Ulga B+R: Koszty pracownicze

W ramach ulgi na działalność-badawczo rozwojową można odliczyć tzw. „koszty kwalifikowane” do których zalicza się między innymi wynagrodzenia pracowników, wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub o dzieło w części związanej z działalnością B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne.

Spis treści:

1. Koszty pracownicze
2. Koszty pracownicze osoby dedykowanej pracom BR
3. Koszty pracownicze osoby częściowo zaangażowanej w prace BR
4. Interpretacja ogólna MF w sprawie kosztów pracowniczych
   
   

Koszty pracownicze

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o podatku CIT, tak jak zostało wyżej wspomniane za koszty kwalifikowane uznaje się:

• poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;
• poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;

Analiza przywołanych przepisów, wskazuje że Ustawodawca wymaga aby podatnik dokonał wyodrębnienia kosztów pracowniczych w osobnej ewidencji, w takiej części w jakiej czas przeznaczony na wykonywanie usług w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostawał w stosunku do całości czasu pracy pracownika.

Koszty pracownicze osoby dedykowanej pracom BR

Generalnie przepisy nie precyzują w jaki sposób podatnik powinien wykazać rzeczywiste zaangażowanie ww. osób zatrudnionych w danym okresie rozliczeniowym. Organy podatkowe pozostawiają w tym zakresie „wolną rękę” podatnikom: „(…) Analogicznie jak w przypadku konieczności wyodrębnienia części wynagrodzenia osób częściowo zaangażowanych w prace rozwojowe, ustawodawca nie narzuca podatnikom żadnych wymogów w zakresie sposobu dokonania takiego wyodrębnienia. Wydaje się zasadnym, że podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie rzeczywistych kosztów kwalifikowanych związanych z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej.” – Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacji z 27 października 2023 r. nr: 0111-KDIB1-3.4010.461.2023.2.JKU

W przypadku pracowników dedykowanych, których czas pracy jest w pełni poświęcony pracom badawczo-rozwojowym, możliwe jest prowadzenie ewidencji w sposób uproszczony.

Koszty pracownicze osoby częściowo zaangażowanej w  prace BR

W przypadku pracowników częściowo zaangażowanych w prace badawczo-rozwojowe, sytuacja jest nieco trudniejsza, natomiast przeprowadzenie odpowiednich działań w sposób zorganizowany pozwali na uproszczenie całego procesu. W pierwszej kolejności należy skupić się na szczegółowej ewidencji wszystkich działań realizowanych przez pracowników, natomiast dopiero na drugim etapie przypisać prace do konkretnego projektu związanego z działalnością badawczo-rozwojowa. Uprzednio przeprowadzone działania pozwolą na wyodrębnienie czasu przeznaczonego na pracę badawczo-rozwojowego w stosunku do całości czasu przeznaczonego na wykonywaną pracę.

Jednocześnie warto zauważyć, że na gruncie omawianych zagadnień jedną z najważniejszych kwestii spornych, była możliwość uwzględniania kosztów pracowniczych w kosztach kwalifikowanych wynagrodzeń i składek za czas urlopów i innych usprawiedliwionych nieobecności pracownika. Stanowisko w tej sprawie zajęło niedawno Ministerstwo Finansów.

Interpretacja ogólna MF związana z rozliczeniem kosztów wynagrodzeń w uldze B+R

W dniu 13 lutego 2024 r. Minister Finansów wydał Interpretację Ogólną w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej wynagrodzeń pracowników oraz składek na ubezpieczenia społeczne w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika.

W telegraficznym skrócie istotą wydanej Interpretacji było to, że zgodnie z dotychczasowym stanowiskiem Ministerstwa Finansów oraz Dyrektora KIS "ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu", o którym mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT oraz odpowiednio w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, był interpretowany wyłącznie jako czas faktycznie przepracowany. Zatem stanowisko organów skarbowych wyłączało możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej kosztów związanych z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika (np. urlop lub choroba).

Jednakże, w orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, że czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika jest immanentnie związany ze stosunkiem pracy, a co za tym idzie, nie może być wyłączony z kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej.

Rozstrzygając spór, MF w Interpretacji ogólnej wskazał, że nie ma podstaw prawnych do wyłączenia z katalogu kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej należności poniesionych przez pracodawcę, stanowiących, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, przychód pracownika realizującego działalność badawczo-rozwojową, a uzyskanych, gdy nie świadczy on pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności. Zarówno wynagrodzenia za czas urlopu jak i choroby stanowią przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Jeśli interesuje Cię temat ulg podatkowych odwiedź naszą stronę o ulgach podatkowych.