podatkowe/
